文檔管理六大問(wèn)題困擾著企業(yè)該如何解決

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 　　文檔管理六大問(wèn)題困擾著企業(yè)該如何解決

　　一個(gè)企業(yè)在管理文檔的時(shí)候會(huì)遇到六個(gè)大問(wèn)題，具體是那六個(gè)問(wèn)題呢?企業(yè)通常采用光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、共享文件夾、U盤(pán)存儲(chǔ)文件，通過(guò)郵件、即時(shí)通訊等進(jìn)行文檔傳遞。

　　這種模式下存在諸多問(wèn)題：

　　文檔缺乏集中存儲(chǔ)

　　文檔集中存儲(chǔ)是文檔管控的基礎(chǔ)。企業(yè)海量文檔分散在不同部門(mén)，甚至個(gè)人手中，難于查找、控制。

　　文檔安全難以保障

　　常用存儲(chǔ)介質(zhì)都無(wú)法做到永久存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)容易丟失; 文檔權(quán)限控制繁瑣不清晰，容易泄密; 紙質(zhì)文檔的抗災(zāi)難性差

　　文檔版本管理混亂

　　文檔修改過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)大量傳遞情況。個(gè)人通過(guò)郵箱或者即時(shí)通訊工具，得到多個(gè)版本的文件，難以找到正確的版本。

　　查找緩慢，效率低下

　　因?yàn)槿鄙儆行У乃阉鞴ぞ?，每天需要花大量的時(shí)間去查找文檔資料

　　企業(yè)有限的帶寬被郵件附件占用

　　一旦群發(fā)郵件帶有附件，附件被傳遞到公司所有人員的桌面郵件系統(tǒng)，導(dǎo)致互聯(lián)網(wǎng)帶寬被占用

　　文檔無(wú)法有效協(xié)作

　　文檔審核流程復(fù)雜，無(wú)法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理; 缺乏高效的共同編寫(xiě)文檔方式(合同、解決方案等)

　　知識(shí)管理舉步維艱

　　員工離職，交接不全，帶走了企業(yè)的知識(shí)(人才流失=知識(shí)流失); 企業(yè)內(nèi)部缺少分享經(jīng)驗(yàn)和共享知識(shí)的環(huán)境和氛圍; 知識(shí)沉淀、挖掘、清理，缺乏電子化工具

　　文檔管理系統(tǒng)的誕生彌補(bǔ)了企業(yè)這方面的不足。