講述電子文檔管理的COTA法則

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　　電子文檔管理中的COTA法則，是美國(guó)管理專家邁克·宋在著作《如何管理電子郵件-倉(cāng)鼠革命》一書中提出的一種具體的文檔管理技巧，它是邁克·宋管理電子郵件方案中的一個(gè)組件，但是很多人把這個(gè)方法提煉出來(lái)，作為單獨(dú)的電子文檔管理方案，在自己的工作中獲得實(shí)質(zhì)性的幫助。

　　每個(gè)人的計(jì)算機(jī)硬盤上都有相當(dāng)多的電子文檔，查找起來(lái)非常麻煩。雖然有人已經(jīng)開始用歸整分類的方法，但沒有科學(xué)的指導(dǎo)，仍然不得要領(lǐng)。而 COTA法則則是一個(gè)經(jīng)過(guò)研究和實(shí)踐，非?？茖W(xué)的管理方法，你好好使用的話，將使你的電子文檔管理變的井井有條，效率倍增。

　　“COTA是4個(gè)一級(jí)文件夾名字的縮寫，它們能夠涵蓋你所有的工作信息。等我跟你講一講這個(gè)系統(tǒng)，你就會(huì)明白有效地組織信息、避免重疊是多么有用。”

　　COTA認(rèn)為，過(guò)多的分類文件夾只會(huì)增加你的負(fù)擔(dān)，而只用 Clients(客戶)、Output(成果)、 Teams(團(tuán)隊(duì))、Admin(管理) 4個(gè)分類文件夾(一級(jí)文件夾)，即可涵蓋所有屬性的文件。一般來(lái)說(shuō)，這 4個(gè)一級(jí)文件夾是建立在我的文檔(My Documents)里的。

　　1.Clients(客戶)文件夾包含的信息內(nèi)容是“你的團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部或外部的客戶”。 2.Output(成果)文件夾包含里的信息內(nèi)容是“你的團(tuán)隊(duì)的產(chǎn)品和服務(wù)”。 3.Teams(團(tuán)隊(duì))文件夾包含里的信息內(nèi)容是“你的團(tuán)隊(duì)”。 4.Admin(管理)文件夾包含里的信息內(nèi)容是“你的非核心工作任務(wù)”。

　　你的工作內(nèi)容沒有客戶?你的工作內(nèi)容沒有產(chǎn)品和服務(wù)?COTA不適合你?

　　COTA相信，只要你真正理解了COTA，并根據(jù)自己的實(shí)際情況及時(shí)科學(xué)的分類， COTA是適用于任何不同的工作的。

　　COTA表示4個(gè)文件夾 ,C代表客戶，即所在團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部和外部客戶;O代表成果，即團(tuán)隊(duì)的產(chǎn)品和服務(wù); T代表團(tuán)隊(duì);A代表管理，即非核心的工作任務(wù)。如果團(tuán)隊(duì)和成果是一直存在的，那客戶也就會(huì)同時(shí)存在，而管理更是無(wú)處不在，所以 COTA是通用的四個(gè)重要的就文件夾。你可以把自己的文檔都按這四大類進(jìn)行初步分類，沒有問(wèn)題。

　　在使用COTA時(shí)還有 6個(gè)秘訣：

　　1、在“我的文檔”里顯示詳細(xì)信息，這樣所有文件夾和文檔會(huì)被整齊地從上到下排列開來(lái)。

　　2、用數(shù)字分出優(yōu)先順序。遇到長(zhǎng)長(zhǎng)的一串文件夾或文檔時(shí)，可以給最重要或最常用的文件夾或文檔題目上加上數(shù)字，這樣它們就能排到列表的最上端。

　　3、使用“強(qiáng)力底稿”以保證文件夾分類連貫一致。“強(qiáng)力底稿”是一個(gè)主文件夾，包含了常用的子文件夾。無(wú)論何時(shí)需要建立一個(gè)新文件夾，可以把“強(qiáng)力底稿”復(fù)制下來(lái)再?gòu)男旅纯伞?/p>

　　4、擴(kuò)充訪問(wèn)途經(jīng)節(jié)約時(shí)間。

　　5、為網(wǎng)絡(luò)連接建立COTA文件夾。

　　6、把紙質(zhì)文件換成COTA體系。