企業(yè)在進(jìn)行文檔管理時，通常會被三個問題困擾

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 　　企業(yè)在進(jìn)行文檔管理時，通常會被三個問題困擾：

　　第一，企業(yè)里的知識內(nèi)容龐雜、體系繁多，而這些知識存在于不同的地方，如何通過一個統(tǒng)一的體系把這些知識分類就成為問題。文檔管理軟件必不可少。

　　企業(yè)中每個員工、每個部門、每個業(yè)務(wù)單元都積累了大量的文檔。面對這么多分散在不同地方的文檔，如何通過一個完整的架構(gòu)把這些文檔“框”起來?文檔分類當(dāng)然需要劃分各級目錄，最好可以根據(jù)組織關(guān)系來劃分，實現(xiàn)管理的簡便性。

　　文檔管理軟件將企業(yè)文檔靈活按照類型分類(銷售合同、財務(wù)報表、會議紀(jì)要、技術(shù)資料)，按部門分類(市場部、技術(shù)部、行政部、人事部、財務(wù)部)，按群組分類(總經(jīng)理、部門經(jīng)理、秘書、研發(fā)人員)的目錄進(jìn)行劃分。在文檔管理系統(tǒng)的平臺上，員工直接可以在軟件界面上直接導(dǎo)入文檔，所有員工的文檔分門別類的都統(tǒng)一存儲在服務(wù)器上。

　　第二，當(dāng)所有的知識已經(jīng)放在系統(tǒng)上統(tǒng)一管理起來后，該如何確保這些知識的安全性，即如何保證企業(yè)核心的知識和文化不流失的同時能在企業(yè)里得到充分的共享。

　　文檔在使用過程中常常會因為員工的誤操作或者惡意篡改使得現(xiàn)有的文檔丟失或者不能使用，電腦上經(jīng)常保存了各個文檔不同時期的歷史版本，時間一長根本不知道哪個文檔的準(zhǔn)確性高。員工之間通過互聯(lián)網(wǎng)電子郵箱或者QQ直接傳送文檔、共享服務(wù)器的方式共享文檔，這都給文檔的安全性造成嚴(yán)重的威脅。各部門各員工機(jī)上的文檔都是企業(yè)的寶貴財富，有些員工在離職的時候帶走公司的機(jī)密文檔并且格式化電腦，無疑會造成巨大的損失。

　　文檔管理軟件具有設(shè)置權(quán)限的體系，文檔創(chuàng)建者或管理者有權(quán)決定不同的文檔共享給哪些不同的用戶。不同的用戶可以有不同的權(quán)限：用戶是否具有編輯修改的權(quán)限，用戶是否具有打印拷貝的權(quán)限，用戶是否具有只讀查看的權(quán)限，用戶是否具有另存文檔的權(quán)限。通過文檔權(quán)限的設(shè)置，充分保證了文檔的安全性。

　　第三，面對海量的知識文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到這些內(nèi)容呢?

　　企業(yè)文檔在幾百篇、上千篇的時候，員工還是能夠清楚定位他想要的文章的。當(dāng)文章的數(shù)量積累到幾十萬篇，甚至更多的時候，用戶在檢索這些文檔的時候就會遇到困難，無法找到想要的東西，或者輸入主題詞后的文檔遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出需求，猶如大海撈針。

　　文檔管理軟件將員工機(jī)所有的文檔都集中存儲在一個服務(wù)器上，海量文檔能夠快速定位，通過關(guān)鍵字的查詢能夠在秒級找到需要的文檔。

　　如果您的企業(yè)還是拘泥于傳統(tǒng)的知識文檔管理模式，在商業(yè)極其激烈的今天，你真的需要改變您的管理思路了，文檔管理軟件能夠提高企業(yè)的核心競爭力，聰明的選擇會事半功倍。