版本管理+文檔審計 減少企業(yè)內(nèi)耗的利器

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      當(dāng)今信息化時代，文檔已經(jīng)成為企業(yè)重要的智力財產(chǎn)。企業(yè)一旦缺乏有效管理，這份“智力財產(chǎn)”將無法發(fā)揮出其應(yīng)有的價值，所帶來的是企業(yè)運(yùn)營成本居高不下、不可估量的直接經(jīng)濟(jì)損失等。而版本管理、文檔審計在企業(yè)文檔管理工作中，成為最大限度地減少企業(yè)內(nèi)耗的利器。

版本管理=0風(fēng)險 ，0失誤

      某手機(jī)代工企業(yè)生產(chǎn)的3000千臺智能手機(jī)在交付客戶時，被告知退貨。該企業(yè)自查各個環(huán)節(jié)后，得知是由于生產(chǎn)操作手冊版本眾多，加上人員失誤，導(dǎo)致該批次手機(jī)在導(dǎo)入生產(chǎn)后使用了錯誤版本的操作手冊，引用了錯誤的數(shù)據(jù)、參數(shù)和流程等。其結(jié)果是產(chǎn)品無法順利交付，成本損失數(shù)十萬。

      事實(shí)上，使用錯誤的文檔版本這一現(xiàn)象并非個例，也非企業(yè)文檔版本管理中所存在的唯一問題。記者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，文檔版本繁多，難以整合和統(tǒng)一管理；文檔版本無法恢復(fù)，造成知識流失；經(jīng)常出現(xiàn)使用錯誤的文檔版本等現(xiàn)象普遍存在。 

      中國檔案學(xué)會許明教授指出，目前行業(yè)內(nèi)已經(jīng)有相關(guān)系統(tǒng)軟件，比如文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，在版本管理方面的軟件開發(fā)取得了突破。這些文檔管理系統(tǒng)在版本管理上有提供版本管理、文檔鎖定等功能。在文檔版本管理功能方面，一個文檔可以有多個版本，可查看該文檔的歷史版本并且可以下載與回退。在文檔鎖定方面，用戶在編輯完文檔后，可以將其進(jìn)行鎖定，使用戶獲得對文檔的獨(dú)占編輯權(quán)，從而避免了修改沖突。

      “除了辦公效率的提高，溝通能力的加強(qiáng)，用戶無法隨意修改企業(yè)流程，文件會經(jīng)過嚴(yán)格審批，充分保證了文件的正常流轉(zhuǎn)。我們完成了從傳統(tǒng)辦公方式向協(xié)同辦公新模式的轉(zhuǎn)變。”北京現(xiàn)代韓通汽車對于目前公司所引入的相關(guān)文檔管理軟件非常認(rèn)可。

文檔審計 企業(yè)高級偵探

      記者獲悉，廣州的一家律師事務(wù)所通過文檔管理系統(tǒng)跟蹤一個文檔發(fā)生的所有活動，如鍵字的數(shù)目、校訂和打印等，使客戶為這些服務(wù)付費(fèi)。而這種類似于企業(yè)高級偵探的文檔管理方向，即文檔審計。
 

      “對于企業(yè)來說，文檔審計描述了文檔生命周期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤，企業(yè)可以全局掌握系統(tǒng)內(nèi)部所有文件的操作情況。”中國檔案學(xué)會許明教授在接受采訪時指出。

      記者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，文檔審計除了在律師事務(wù)所，在保險公司、廣告代理公司、政府財政部門和其它具有大量書面文件或影象操作活動的商業(yè)領(lǐng)域中都非常有用。

      企業(yè)文檔管理，通過文檔的集中存儲和版本管理及權(quán)限控制將文檔生命周期全過程交由系統(tǒng)完成，確保版本有效，文檔操作可追蹤，最大程度的減少內(nèi)耗，從而提高企業(yè)整體的、可持續(xù)的工作效率、降低管理風(fēng)險。從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略來說，就已達(dá)到了最佳效果。

      “對企業(yè)而言，如何安全存儲文檔只是文檔管理最基礎(chǔ)的需求。如何挖掘出企業(yè)海量文檔數(shù)據(jù)中的價值，并且更為高效地為我所用，更為順暢地在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)有效流通，這一直是各個企業(yè)在孜孜不倦地求索的方向。”泛普軟件的總經(jīng)理曹浩在接受采訪時表示。該公司致力于企業(yè)文檔管理系統(tǒng)軟件的開與應(yīng)用，目前已開發(fā)出文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)。

      于個人，先修身、齊家，才能治國、安天下。于企業(yè)，同樣需首先在內(nèi)部管理上不斷優(yōu)化。才能提升外部競爭力和抗風(fēng)險力。對于文檔管理，版本控制+文檔審計，就成為了減少企業(yè)內(nèi)耗的重要利器。

      相關(guān)鏈接：文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)由泛普軟件開發(fā)。其的核心是“協(xié)同辦公、文檔管理”，將企業(yè)各種應(yīng)用與管理全面整合，全程無縫管理。目前已有超過3000家企事業(yè)、政府機(jī)構(gòu)在使用該系統(tǒng)進(jìn)行文檔管理。中國石化、中國石油、海瀾集團(tuán)、云南祥鵬航空、廣東省佛山市順德區(qū)公安局、山西省人事廳等都上線了文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)。