文檔管理軟件所具有的功能選項(xiàng)

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　　文檔管理就是對文件檔案的收集、保管、使用以及管理銷毀等。文檔管理軟件文檔管理應(yīng)該遵守相關(guān)的制度，特別是

　　保密制度應(yīng)該強(qiáng)調(diào)，尤其是涉及公司機(jī)密的文件。要建立檔案的全宗，案卷，目錄等，比如以年份來建立宗卷等。要根

　　據(jù)文件的內(nèi)容性質(zhì)特點(diǎn)分類，歸檔，比如文件可以以其時(shí)間歸類，也可以按照事由歸類，具體情況具體分析。然后再使用時(shí)要注意相關(guān)制度，做好登記工作等，并且檔案管理應(yīng)該做到專人管理，并且在使用后做好收集工作。還有就是重要檔案的保管對起環(huán)境也有所要求。當(dāng)然文件的銷毀處理都有相關(guān)要求，應(yīng)該遵循，不可以擅自單獨(dú)銷毀文檔。

　　集中存儲與備份

　　針對企業(yè)的文檔管理，首先需要將不同人員的文檔進(jìn)行集中存儲和集中備份，確保文檔永不丟失。文檔分類是優(yōu)化文檔管理加快文檔查找與訪問關(guān)鍵的一步。

　　權(quán)限管理

　　對于文檔的使用者而言，特定用戶只允許訪問特定類型的文檔。例如領(lǐng)導(dǎo)可以閱讀所有文檔，而技術(shù)人員只能閱讀本部門的技術(shù)設(shè)計(jì)相關(guān)等文檔,市場人員能查看并更新市場資料等.系統(tǒng)可以對文件夾、文檔進(jìn)行用戶/部門級的操作權(quán)限設(shè)置，包括：不可見、列表、讀取、下載、修改、管理及上傳。

　　文檔查找

　　要有效率的找到文檔是文檔管理的目標(biāo)之一，可以通過搜索找到文件，例如可以對文件夾/文件的名稱、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間等所有屬性進(jìn)行查詢，同時(shí)也可以對文本性文檔的內(nèi)容進(jìn)行全文檢索。

　　文檔版本控制

　　組織中的文檔大多不是一次定稿，需要經(jīng)過多次修改，這樣同一份文檔可能存在多個(gè)版本，組織即需要統(tǒng)一使用最新的文檔，同時(shí)也需要保存歷史所形成的版本，以便日后查詢。一個(gè)文檔可以對應(yīng)多個(gè)版本，不必再依靠命名文檔標(biāo)題來區(qū)分版本。