跨國企業(yè)境外檔案管理一般面臨兩大難題跨區(qū)域管理和跨文化管理問題

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 　跨國企業(yè)境外檔案管理一般面臨兩大難題跨區(qū)域管理和跨文化管理問題

　　(一)跨區(qū)域管理問題

　　文檔管理軟件由于跨國企業(yè)的境外企業(yè)或辦事機(jī)構(gòu)點(diǎn)多面廣，往往涉及多個國家或地區(qū)，所以使文件檔案的形成具有明顯的地域分散性特點(diǎn)，這就給企業(yè)檔案管理帶來了新的問題。

　　首先，這些企業(yè)檔案的保存空間和環(huán)境存在著較大的限制性。一般來說，出于對企業(yè)經(jīng)營成本的控制，境外企業(yè)的辦公空間都不會太充裕，文件和檔案的保存空間將大大受到限制，許多企業(yè)不得不面臨著用最小的空間保存最有價值的檔案的現(xiàn)實問題。因此，筆者認(rèn)為對境外企業(yè)文件歸檔范圍和檔案鑒定必須提到議事日程，要認(rèn)真研究和分析境外企業(yè)文件檔案的價值，對其價值鑒定和判斷要確實符合境外企業(yè)利用的基本需要，從而制定有別于國內(nèi)企業(yè)的文件歸檔辦法和檔案鑒定銷毀辦法。還可以考慮采用寄存方式，將非核心機(jī)密的文件檔案交由當(dāng)?shù)匦抛u(yù)度高的文件中心、文件檔案寄存或保管機(jī)構(gòu)代為保存。

　　其次，境外企業(yè)文件檔案管理人員存在著流動性、非專業(yè)性等問題。由于經(jīng)費(fèi)、人員等客觀條件的限制，境外企業(yè)管理人員往往是身兼數(shù)職，文件檔案管理人員一般都是兼職人員，而且流動性非常大。從企業(yè)管理的角度，這種做法似乎無可厚非。但是，往往因為檔案管理人員的流動性和非專業(yè)性，會帶來文件檔案管理工作的非連續(xù)性。新管理人員無法很快熟悉過去的管理方法，等熟悉以后可能又換了崗位。筆者認(rèn)為，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)與我國企業(yè)對文件檔案管理的價值認(rèn)識有很大的關(guān)聯(lián)。大多數(shù)企業(yè)盡管也很重視檔案工作，但許多企業(yè)還是把檔案看成是歷史保存物，把檔案管理工作當(dāng)成一項基礎(chǔ)工作。而國外一些一流的知名企業(yè)，已經(jīng)開始把文件檔案等信息管理工作作為企業(yè)知識管理的重要組成部分來加以看待，如 IBM公司明確提出任何一項商業(yè)活動的啟動都是從文檔管理開始的。我在美國訪問學(xué)習(xí)期間，曾遇到一位在硅谷一家軟件公司擔(dān)任文檔管理工作的員工，她對自己的崗位非常滿意和自信。她談到，她管理著公司最核心的軟件開發(fā)文件，老板是不會輕易換文件檔案管理人員的。而且她不僅僅是一個檔案保管員，更多地要參與一些檔案信息的整合、分析工作。從這種意義上，她是一位知識管理者。

　　最后，如何解決企業(yè)檔案的區(qū)域分散性與企業(yè)系統(tǒng)利用檔案信息資源的矛盾問題。境外企業(yè)檔案是我國跨國企業(yè)檔案全宗的重要組成部分，是境外企業(yè)在他國或地區(qū)經(jīng)營管理的真實的歷史記錄。這些檔案不僅記錄了境外企業(yè)經(jīng)營管理的活動過程，同時也沉淀了境外企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗，是企業(yè)不可或缺的知識資源和財富。一些境外企業(yè)在某國經(jīng)營管理的成功經(jīng)驗或失敗教訓(xùn)將對他國境外企業(yè)以及跨國企業(yè)開拓其他國家市場具有十分重要的借鑒價值。如何解決企業(yè)檔案的區(qū)域分散性與企業(yè)系統(tǒng)利用檔案信息資源的矛盾，成為眾多跨國企業(yè)不斷需要解決的一個管理問題。值得慶幸的是，現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的應(yīng)用使這一管理問題變得越來越簡單。由于大多數(shù)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)都相隔較遠(yuǎn)，有的其至遍布世界各地，因此運(yùn)用現(xiàn)代化的信息交流手段顯得尤為重要。如中國中化集團(tuán)公司的檔案工作者在集團(tuán)公司 IT部的支持下，通過全集團(tuán)的局域網(wǎng)，在 NOTES平臺上建立了“檔案專欄”，內(nèi)容包括：檔案工作制度、檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、交流園地、檔案局文件、檔案基礎(chǔ)知識、信息發(fā)布、檔案員管理等模塊，通過大量的掃描工作將相關(guān)內(nèi)容編輯后導(dǎo)人模塊，使境內(nèi)外機(jī)構(gòu)的檔案人員不但很方便地通過 NOTES網(wǎng)就可以了解到檔案工作的政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案知識等方面的內(nèi)容，還可通過 NOTES中“檔案專欄”的交流園地模塊與集團(tuán)公司檔案部門進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，檔案部門也可通過信息發(fā)布將有關(guān)信息迅速、快捷地傳遞給有關(guān)人員，有效地提高了工作效率。如由于近幾年快速的全球拓展，英國石油公司在世界各地?fù)碛袛?shù)量眾多的分公司。一開始，公司也特別擔(dān)心境外企業(yè)的信息管理問題，為此英國石油專門進(jìn)行了研究，最后決定建設(shè)全球統(tǒng)一的一個知識管理平臺，即利用專有網(wǎng)絡(luò)整合全球各分支機(jī)構(gòu)的文件檔案等知識資源，實現(xiàn)了信息和知識共享，大大降低了整個企業(yè)的管理成本。英國石油成功的知識管理取得了顯著的效益，從而幫助企業(yè)在 2004年、 2005年榮登美國《財富》雜志“世界 500強(qiáng)”企業(yè)的亞軍寶座。

