水電行業(yè)河南海外工程建設(shè)公司的工程項目管理OA系統(tǒng)案例分析

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 　公司介紹：

　　河南海外工程建設(shè)有限公司(以下簡稱公司)于2007年成立，總部設(shè)在河南鄭州，注冊資本貳仟萬元人民幣,公司員工超過150人，其中各類管理技術(shù)人員130人,各種大型施工機械設(shè)備260臺(套) 。公司是一家以國際工程、國際貿(mào)易為主營業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化企業(yè)。公司管理層多曾經(jīng)管理過大型國際承包企業(yè)，具有多年的海外工作經(jīng)歷，有著豐富的開拓國際工程市場和管理國際工程項目的經(jīng)驗。

　　公司主營業(yè)務(wù)為海外工程承包，如大壩、水電站、灌溉系統(tǒng)、道路橋梁、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、水供應(yīng)與水處理等項目的投資、設(shè)計、施工等;礦產(chǎn)勘探與開發(fā)、進出口貿(mào)易業(yè)務(wù)，海外實業(yè)投資。

　　公司已由單一的水利水電施工企業(yè)發(fā)展成為工程承包、投資開發(fā)、國際經(jīng)營等多元化發(fā)展的現(xiàn)代化企業(yè)，在亞洲及非洲等許多國家設(shè)立了經(jīng)理部。

　　公司確立了全面建設(shè)“行業(yè)領(lǐng)先，管理一流，品牌影響力明顯，具有持續(xù)成長性和較強國際競爭力的質(zhì)量效益型跨國企業(yè)”的發(fā)展目標，確立了“四大主業(yè)協(xié)同發(fā)展;建筑工程承包、資產(chǎn)經(jīng)營兩條主線穩(wěn)健延伸;國際、國內(nèi)兩大市場雙向拓展、良性發(fā)展”的戰(zhàn)略發(fā)展模式。我們的奮斗目標是把企業(yè)建成主營業(yè)務(wù)突出，業(yè)務(wù)增長穩(wěn)定，收入效益翻倍，資產(chǎn)質(zhì)量優(yōu)秀，管理體制先進，企業(yè)內(nèi)部和諧，社會影響力顯著，國際競爭力超強這樣一個“精品型”的跨國企業(yè)。

　管理現(xiàn)狀：

　　水電工程具有多項目多地點同時進行的特點，在機遇、壓力、競爭并存的前提下，企業(yè)要生存、要發(fā)展，必須從開源節(jié)流兩個方向努力。管理要利潤成了企業(yè)必然選擇和發(fā)展目標。

　　1、專業(yè)的項目管理人員很少

　　一方面，直到現(xiàn)在有項目管理專業(yè)仍然很少，這樣造成項目建設(shè)中的管理與技術(shù)人員都沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)項目管理知識，管理工作更多的是靠經(jīng)驗而不是科學(xué)。另一方面，項目管理的實踐與理論的高度結(jié)合性也決定了學(xué)校培養(yǎng)造就優(yōu)秀項目管理人才方面作用有限，而真正有用的專業(yè)的項目管理培訓(xùn)機構(gòu)又非常缺乏。

　　2、企業(yè)中高層管理人員缺乏對項目以及項目管理深刻的、系統(tǒng)的認識

　　項目管理同其他任何事物一樣，自身也有局限性，如果對這些局限認識不足，項目管理中的潛在風(fēng)險就易被釋放出來。首先，項目管理不是萬能的，不能解決企業(yè)面臨的所有問題，有其必要性和適用性的問題;其次，項目管理容易形成各項目與企業(yè)組織各部門間職能的重復(fù)，從而使項目組織與企業(yè)長期組織之間的優(yōu)先權(quán)經(jīng)常改變，人員流動頻繁，內(nèi)部作業(yè)之間的關(guān)系更緊密，使管理流程變得更加復(fù)雜，項目實施過程中出現(xiàn)沖突和矛盾是極其正常的;第三，項目管理除具有規(guī)范成熟的一套方法外，也強調(diào)用一切靈活的有效的方式解決問題。如果對這3點理解不深，就會出現(xiàn)盲目開展活動、大量組建正式隊伍、機械套用管理方法等導(dǎo)致問題復(fù)雜化并使成本急劇增加的后果。因此項目進展中的種種困難難以克服，項目進度、質(zhì)量、投資以及風(fēng)險難以把握，預(yù)期目標難以實現(xiàn)。

　　3、 項目管理手段落后

　　落后的管理手段使項目管理成效低,工作分解結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)以及資源費用曲線對項目進行計劃控制的方法雖然非常有效.但工作量很大，若采用手工計算與編制，不僅耗時費力.而且效率低、成本高。發(fā)生范圍變更、技術(shù)方案變更時，計劃難以及時變更.計劃管理與控制總是處于被動局面。雖然通用型的項目管理軟件已經(jīng)在工程企業(yè)中得到應(yīng)用，并且效果良好，但還有大多企業(yè)仍采用傳統(tǒng)手工作業(yè)方式管理項目.先進的管理手段未得到廣泛應(yīng)用。

　問題業(yè)務(wù)分析：

　　很多項目執(zhí)行不成功，其相當一部分原因是自身的問題，對項目的過程管控意識、管控能力和管控手段嚴重不足，致使得到的產(chǎn)品和服務(wù)常常與自己的期望相差甚遠，比如：不能有效地評估和選擇項目承包商、對項目的需求描述不完整，且缺乏有效的需求管理、不切實際的項目目標和要求、缺乏與乙方項目人員的有效合作和配合等等。

