企業(yè)實(shí)施實(shí)例 廈門OA打造新時(shí)代快車

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2006年10月中旬，貴陽(yáng)市南方匯通股份有限公司總會(huì)計(jì)師張英凱早早來(lái)到了辦公室，打開電腦首先看到財(cái)務(wù)部發(fā)來(lái)的“采購(gòu)異常價(jià)格分析表”，有一種鋼板價(jià)格在最近兩個(gè)月內(nèi)漲了20%，于是電話給采購(gòu)部主管，要求其對(duì)此做一個(gè)詳細(xì)分析和應(yīng)對(duì)策略。然后登陸K/3 廈門OA系統(tǒng)，查看“成本費(fèi)用查詢”的“修造車成本查詢”，各車間9月份的材料、人工成本等數(shù)據(jù)一覽無(wú)遺。

企業(yè)轉(zhuǎn)型

“作為一個(gè)上市公司，我們企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。” 張英凱說(shuō)。

南方匯通是由原中國(guó)鐵路機(jī)車車輛工業(yè)總公司獨(dú)家發(fā)起、將貴陽(yáng)車輛廠主營(yíng)性經(jīng)營(yíng)資產(chǎn)整體重組，并以募集方式設(shè)立的高新技術(shù)企業(yè)，總資產(chǎn)約35億元。1999年公司股票在深圳證券交易所上市。目前，公司主要從事鐵路運(yùn)輸貨車的大修、改造；鐵路特種專用貨車的開發(fā)、制造；高柔彈簧、鍛鑄件等鐵路車輛配件的制造和修理。

隨著鐵路業(yè)務(wù)的改革，鐵路貨車的修理和制造采取招投標(biāo)的方式逐步市場(chǎng)化，成本管控直接決定了訂單和市場(chǎng)份額的大小，關(guān)系著上市公司的贏利。

此前南方匯通處于傳統(tǒng)的管理模式，在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了諸多問(wèn)題：財(cái)務(wù)、物流數(shù)據(jù)不同步；采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間存在很大的隨意性，庫(kù)存積壓嚴(yán)重，車間卻停工待產(chǎn)；庫(kù)存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，無(wú)法提供及時(shí)庫(kù)存，物料管理存在隱患并影響采購(gòu)銷售；銷售存在開票未提貨和提貨未開票等。

為了扭轉(zhuǎn)基礎(chǔ)管理薄弱的局面，2003年下半年，K/3 廈門OA 財(cái)務(wù)和物流系統(tǒng)開始在彈簧廠試點(diǎn)，一開始就遭遇到了很多挑戰(zhàn)。作為傳統(tǒng)企業(yè)，不少員工連計(jì)算機(jī)都沒(méi)有摸過(guò)?！芭嘤?xùn)時(shí)我們說(shuō)要雙擊鼠標(biāo)，員工說(shuō)，我單擊都不會(huì)還雙擊！” 信息辦主任龔洪武也不禁失笑，“還有一個(gè)50多歲的倉(cāng)庫(kù)保管員說(shuō)，學(xué)這個(gè)東西還不如直接下崗算了！”

“在解決庫(kù)房問(wèn)題的時(shí)候壓力很大，當(dāng)時(shí)審計(jì)、監(jiān)察、財(cái)務(wù)連續(xù)查了三次?！睆堄P說(shuō)。在克服種種困難后，彈簧廠終于變手工操作為系統(tǒng)運(yùn)作。

試點(diǎn)成功為南方匯通全面實(shí)施廈門OA奠定了良好的基礎(chǔ)。2004年，K/3 廈門OA財(cái)務(wù)、物流系統(tǒng)在股份公司全面推行，并持續(xù)推進(jìn)成本管理系統(tǒng)和生產(chǎn)制造系統(tǒng)。龔洪武對(duì)此深有體會(huì)：“成本的數(shù)據(jù)從財(cái)務(wù)、物流提取，最終又反映在成本里。通過(guò)成本分析，為企業(yè)的管理改進(jìn)找到了一個(gè)契機(jī)?！?/P>

在原來(lái)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，南方匯通是生產(chǎn)型的企業(yè)，一切以生產(chǎn)為中心。雖然在整個(gè)南車集團(tuán)，南方匯通貨車修造的生產(chǎn)效率排在前列，然而在逐漸市場(chǎng)化的過(guò)程中，企業(yè)需要由生產(chǎn)型向效益型轉(zhuǎn)變，南方匯通希望利用廈門OA的實(shí)施，促進(jìn)這種轉(zhuǎn)變。

