面對經濟全球化企業(yè)檔案管理需要面對的兩大難題

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 　　面對經濟全球化企業(yè)檔案管理需要面對的兩大難題

　　總體而言，跨國企業(yè)境外檔案管理一般面臨兩大難題：跨區(qū)域管理和跨文化管理問題。文檔管理系統(tǒng)的誕生大大方便了企業(yè)。

　　(一)跨區(qū)域管理問題

　　由于跨國企業(yè)的境外企業(yè)或辦事機構點多面廣，往往涉及多個國家或地區(qū)，所以使文件檔案的形成具有明顯的地域分散性特點，這就給企業(yè)檔案管理帶來了新的問題。

　　首先，這些企業(yè)檔案的保存空間和環(huán)境存在著較大的限制性。

　　一般來說，出于對企業(yè)經營成本的控制，境外企業(yè)的辦公空間都不會太充裕，文件和檔案的保存空間將大大受到限制，許多企業(yè)不得不面臨著用最小的空間保存最有價值的檔案的現實問題。因此，筆者認為對境外企業(yè)文件歸檔范圍和檔案鑒定必須提到議事日程，要認真研究和分析境外企業(yè)文件檔案的價值，對其價值鑒定和判斷要確實符合境外企業(yè)利用的基本需要，從而制定有別于國內企業(yè)的文件歸檔辦法和檔案鑒定銷毀辦法。還可以考慮采用寄存方式，將非核心機密的文件檔案交由當地信譽度高的文件中心、文件檔案寄存或保管機構代為保存。

　　其次，境外企業(yè)文件檔案管理人員存在著流動性、非專業(yè)性等問題。

　　由于經費、人員等客觀條件的限制，境外企業(yè)管理人員往往是身兼數職，文件檔案管理人員一般都是兼職人員，而且流動性非常大。從企業(yè)管理的角度，這種做法似乎無可厚非。但是，往往因為檔案管理人員的流動性和非專業(yè)性，會帶來文件檔案管理工作的非連續(xù)性。

　　新管理人員無法很快熟悉過去的管理方法，等熟悉以后可能又換了崗位。筆者認為，這種現象的出現與我國企業(yè)對文件檔案管理的價值認識有很大的關聯。大多數企業(yè)盡管也很重視檔案工作，但許多企業(yè)還是把檔案看成是歷史保存物，把檔案管理工作當成一項基礎工作。而國外一些一流的知名企業(yè)，已經開始把文件檔案等信息管理工作作為企業(yè)知識管理的重要組成部分來加以看待，如 IBM公司明確提出任何一項商業(yè)活動的啟動都是從文檔管理開始的。我在美國訪問學習期間，曾遇到一位在硅谷一家軟件公司擔任文檔管理工作的員工，她對自己的崗位非常滿意和自信。她談到，她管理著公司最核心的軟件開發(fā)文件，老板是不會輕易換文件檔案管理人員的。而且她不僅僅是一個檔案保管員，更多地要參與一些檔案信息的整合、分析工作。從這種意義上，她是一位知識管理者。

　　最后，如何解決企業(yè)檔案的區(qū)域分散性與企業(yè)系統(tǒng)利用檔案信息資源的矛盾問題。

　　境外企業(yè)檔案是我國跨國企業(yè)檔案全宗的重要組成部分，是境外企業(yè)在他國或地區(qū)經營管理的真實的歷史記錄。這些檔案不僅記錄了境外企業(yè)經營管理的活動過程，同時也沉淀了境外企業(yè)經營管理的經驗，是企業(yè)不可或缺的知識資源和財富。

