如何加強項目計劃項目管理文檔的管理

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所謂項目計劃不是指項目進度表，也不是工作安排。項目計劃是項目整個實施過程中所有項目管理文檔的匯總。許多人使用“項目計劃”這個詞來指項目進度表（或者工作安排）。可實際上，項目計劃是項目整個實施過程中所有項目管理檔案的匯總。事實上，等到多年之后當你可以親眼所見那一大捆實際存在的可交付項目管理檔案硬拷貝（文檔內(nèi)容屬于意識范疇，如果印刷與物理媒體上則為硬拷貝）時，你才會對它有更深刻的體會。在今天，隨著你的所有文檔資料都開始在線存儲，并且其中很多資料可能永遠也不會打印出來，這個詞匯的意義已經(jīng)不那么明確了?；蛟S，這個詞可以指籠括了所有這些文檔的在線文件夾吧。

具體說來，項目計劃應該包括：

項目章程（Project Charter）（項目范圍陳述）。此文件描述項目目標、范圍、估計成本、估計周期、交付物、風險、假設（項目成功可能需要某種外部環(huán)境或者某些事件發(fā)生才行，或者應該發(fā)生，以增加您成功的幾率）、項目組織，等等。

項目管理程序（Project Management Procedures）。該文檔包括管理時間表、事件、范圍變動、風險、質(zhì)量等的詳細步驟。根據(jù)需要定制這些個性化的程序，并應該把它們作為組織級（組織級是指適用于整個組織內(nèi)部的，如一個企業(yè)）的指導方針。

角色和責任（Roles and responsibilities）。項目牽涉的每個利益相關人員都應該明確他們的角色和責任。這些人員包括項目經(jīng)理、發(fā)起人、指導委員會、項目小組成員、控制委員會，等等。同樣，這些也應該根據(jù)你的具體項目在組織級別上創(chuàng)建和定制。

進度計劃（Schedule）和工作分解結(jié)構(gòu)（WBS，Work Breakdown Structure）。進度計劃是實實在在的項目管理交付資料。如果你還建立了正式的WBS來輔助創(chuàng)建進度計劃，那么你也應該把WBS存進項目計劃之中。

職員管理計劃（Staffing Management Plan）。這個計劃表用來描述你項目所需的人事資源、技能要求、人事資源的來源等。

溝通計劃（Communications Plan）。該文件列舉所有利益相關人員、他們的溝通需求、信息發(fā)布方式，以及如何管理他們的期望，等等。你也可以同時擁有一份利益群體分析計劃（Stakeholder Analysis Plan），這和溝通計劃類似，但所涉范圍稍廣。

風險管理計劃（Risk Management Plan）。這個計劃用來描述項目風險、如何為風險分級、如何應付所有的主要風險和意外事故、風險管理工具、項目的風險管理專家，等等。

項目平衡記分卡（Project Balanced Scorecard）。該文件是描述你所采取的各種方法措施，驗證項目成功與否。它包括項目成功標準、表征成功的各種度量（metric）、各個度量的目標、如何收集這些度量、如何報告這些度量，等等。

項目審批文件（Project approvals）。各項審批可以和各個文檔對應存放，也可把所有審批資料集中存放。

此外還有其它項目管理文件要包括到項目計劃中來，但以上是可能要用到的主要文件資料。比起把這些文檔零零散散地到處亂扔，把它們放在一處要明智多了。如果你打算這樣做，現(xiàn)在就可以給整組文檔資料起個名字了——項目計劃！(zdnet)