廈門OA技巧：采購流程操作

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采購是企業(yè)管理的一個重點對象，因為其關系到企業(yè)資金的流出。所以，采購流程也是廈門OA管理的一個重點。但是，很多企業(yè)在操作過程中，缺乏總結，今天在這里，我就在這里把這工作給做了，給他們這些“懶人”做點事情，希望對他們有所幫助。

一、采購管理普通操作流程。

各個企業(yè)雖然生產的產品千奇百怪，但是，其采購管理流程是類似的。企業(yè)大部分的采購管理流程如下：

1、 請購。

請購是指需求單位，當有材料需求時，向采購部門提出請購的請求。一般，在生產企業(yè)中，請購作業(yè)由計劃人員來做，也有的企業(yè)設有專門的生管部門，也可以由這個部門負責。

請購單根據來源的不同，可以分為多種。一是有MRP計劃生成而來，這些材料都包括在產品的物料清單中，根據物料清單中的材料用量與銷售訂單或者生產計劃的產品數量，計算出需求;二是根據安全庫存模型，計算出來的庫存補貨單，這一般由倉庫人員開立;三是一般請購，即沒有來源的臨時性物料需求。

一般來說，需求人員在開立請購單時，只需要關心如下問題：一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么時候需要。向誰購買、以什么價格購買一般都不時他們需要關注的問題，這些內容采購員會解決。

2、 請購單維護。

在請購單轉換成采購單前，采購維護人員需要在進行核對一次。在請購單維護的過程中，其主要關心的是采購的供應商是否準確、價格是否有錯誤、及采購數量是否符合相關規(guī)則。

供應商可以根據物料基本信息定義處帶過來，而且，帶出來的是首選供應商。如一個材料有三個供應商，但是，首選供應商只有一個，即甲供應商。則該材料的默認供應商即為甲供應商。若采購員在維護時，發(fā)現供應商需要調整時，可以在這里進行調整。當首選供應商有所變更時，企業(yè)用戶要及時在基礎資料中進行更改，如此，可以減少后期維護的工作量。

價格帶出來的也是跟供應商關聯(lián)的價格。這里要注意一個問題，就是企業(yè)確定的標準價格跟供應商采購的采購價格有區(qū)別。企業(yè)確定的材料標準價格，使用來對采購價格進行管理控制的一個參考數據，其往往跟實際采購的價格有一定的差異;企業(yè)的標準成本是以標準價格為基礎計算的，而實際成本則是以實際采購價格為基礎進行計算。所以，這里帶出來的價格，是與供應商對應的價格，而不是企業(yè)規(guī)定的標準價格。有些不成熟的系統(tǒng)，如Compiere系統(tǒng)的采購功能，帶出來的價格，就是企業(yè)設置的參考價格，這是不合理的。

有時候，不一定需求方請夠多少，采購就采購多少。采購時，采購數量由時候，還要符合一定的規(guī)則。如供應商有規(guī)定最小采購量時，則采購數量要滿足最小采購數量;若采購數量有包裝數量的限制時，則實際采購數量則為采購包裝數量的整數倍等等。用戶要注意這些規(guī)則的影響，因為，若這些多出來的材料處理的不好的話，就會成為企業(yè)的貸治料。

3、 請購轉采購。

請購單轉換采購單的時候，有一個需要特別關注，就是，當請購單維護處，供應商處為空白或者該供應商已經不允許交易了，該如何處理?

有一種方法，處理的不是很好。如Compierr系統(tǒng)的這個轉換功能，當某項材料供應商沒有指定時，下次不能重新維護再生成。這是非常不方便的，因為人總會有疏忽，特別是當訂單多的時候，若一格疏忽，沒有維護全面的話，則只要刪除采購單再重新來過，那就比較麻煩了。

我認為，比較合理的做法是，若一項請購單有六項物料，其中兩項因為疏忽，沒有指定供應商時，在請購單轉換成采購單的過程中，系統(tǒng)會把已經有供應商的物料生成采購單，比提醒錯誤信息，說有哪兩項物料因為沒有指定供應商而無法生成采購單，在請購單維護處，維護后，在不需要刪除采購單的前提下，就可以把這兩項物料生成采購單。如此設計，才比較方便與合理。大部分系統(tǒng)，如神州數碼的易飛廈門OA系統(tǒng)就是如此處理的。

4、 采購單維護。

采購單維護主要是做一些日常的維護工作。需要提醒的是，有些更改工作，最好通過采購訂單變更單處理，如此，能夠保留歷史修改記錄，方便后續(xù)的追蹤與處理。