　　一些境外企業(yè)在某國經營管理的成功經驗或失敗教訓將對他國境外企業(yè)以及跨國企業(yè)開拓其他國家市場具有十分重要的借鑒價值。如何解決企業(yè)檔案的區(qū)域分散性與企業(yè)系統(tǒng)利用檔案信息資源的矛盾，成為眾多跨國企業(yè)不斷需要解決的一個管理問題。值得慶幸的是，現代計算機技術、網絡技術和通訊技術的應用使這一管理問題變得越來越簡單。由于大多數駐外機構和境外企業(yè)都相隔較遠，有的其至遍布世界各地，因此運用現代化的信息交流手段顯得尤為重要。如中國中化集團公司的檔案工作者在集團公司 IT部的支持下，通過全集團的局域網，在 NOTES平臺上建立了“檔案專欄”，

　　內容包括：檔案工作制度、檔案工作行業(yè)標準、交流園地、檔案局文件、檔案基礎知識、信息發(fā)布、檔案員管理等模塊，通過大量的掃描工作將相關內容編輯后導人模塊，使境內外機構的檔案人員不但很方便地通過 NOTES網就可以了解到檔案工作的政策法規(guī)、行業(yè)標準、檔案知識等方面的內容，還可通過 NOTES中“檔案專欄”的交流園地模塊與集團公司檔案部門進行業(yè)務交流，檔案部門也可通過信息發(fā)布將有關信息迅速、快捷地傳遞給有關人員，有效地提高了工作效率。如由于近幾年快速的全球拓展，英國石油公司在世界各地擁有數量眾多的分公司。一開始，公司也特別擔心境外企業(yè)的信息管理問題，為此英國石油專門進行了研究，最后決定建設全球統(tǒng)一的一個知識管理平臺，即利用專有網絡整合全球各分支機構的文件檔案等知識資源，實現了信息和知識共享，大大降低了整個企業(yè)的管理成本。英國石油成功的知識管理取得了顯著的效益，從而幫助企業(yè)在 2004年、 2005年榮登美國《財富》雜志“世界 500強”企業(yè)的亞軍寶座。

　　(二)跨文化管理問題

　　我國許多大企業(yè)紛紛把目標瞄向了“世界 500強”。對于長期在國內實行“內向”經營、受計劃經濟束縛的我國企業(yè)，要跨出國門，并避免跨國經營的失敗，探索我國企業(yè)的跨文化管理，無疑具有重要的現實意義。

　　在企業(yè)跨國經營中存在一種潛在的優(yōu)勢：在不同的文化背景下，不同的社會文化習俗、信仰傳統(tǒng)、市場狀況、技術水平、人力自然資源的條件，能給國際企業(yè)創(chuàng)造豐富的市場機會和豐厚的利潤回報。這就可體現為企業(yè)在跨國經營中所帶來的“跨文化優(yōu)勢”。如美國麥當勞公司、肯德基公司通過跨國經營，把它的“快餐文化”成功地輻射到不同文化背景的世界各國，包括在文化炯異的亞太地區(qū)。如中美之間在政治制度、文化傳統(tǒng)、信仰習俗等方面的文化差距很大，然而文化的互補性也潛隱著跨文化的巨大優(yōu)勢。

　　但同時，企業(yè)跨國經營也給很多企業(yè)帶來一些由各國文化差異引發(fā)的管理問題。

　　文化不是一種個體特征，而是具有相同的教育和生活經驗的許多人所共有的心理程序。不同的群體、區(qū)域、國家這種程序就互有差別。這是因為他們的心理程序是在多年的生活、工作、教育下形成的，因而具有不同的思維模式、行為方式。到不同的文化地域、背景進行跨國經營所形成的國際企業(yè)，必然會面臨不同文化的摩擦與碰撞。由于文化的演變是一種漫長而緩變的過程，這種文化差異對企業(yè)來講，在一段時間內是不會消滅的，并可在一段時間內保持穩(wěn)定。文化差異的客觀存在，勢必會在企業(yè)中造成文化之間的沖突。在一個這樣的企業(yè)中，處于不同文化背景的各方經理人員由于不同的價值觀念、思維方式、行為習慣等的差異，對企業(yè)經營的一些基本問題上往往會產生不同的態(tài)度。如經營目標、市場選擇、原材料的選用

