淺談電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法

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 　　　在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案， 文檔管理軟件對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，積極主動(dòng)地制定避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

　　一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施。

　　1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極地培訓(xùn)一批計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。2.制定相關(guān)制度。為了保證信息資源的安全性，企業(yè)要主動(dòng)制定一系列有針對(duì)性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其不容易，不過，只要及時(shí)且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

　　二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施。

　　電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)。目前，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果及影響。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。

　　三、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施。

　　風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)地制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。

　　需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。