　　在建設(shè)項目管理過程中，面臨的主要問題有：

　　·項目從立項申請、審批、實施到交工驗收的整個流程環(huán)節(jié)及相關(guān)規(guī)范、標準不清晰

　　·目組織欠缺科學(xué)的項目管理過程以及工具，無法做到每個環(huán)節(jié)透明、可控 ，缺乏執(zhí)行力和檢視機制。

　　·項目管理者難于及時了解項目狀態(tài)和具體執(zhí)行情況，各環(huán)節(jié)信息、文件的查詢、統(tǒng)計困難;項目成員難于及時反饋工作進展，項目中的各種風(fēng)險和問題能及時發(fā)現(xiàn)和解決

　　·項目干系人眾多，項目實施以外包為主，需要很好的溝通提醒機制

　　·領(lǐng)導(dǎo)無法全面了解和及時掌控所有項目和資源狀況，決策缺乏基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持

　　· 如何加強項目監(jiān)管，及時了解項目進度，資金使用等狀態(tài);如何方便管理項目預(yù)算, 項目分包合同資料和合同付款, 直觀了解合同執(zhí)行情況

　　·如何統(tǒng)一管理項目各種文檔資料，方便查詢，并將項目成果文件沉淀到公司知識庫中?

　解決方案：

　　泛普軟件的項目管理系統(tǒng)是組織級的項目管理系統(tǒng)，管理項目啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾的整個生命周期，覆蓋進度、質(zhì)量、成本、資源、風(fēng)險等項目管理的各個要素。泛普工程管理系統(tǒng)可根據(jù)實際情況制定和修改達成目標的項目計劃，逐級分解項目為可操作的具體任務(wù)，統(tǒng)籌調(diào)控各部門資源，實現(xiàn)各單位項目運作能力最大化。

　　泛普軟件的項目管理系統(tǒng)以項目計劃為主線，結(jié)合項目管理中涉及到的進度管理、變更管理、成本管理、風(fēng)險管理、知識管理、人力資源管理等內(nèi)容，對項目活動的過程信息和成果物進行統(tǒng)一管理，最大限度地實現(xiàn)項目資源的合理配置和有效使用，在此基礎(chǔ)上積累甲方項目管理的過程記錄和歷史資料，提高項目外包工作的有效性、主動性和管理成熟度，從而產(chǎn)生良好的經(jīng)濟效益和社會效益

　重點模塊：

　　·項目信息管理：主要用于項目信息錄入，包括項目編號、項目名稱、項目簡介、項目建管模式、參見單位、批復(fù)總投資、招標設(shè)計總投資、批復(fù)建設(shè)總工期、批復(fù)開建時間、批復(fù)永久用地、批復(fù)臨時用地等信息及項目級數(shù)據(jù)權(quán)限管理。

　　·項目資金管理：錄入項目的詳細預(yù)算資金信息，記錄合同實際支付金額，反映資金動態(tài);預(yù)算變更、竣工結(jié)算管理;智能報表分析數(shù)據(jù)

　　·項目進度管理：項目整體進度自動計算，顯示計劃和實際進度偏差的比對，清晰直觀，方便項目經(jīng)理跟蹤和管控項目階段進度和里程碑進度

　　·項目文檔管理：完整的項目文檔生命周期的管理，保證項目交付物質(zhì)量，形成知識沉淀;提供文檔模板，文檔和電子表單可在線編輯，方便快捷

　　·項目合同管理：管理與項目相關(guān)的合同信息以及收/付款計劃;并在項目實施過程中分期錄入實際收/付款記錄;生成項目合同一覽等統(tǒng)計報表

　　·安全管理：主要圍繞工程安全管理要求，將安全臺帳、安全法規(guī)制度、安全設(shè)備、安全問題統(tǒng)一納入管理。

　應(yīng)用效果：

　　通過實施泛普軟件系統(tǒng)，構(gòu)建甲方建設(shè)項目全生命周期管理信息化平臺，實現(xiàn)了如下的目標：

　　滿足企業(yè)多項目管控的需求

　　各種項目不僅是企業(yè)的成本中心，而且是利潤中心。泛普軟件項目管理信息系統(tǒng)輔助企業(yè)決策層、項目管理部門及項目承擔者進行多項目/多層次的管控，有效提高項目的綜合效益，從而達到節(jié)約成本，減少損失，有效控制浪費的目的;同時，公司決策層及管理部門能夠通過信息系統(tǒng)準確、及時地獲取各項目部發(fā)生的全部業(yè)務(wù)信息，從而加強集團公司總部對項目的全方位指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督和考核。

　　滿足企業(yè)標準化、規(guī)范化、流程化管理的需求

　　隨著對企業(yè)精細化管理要求的不斷提高，需要制定標準化、規(guī)范化、流程化及可追溯的項目管理工作體系(包括組織架構(gòu)、工作流程、責(zé)任分配、信息整合等)和暢通的信息溝通渠道。利用泛普軟件項目管理信息系統(tǒng)，將公司決策層制定的管理標準及規(guī)范體現(xiàn)其中，保證系統(tǒng)以標準、規(guī)范的方式支持各管理部門及項目部的日常工作，滿足項目信息準確、快速、高效的在集團公司和各個項目組織之間匯總、審批和共享的需求，從而提高公司管理效率。

　　滿足項目管理工作平臺的需求

　　泛普軟件系統(tǒng)成為各項目組或外包實施單位的工作平臺，既解決項目組或?qū)嵤┎块T的業(yè)務(wù)需求，成為其規(guī)范工作、提高效率的平臺助手，又解決管理部門的分析、管控需求。管控所需數(shù)據(jù)直接由系統(tǒng)從底層項目組或外包實施單位的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動抽取、匯總，不能僅是滿足管理部門需求的數(shù)據(jù)填報系統(tǒng)。