　　、管理方式、處事作風、作業(yè)安排及對作業(yè)重要性的認識、變革要求等等，從而給企業(yè)的全面經營隱藏下危機。一些跨國公司管理上出現的問題，往往是僅僅因為忽視了文化差異所招致的結果。劉韜撰寫的《企業(yè)跨國經營面臨的文化機遇與挑戰(zhàn)：我國企業(yè)的跨文化管理戰(zhàn)略》論及：“在一個具體的國際企業(yè)組織中，文化沖突的產生原因主要有：種族優(yōu)越感、不恰當地運用管理習慣、不同的感性認識、溝通誤會、文化態(tài)度等等。”面對企業(yè)在跨國經營中所受多重文化的挑戰(zhàn)，減少由文化摩擦而帶來的交易成本，必須要把公司的運營放在全球的視野中，建構自己的跨文化管理戰(zhàn)略，從而實現企業(yè)跨國經營的成功。

　　這里研究的企業(yè)檔案跨文化管理，是一個比較廣義的概念，主要包括社會制度、法律、民族文化、語言文字、管理文化等諸多方面。當前境外企業(yè)檔案跨文化管理的主要問題有以下幾個方面：

　　一是境外企業(yè)檔案管理中遇到的所在國法律問題。

　　通常境外企業(yè)從事經營管理等活動必須遵守所在國法律規(guī)定，檔案管理也是如此。境外企業(yè)在經營管理中，會產生一些關系到境外企業(yè)的股權、企業(yè)資產、重大業(yè)務合作合同協(xié)議等重要文件。這些重要文件的原件如果條件允許能夠運回境內最為穩(wěn)妥，但有的國家或地區(qū)有相關法律規(guī)定不允許此類文件出境，那么國內企業(yè)檔案管理部門應及時掌握產生重要文件的情況，定期收集重要文件的備份件、復制件，國內企業(yè)將這些收集到的備份件妥善保管，以備查用。

　　二是管理制度或管理體制的差異帶來的文件檔案管理隨意性問題。

　　我國企業(yè)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理原則，實行企業(yè)檔案綜合管理。而一些國家的企業(yè)檔案大多處于分散管理狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的管理體系和制度加以約束。我國一些境外企業(yè)的管理模式或組織設計基本上模仿所在國的企業(yè)管理模式，這樣往往會帶來文件檔案流向不清、管理缺失，而一些境外企業(yè)卻沒有認識到這種管理上的漏洞，極有可能造成企業(yè)知識的流失以及國有資產的流失。因此，企業(yè)總部應加強對境外企業(yè)檔案管理的制度建設，在不違反所在國法律的前提下，對企業(yè)檔案實行統(tǒng)一的管理。

　　三是檔案記錄的文字、語言等問題。

　　跨國企業(yè)檔案所涉及的多種語言問題，一直是困擾企業(yè)檔案管理的一大難題。不僅中國企業(yè)，甚至是美國等發(fā)達國家的跨國企業(yè)也在探索如何來解決這一管理問題。境外企業(yè)要對這部分檔案進行整理，靠檔案部門一家，是不可能，也是沒有必要的。即便是整理妥當后再接收進來，但如果不適當地翻譯，檔案部門對其進行保管和利用也是有困難的。因此，要善于借用檔案部門以外的人力資源，來使這部分檔案能管得了，用得好。

　　四是檔案特別是科技檔案所記錄的內容可能涉及的知識產權問題。境外企業(yè)中的一些合資企業(yè)，因其和國外企業(yè)的合作，往往會出現一些

　　知識產權的歸屬等問題。境外企業(yè)一定要注意收集和保存反映產品開發(fā)、技術創(chuàng)新等方面的證據性文件檔案，以預防可能發(fā)生的知識產權糾紛。

　　經濟全球化帶來機遇的同時更帶來無限的挑戰(zhàn)和困難。