在系統(tǒng)實(shí)施前，車間有物料需求直接到庫(kù)房領(lǐng)料。月底算帳的時(shí)候，庫(kù)房差多少，車間再補(bǔ)領(lǐng)料單。如此一來(lái)，庫(kù)存數(shù)據(jù)和車間領(lǐng)料數(shù)據(jù)都不準(zhǔn)確，采購(gòu)數(shù)據(jù)也不明晰，物料管控存在著巨大的黑洞。廈門OA系統(tǒng)實(shí)施后，流程上固化了“見(jiàn)票發(fā)料”制度，必須先出票才發(fā)料，通過(guò)系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)把控物料管理?！鞍l(fā)料流程的細(xì)微變化非常簡(jiǎn)單但卻很有效。” 張英凱深有感觸。

基礎(chǔ)管理助力成本管控

南方匯通有一些業(yè)務(wù)由于本身的特殊性，需要在流程優(yōu)化的基礎(chǔ)上滿足個(gè)性化應(yīng)用。譬如細(xì)錄管理（貨車修理任務(wù)管理），原來(lái)的做法是細(xì)錄車間根據(jù)貨車的損壞程度和部件進(jìn)行修理用料估算，給各個(gè)修理車間下生產(chǎn)領(lǐng)料單，然后車間根據(jù)倉(cāng)庫(kù)和用量匯總生產(chǎn)領(lǐng)料單，倉(cāng)庫(kù)按匯總領(lǐng)料單發(fā)料。在這種模式下，如果信息不夠準(zhǔn)確，不僅部分生產(chǎn)領(lǐng)料單無(wú)法執(zhí)行，而且后續(xù)手工匯總改單工作量也很大。

由于鋼板等物料的領(lǐng)用需要從長(zhǎng)寬高換算成噸，而且每天單據(jù)非常多，需要根據(jù)領(lǐng)料部門、發(fā)料倉(cāng)庫(kù)、成本對(duì)象進(jìn)行合并，同時(shí)存在物料替換情況，細(xì)錄管理在標(biāo)準(zhǔn)廈門OA中的實(shí)現(xiàn)難度較大。經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)流程分析，南方匯通利用K/3 BOS實(shí)現(xiàn)了細(xì)錄預(yù)算功能細(xì)錄車間錄入分解檢查員的檢修單，系統(tǒng)根據(jù)領(lǐng)料部門、發(fā)料倉(cāng)庫(kù)、成本對(duì)象合并修理車領(lǐng)料數(shù)量，最后生成領(lǐng)料單，車間按領(lǐng)料單進(jìn)行領(lǐng)料。在該系統(tǒng)中，可以查詢未發(fā)物料的入庫(kù)情況，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)料；同時(shí)生成各種報(bào)表，指導(dǎo)相關(guān)人員進(jìn)行領(lǐng)料管理。通過(guò)細(xì)錄預(yù)算程序的開發(fā)，直接促進(jìn)了修理成本的降低。原來(lái)貨車修理拆卸下來(lái)的一些部件，有些可部分或者全部再利用，在系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)細(xì)錄預(yù)算時(shí)，由于應(yīng)發(fā)料、領(lǐng)料等數(shù)據(jù)無(wú)法準(zhǔn)確，物料的節(jié)省無(wú)法進(jìn)行準(zhǔn)確計(jì)算，也就無(wú)法進(jìn)行獎(jiǎng)懲。開發(fā)細(xì)錄預(yù)算程序后，鼓勵(lì)車間進(jìn)行物料再利用，同時(shí)對(duì)未領(lǐng)用物料進(jìn)行節(jié)省物料統(tǒng)計(jì)，按一定比例進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，有效的降低了貨車修理成本。

隨著基礎(chǔ)工作的逐步完善，南方匯通目前可以做到所有事業(yè)部 “統(tǒng)一成本核算、分別出具報(bào)表”。各事業(yè)部之間除了成本核算為統(tǒng)一賬套外，相互之間的領(lǐng)料與加工均需內(nèi)部結(jié)算，在K/3 廈門OA的幫助下，南方匯通實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部事業(yè)部獨(dú)立核算與考核的業(yè)務(wù)模式，減少了扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，加強(qiáng)了集團(tuán)對(duì)事業(yè)部的管控，使得以利潤(rùn)考核促進(jìn)各事業(yè)部管理改進(jìn)成為可能。

“成本管理系統(tǒng)的實(shí)施對(duì)于南方匯通有著舉足輕重的意義?！?張英凱說(shuō)，以前成本核算需要10天左右才能出來(lái)，現(xiàn)在20分鐘就可以了。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)成本和實(shí)際成本的對(duì)比分析，可以發(fā)現(xiàn)采購(gòu)、庫(kù)存和銷售上的一些問(wèn)題，通過(guò)解決這些問(wèn)題使銷售報(bào)價(jià)更為合理，同時(shí)達(dá)到了完善管理的目的。