如何制定項(xiàng)目計(jì)劃？

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項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵要素之一，它也是項(xiàng)目的首要任務(wù)。很多項(xiàng)目傾向于馬上展開工作，項(xiàng)目計(jì)劃卻被忽視，沒有被認(rèn)識到它在節(jié)省時間、節(jié)約資金和以及解決其他問題上所能起到的作用。 這篇文章就是通過簡明的步驟說明如何做項(xiàng)目計(jì)劃，看完本文，希望您在以后的項(xiàng)目中可以有一套不錯的方法來借鑒。

第一步 項(xiàng)目的目標(biāo)

項(xiàng)目干系人是直接或者間接影響項(xiàng)目的人。只有項(xiàng)目干系人的需求被滿足，項(xiàng)目才能算成功。

第一，是要找出項(xiàng)目干系人。這很重要而且不那么容易，特別是難找到間接項(xiàng)目干系人。

一般項(xiàng)目干系人是：

·項(xiàng)目發(fā)起者，一般是老板

·客戶

·項(xiàng)目產(chǎn)出的使用者

·項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員

一旦你明白誰是項(xiàng)目干系人，下一步是要了解他們的需求。 最好的方式，當(dāng)然是去訪談。在面對面交流中，了解真正能給他們帶來收益的需求。但是多數(shù)項(xiàng)目干系人提到的需求，和項(xiàng)目不一定相關(guān)，或者不能帶來收益。我們要記錄下來所有的需求，并按照優(yōu)先級排序。

第二，一旦你完成了訪談，構(gòu)建了需求列表，并且實(shí)現(xiàn)優(yōu)先級排序。你需要根據(jù)該列表，建立一套可以被度量的項(xiàng)目目標(biāo)。當(dāng)然，推薦你通過SMART方法來分析，該方法可以清楚分析哪些目標(biāo)是可以實(shí)現(xiàn)的。一旦你完成了清晰的項(xiàng)目目標(biāo)，你要記錄在項(xiàng)目計(jì)劃中。如果在項(xiàng)目目標(biāo)下，還能細(xì)分出項(xiàng)目干系人的需求和目標(biāo)期望值，那就更好了。

這一過程是項(xiàng)目計(jì)劃過程中最難的部分。

第二步 項(xiàng)目交付物

基于你在第一步中已經(jīng)定義了的項(xiàng)目目標(biāo)，創(chuàng)建實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)所要完成的交付物清單。要說清楚每一個交付物何時提交，如何提交。將交付物清單添加到項(xiàng)目計(jì)劃中，每一個都要有粗略預(yù)估的交付時間。不用擔(dān)心，更準(zhǔn)確的預(yù)估將在下一步完成。

第三步 項(xiàng)目時間表

根據(jù)第二步完成的交付物清單，創(chuàng)建一個任務(wù)清單。每一項(xiàng)任務(wù)包括以下內(nèi)容：

工時，可以以小時或者天為單位。

資源，即完成任務(wù)所需要的人力物力。

一旦你為每個任務(wù)預(yù)估了工時，你可以根據(jù)該公式計(jì)算完成每個交付物所需要的工時和工期。這樣你可以對上一步驟交付時間的預(yù)估進(jìn)行更新。這一部分工作，可以使用現(xiàn)成的軟件來輔助完成，例如用Microsoft Project來完成項(xiàng)目時間表。你可以使用現(xiàn)成的Project模板，錄入任務(wù)列表，工時和資源即可。

這個過程中常遇到的問題是：項(xiàng)目的預(yù)估日期難以滿足項(xiàng)目發(fā)起人最后期限期望值，怎么辦？當(dāng)然是馬上找他們協(xié)商咯。

你們有如下選擇：

·協(xié)商項(xiàng)目的最后期限（項(xiàng)目推遲）

·添加額外資源（成本增加）

·減少項(xiàng)目范圍（產(chǎn)出減少）

在協(xié)商的過程中，你需要基于項(xiàng)目時間表，在多種選擇中作出決斷。

第四步 支持計(jì)劃

本節(jié)討論的內(nèi)容你在做項(xiàng)目計(jì)劃過程中需要考慮其他問題。這些問題都可以直接列入項(xiàng)目計(jì)劃中。

人力資源計(jì)劃

第一步，明確領(lǐng)導(dǎo)該項(xiàng)目的部門或者個人，明確他們的角色和責(zé)任。

第二步，描述項(xiàng)目參與者的數(shù)量和職能。每一個參與者清晰的開始時間，參與周期和人員的來源。

第三步，將上面的內(nèi)容做一張資源表格來動態(tài)管理。

溝通計(jì)劃

創(chuàng)建一個溝通計(jì)劃文檔，說明不同的項(xiàng)目干系人需要了解項(xiàng)目哪些信息，以及如何將獲得。 最常用的機(jī)制是建立周例會（月例會）的機(jī)制。大家在例會上匯報項(xiàng)目狀態(tài)，明確階段性成果和下一步工作。

風(fēng)險管理計(jì)劃

風(fēng)險管理是項(xiàng)目管理的一個重要組成部分。 常常被忽視，但是找出項(xiàng)目可能的風(fēng)險，并準(zhǔn)備好對策非常重要。

以下是一些常見項(xiàng)目風(fēng)險的例子：

·時間和費(fèi)用預(yù)估過于樂觀

·客戶審查和反饋周期太慢

·出現(xiàn)意想不到的預(yù)算削減

·角色和職責(zé)不清楚

·項(xiàng)目干系人的投入不夠或他們的需求不被正確理解

·項(xiàng)目開始后項(xiàng)目干系人需求發(fā)生變化

·項(xiàng)目開始后項(xiàng)目干系人添加新的需求

·缺乏溝通造成的誤解，質(zhì)量問題和返工

·資源的承諾沒有兌現(xiàn)

使用簡單的風(fēng)險日志可以跟蹤項(xiàng)目風(fēng)險。發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險即添加到風(fēng)險日志中，并且標(biāo)明如何防范以及出現(xiàn)后如何處理。在項(xiàng)目全過程中，你都要時時審視項(xiàng)目風(fēng)險，定期更新。記住，你忽視他，不代表他不存在。

恭喜你，如果完成的所有上述步驟，你應(yīng)該有一個好的項(xiàng)目計(jì)劃。 請注意時常更新你的項(xiàng)目計(jì)劃，根據(jù)計(jì)劃評估項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)。