　　我國許多大企業(yè)紛紛把目標(biāo)瞄向了“世界 500強(qiáng)”。對于長期在國內(nèi)實行“內(nèi)向”經(jīng)營、受計劃經(jīng)濟(jì)束縛的我國企業(yè)，要跨出國門，并避免跨國經(jīng)營的失敗，探索我國企業(yè)的跨文化管理，無疑具有重要的現(xiàn)實意義。

　　(二)跨文化管理問題

　　我國許多大企業(yè)紛紛把目標(biāo)瞄向了“世界 500強(qiáng)”。對于長期在國內(nèi)實行“內(nèi)向”經(jīng)營、受計劃經(jīng)濟(jì)束縛的我國企業(yè)，要跨出國門，并避免跨國經(jīng)營的失敗，探索我國企業(yè)的跨文化管理，無疑具有重要的現(xiàn)實意義。

　　在企業(yè)跨國經(jīng)營中存在一種潛在的優(yōu)勢：在不同的文化背景下，不同的社會文化習(xí)俗、信仰傳統(tǒng)、市場狀況、技術(shù)水平、人力自然資源的條件，能給國際企業(yè)創(chuàng)造豐富的市場機(jī)會和豐厚的利潤回報。這就可體現(xiàn)為企業(yè)在跨國經(jīng)營中所帶來的“跨文化優(yōu)勢”。如美國麥當(dāng)勞公司、肯德基公司通過跨國經(jīng)營，把它的“快餐文化”成功地輻射到不同文化背景的世界各國，包括在文化炯異的亞太地區(qū)。如中美之間在政治制度、文化傳統(tǒng)、信仰習(xí)俗等方面的文化差距很大，然而文化的互補(bǔ)性也潛隱著跨文化的巨大優(yōu)勢。

　　但同時，企業(yè)跨國經(jīng)營也給很多企業(yè)帶來一些由各國文化差異引發(fā)的管理問題。文化不是一種個體特征，而是具有相同的教育和生活經(jīng)驗的許多人所共有的心理程序。不同的群體、區(qū)域、國家這種程序就互有差別。這是因為他們的心理程序是在多年的生活、工作、教育下形成的，因而具有不同的思維模式、行為方式。到不同的文化地域、背景進(jìn)

　　行跨國經(jīng)營所形成的國際企業(yè)，必然會面臨不同文化的摩擦與碰撞。由于文化的演變是一種漫長而緩變的過程，這種文化差異對企業(yè)來講，在一段時間內(nèi)是不會消滅的，并可在一段時間內(nèi)保持穩(wěn)定。文化差異的客觀存在，勢必會在企業(yè)中造成文化之間的沖突。在一個這樣的企業(yè)中，處于不同文化背景的各方經(jīng)理人員由于不同的價值觀念、思維方式、行為習(xí)慣等的差

　　異，對企業(yè)經(jīng)營的一些基本問題上往往會產(chǎn)生不同的態(tài)度。如經(jīng)營目標(biāo)、市場選擇、原材料的選用、管理方

　　式、處事作風(fēng)、作業(yè)安排及對作業(yè)重要性的認(rèn)識、變革要求等等，從而給企業(yè)的全面經(jīng)營隱藏下危機(jī)。一些跨國公司管理上出

　　現(xiàn)的問題，往往是僅僅因為忽視了文化差異所招致的結(jié)果。劉韜撰寫的《企業(yè)跨國經(jīng)營面臨的文化機(jī)遇與挑戰(zhàn)：我國企業(yè)的跨文化管理戰(zhàn)略》論及：“在一個具體的國際企業(yè)組織中，文化沖突的產(chǎn)生原因主要有：種族優(yōu)越感、不恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用管理習(xí)慣、不同的感性認(rèn)識、溝通誤會、文化態(tài)度等等。”面對企業(yè)在跨國經(jīng)營中所受多重文化的挑戰(zhàn)，減少由文化摩擦而帶來的交易成本，必須要把公司的運(yùn)營放在全球的視野中，建構(gòu)自己的跨文化管理戰(zhàn)略，從而實現(xiàn)企業(yè)跨國經(jīng)營的成功。