如何做好數(shù)字化檔案的管理

　　如何有效地管理數(shù)字化檔案是一個非常重要但是很少被關(guān)注的問題，原因在于大家都認為自己的數(shù)字化檔案已經(jīng)很好地被管理了。從電子文件的定義去分析，紙質(zhì)檔案數(shù)字化文件也可被視之為一種電子文件。既然是屬于電子文件，那么紙質(zhì)檔案數(shù)字化文件也應(yīng)當要遵循電子文件的管理模式，也同樣要遵循電子文件管理的原則，也同樣要前端控制、全程控制、全過程元數(shù)據(jù)記錄和行為跟蹤記錄。所以從這個角度來說，目前絕大部分的數(shù)字化文件的管理是不到位的，其安全性的保障也是令人擔憂的。

　　如何做好數(shù)字化檔案的管理呢?主要有以下幾方面：

　　正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系。要正確解決數(shù)字化進程中錄入與檢索、保密與開放、資源共享與資源權(quán)屬關(guān)系等問題。正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設(shè)備進行再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了儲存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存儲介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應(yīng)該積極實行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時也保存對應(yīng)的紙質(zhì)檔案。

　　加強對檔案工作者的培養(yǎng)與培訓。首先，徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動和運用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對檔案信息資源實施科學，有效地開發(fā)利用。其次，加強檔案工作者對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓。學習與檔案信息化相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。最后，強化檔案工作者訓練，加強培訓。對檔案工作者分層次進行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育，同時突出時代應(yīng)用知識教育，對檔案工作者進行市場經(jīng)濟理論、法律等知識系統(tǒng)的教育培訓，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。

　　加大檔案現(xiàn)代化管理的投入。1.應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，創(chuàng)造條件投入資金、配置先進設(shè)備;積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才;把檔案現(xiàn)代化管理納入工作計劃，列入考核范圍。2.各級領(lǐng)導，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導，每年要定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現(xiàn)況，提出要求、下達任務(wù)，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。3.領(lǐng)導要重視和加強本系統(tǒng)內(nèi)的交流與合作，以先進帶動后進，發(fā)揮優(yōu)勢，彌補檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長補短，共同提高。4.宏觀上要有總體的指導思路，實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動作上實現(xiàn)管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。

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