拒絕霧霾！倡導(dǎo)無(wú)紙化“綠色辦公”理念

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      連日來(lái)，以北京為首的十多個(gè)城市PM2.5指數(shù)“爆表”，備受全國(guó)乃是世界的關(guān)注。此次霧霾來(lái)襲加劇了空氣的嚴(yán)重污染，其原因是多方面的：如尾氣排放、揚(yáng)沙、空氣灰塵等。其根本原因與近幾年來(lái)樹木的嚴(yán)重砍伐，污染物的排放有著密切的關(guān)系。最近的罕見霧霾天氣正是大自然對(duì)我們的又一次警告。據(jù)世界衛(wèi)生組織有關(guān)資料表明，全球每年死于因環(huán)境污染的人數(shù)達(dá)到280萬(wàn)！有約60%人體疾病與空氣污染有關(guān)。改善環(huán)境現(xiàn)狀是全國(guó)甚至世界當(dāng)務(wù)之急的任務(wù)。

      改善環(huán)境的首要任務(wù)是保護(hù)植被?，F(xiàn)如今破壞植被的一大誘因就是紙張的生產(chǎn)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)辦公室節(jié)約6噸紙垃圾，相當(dāng)于拯救120棵樹。目前，我國(guó)每生產(chǎn)一噸紙就要耗費(fèi)7棵大樹、100立方米的水。如果每人每天浪費(fèi)一張紙，全國(guó)就要浪費(fèi)躍2700噸紙、27萬(wàn)噸水。如果全國(guó)每人每天節(jié)約1張A4紙，一年就節(jié)約4745億張紙，一棵二十歲的樹可造3000張A4紙，如果這樣算來(lái)就可少砍伐1581666棵樹。所以，在我國(guó)森林資源匱乏、紙張浪費(fèi)嚴(yán)重的現(xiàn)狀下，節(jié)約用紙就顯得尤為重要。

      由亞洲綠色辦公基金會(huì)和歐洲綠色生活組織合并組成了“世界綠色辦公基金會(huì)(WGOF)”，主要目標(biāo)是促進(jìn)綠色辦公的理念和推廣低碳辦公的實(shí)施。“綠色辦公”的概念正在向全球企業(yè)蔓延。實(shí)現(xiàn)在辦公中節(jié)能減排，從多方面實(shí)現(xiàn)生態(tài)化辦公，其中紙質(zhì)文件的節(jié)約與環(huán)保紙張的二次利用是其中的一大重點(diǎn)。

      對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，日常工作中會(huì)產(chǎn)生大量單據(jù)、合同、發(fā)票憑證、卷宗資料、與客戶的往來(lái)文件等。許多重要紙質(zhì)文件，都需要進(jìn)行歸檔保存。采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，會(huì)造成大幅印刷、 反復(fù)復(fù)印、打印、發(fā)放工作，紙張成本很高，浪費(fèi)嚴(yán)重。紙質(zhì)文檔極難儲(chǔ)存，不僅占用大量的物理空間，還非常容易造成不可修復(fù)的損壞，并且完全無(wú)法檢索，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)帶來(lái)難以彌補(bǔ)的損失！下面筆者將羅列一些紙質(zhì)文檔管理中的常見問(wèn)題：

1）、紙張大量生產(chǎn)造成嚴(yán)重的植被破壞與環(huán)境污染？

2）、長(zhǎng)時(shí)間存放紙質(zhì)文檔，由于物理環(huán)境因素，紙張發(fā)霉變黃損壞，導(dǎo)致重要信息的丟失？

3）、 使用文件柜來(lái)管理紙質(zhì)資料進(jìn)行歸檔保存，不僅占用了大量的空間，查找起來(lái)非常不容易，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力？

4）、煩瑣的掃描、分類、保存的流程，任何員工都會(huì)覺(jué)得厭煩？

5）、紙質(zhì)文檔掃描成電子圖片命名存儲(chǔ)后，查找起來(lái)非常不易？

6）、紙質(zhì)文檔需要重復(fù)復(fù)印方可實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)查閱，浪費(fèi)大量紙質(zhì)成本？

      針對(duì)于紙質(zhì)文檔產(chǎn)生的諸多弊端，泛普文件管理系統(tǒng)文檔管理專家提出了無(wú)紙化“綠色辦公”新理念，在保護(hù)環(huán)境、節(jié)約能耗的同時(shí)，提高企業(yè)的辦公效率，讓環(huán)保高效的電子文檔服務(wù)于企業(yè)。

      泛普軟件經(jīng)過(guò)多年的潛心研究，經(jīng)數(shù)千家企業(yè)的使用及反饋，根據(jù)企業(yè)文檔管理現(xiàn)有形式與用戶操作習(xí)慣，不斷的對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行升級(jí)改進(jìn)，研發(fā)出了一套完整、成熟的泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)。泛普軟件作為業(yè)內(nèi)的領(lǐng)先品牌，產(chǎn)品上市以來(lái)受到廣大企業(yè)的熱烈追捧，得到了數(shù)千家企業(yè)的一致認(rèn)可。為了讓無(wú)紙化“綠色辦公”走進(jìn)千萬(wàn)企業(yè)，泛普文檔管理專家提供了一套完整的解決方案：

1）、海量文檔集中存儲(chǔ)
      泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)為企業(yè)搭建一個(gè)海量文檔資料（電子版、紙質(zhì)的、Office、txt、pdf）和各類數(shù)字資產(chǎn)（視頻、音頻、圖片）等集中存儲(chǔ)的平臺(tái)，穩(wěn)定可靠，不僅節(jié)約了物理空間，還能使查找方便快捷，有效防止重要文件的損壞及丟失。

2）、紙質(zhì)文檔電子化
      泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)的"文檔掃描"功能與掃描儀緊密集成，可以將公司所有的紙質(zhì)資料（如合同、收據(jù)、發(fā)票、人事檔案、卷宗、企業(yè)宣傳冊(cè)等現(xiàn)有重要的或需要保護(hù)的資料）轉(zhuǎn)化為電子的圖片或者多頁(yè)的PDF文件直接掃描保存至系統(tǒng)中，是實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化“綠色辦公”的重要手段。

3）、自動(dòng)化、智能化管理方式
      系統(tǒng)具有強(qiáng)大的規(guī)則設(shè)定功能，可以根據(jù)不同部門人員及各種條件文檔的相關(guān)動(dòng)作，對(duì)文檔進(jìn)行規(guī)整。文件上傳至系統(tǒng)中可以自動(dòng)整理，使文件分類及保存自動(dòng)化，無(wú)需手動(dòng)整理，解決了上述人力資源與時(shí)間浪費(fèi)的問(wèn)題。

4）、建立高效檢索機(jī)制
      系統(tǒng)支持為掃描后生成的單頁(yè)JPG或多頁(yè)的PDF文件增加關(guān)鍵字摘要，更加便于在海量文檔中快速查找。

      系統(tǒng)還具有強(qiáng)大的搜索功能，可以基于正文、文件名/后綴、創(chuàng)建者、編號(hào)、屬性、創(chuàng)建時(shí)間、更新時(shí)間、目錄等屬性組合進(jìn)行毫秒級(jí)搜索，提高辦公效率。

5）、開展遠(yuǎn)程協(xié)作
      系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，支持互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問(wèn)，使資料得以多人共享，方便協(xié)同查看，員工需要訪問(wèn)調(diào)閱某些文件時(shí)，只需登錄系統(tǒng)即可查看，再也不用重復(fù)傳輸及復(fù)印，讓企業(yè)資料真正脫離紙質(zhì)載體。

      實(shí)現(xiàn)全方位的無(wú)紙化“綠色辦公”，是世界企業(yè)辦公的主流趨勢(shì)。同時(shí)，信息的全方位電子化管理將逐步的取代傳統(tǒng)的管理，這也是優(yōu)化企業(yè)管理的必經(jīng)之路。泛普文件管理系統(tǒng)作為紙質(zhì)文檔邁向電子化管理的樞紐，為企業(yè)架起現(xiàn)代化管理的橋梁，讓人們?cè)诘吞?、環(huán)保、安全、高效的環(huán)境中辦公，讓我們的城市離霧霾更遠(yuǎn)一步！