OA系統(tǒng)藍(lán)圖方案階段之項目實施部工作要領(lǐng)

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 OA系統(tǒng)藍(lán)圖方案階段之項目實施部工作要領(lǐng)      
 3.1、第一遍需求分析和方案討論 ①核心工作 ②項目文檔  ③問題、風(fēng)險、對策  
  核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進(jìn)行或無效，可能帶來的后果。 雙方項目經(jīng)理和各部門關(guān)鍵用戶未經(jīng)過討論和確認(rèn)，即到項目領(lǐng)導(dǎo)處，項目領(lǐng)導(dǎo)可能沒有那么多時間參與細(xì)節(jié)討論。
  "雙方項目經(jīng)理，以及客戶方各部門需求負(fù)責(zé)人參與，對藍(lán)圖規(guī)劃和需求文檔進(jìn)行逐一討論。
對確定的內(nèi)容再次確認(rèn)，不明確、不清晰、有分歧的內(nèi)容進(jìn)行討論和溝通，能明確的確定下來，仍不能的明確的提供意見和建議，供項目領(lǐng)導(dǎo)拍板。" 《項目藍(lán)圖框架》2.0版 ★ 2 客戶組織不了這樣的討論會議。 和項目經(jīng)理、項目領(lǐng)導(dǎo)溝通，由他們安排和組織。
   《項目實施方案》1.0版 ★ 3 客戶方推翻以前的訪談內(nèi)容，需求變化，方案在確認(rèn)后客戶內(nèi)部又再次提出異議。 及時記錄，對比訪談時內(nèi)容，即使修改，也讓客戶知道變化的內(nèi)容和工作量，前期的會議紀(jì)要調(diào)研報告很重要，方案更多的是一個整合，所以前期就需要進(jìn)行控制，例如每次會議紀(jì)要均要用戶簽字等策略，做好版本管理，在客戶確認(rèn)之后一定要簽字確認(rèn)，如果涉及異議，會增加我方的工作量，可以作為款項談判的資本。
       
     4 遲遲未確認(rèn)自己部門的需求。 需要有總體計劃，時刻讓用戶知曉每個階段的時間節(jié)點，另在書面提交時和用戶明確超過某個時間范圍則視此方案討論通過
  準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
  確定討論會議的參與人并確定他們參加：     
  1、客戶方項目負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)管理員；     
  2、客戶方各部門需求負(fù)責(zé)人和關(guān)鍵用戶。     
  討論會議的方式：建議封閉式討論。     
  工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例   
  "雙方項目經(jīng)理，以及客戶方各部門需求負(fù)責(zé)人參與，對藍(lán)圖規(guī)劃和需求文檔進(jìn)行逐一討論。
對確定的內(nèi)容再次確認(rèn)，不明確、不清晰、有分歧的內(nèi)容進(jìn)行討論和溝通，能明確的確定下來，仍不能的明確的提供意見和建議，供項目領(lǐng)導(dǎo)拍板。"     
       
       
  各部門對需求文檔進(jìn)行簽字確認(rèn)。     
 3.2、第二遍需求分析和方案討論 ①核心工作 ②項目文檔  ③問題、風(fēng)險、對策  
  核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進(jìn)行或無效，可能帶來的后果。 
  項目領(lǐng)導(dǎo)對不明確、不清晰、有分歧的內(nèi)容進(jìn)行拍板，仍不能確定的，暫時擱置，不納入實施范圍。 《項目藍(lán)圖框架》3.0版 ★ 2 方案太過技術(shù)，客戶不明白具體內(nèi)容。 注重方案的講解，結(jié)合客戶的實際業(yè)務(wù)開展。
  根據(jù)項目領(lǐng)導(dǎo)意見，修改和完善藍(lán)圖規(guī)劃，并編寫項目實施方案，供項目領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。 《項目實施方案》2.0版 ★ 3 方案確認(rèn)人和提交人不是同一人次，很多內(nèi)容重復(fù)討論。 在方案討論之前提出要求，并要求單位的決策人參加，如果出現(xiàn)該問題，可以要求該需求暫不討論，由客戶內(nèi)部確認(rèn)后再行實現(xiàn)。
     4 方案講解人和編寫人不是同一人員，導(dǎo)致理解偏差。 盡量保證調(diào)研人、編寫人和講解人是同一人，如果不是則需要項目經(jīng)理在講解之前做內(nèi)部的統(tǒng)一培訓(xùn)和要求。
     5 領(lǐng)導(dǎo)一直約不到，比如出國了。 郵件、電話等多中方式進(jìn)行。
  準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
  1、提前編寫好藍(lán)圖規(guī)劃和實施方案。     
  2、第一遍討論的項目實施方案，將第一遍未明確的內(nèi)容標(biāo)識清楚，并提供意見。     
       
       
  工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例   
  1、向參會人員講解藍(lán)圖規(guī)劃；     
  2、根據(jù)藍(lán)圖規(guī)劃的內(nèi)容，體系性的講解實施方案；     
  3、提出未明確的內(nèi)容，由領(lǐng)導(dǎo)拍板。仍不能確定的，暫時擱置，不納入實施范圍。     
  4、最終形成藍(lán)圖規(guī)劃文檔和實施方案文檔，提交確認(rèn)。     
 3.3、需求方案簽字確認(rèn) ①核心工作 ②項目文檔  ③問題、風(fēng)險、對策  
  核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進(jìn)行或無效，可能帶來的后果。 方案是系統(tǒng)實現(xiàn)的依據(jù)，沒有簽字就不能進(jìn)行下一步的工作。
  實施方案的簽字文檔是項目推進(jìn)過程中實施階段的依據(jù)，無簽字確認(rèn)的實施方案，項目不能繼續(xù)往下推進(jìn)。 《項目藍(lán)圖框架》確認(rèn)版 ★ 2 客戶不肯簽字或者一直拖延 多次溝通，明確需求不確認(rèn)，后續(xù)工作不能開展，項目整體延期風(fēng)險。根據(jù)與客戶溝通的情況，一般不簽字就不搭建；如果我方處于弱勢，則只能先搭建，但是需要以郵件通知對方讓用戶確認(rèn)此種情況，建議在方案確認(rèn)時給予用戶一定確認(rèn)時間，如果超過時間則視同通過
   《項目實施方案》確認(rèn)版 ★   
     3 每次要求簽字確認(rèn)，客戶不斷提出新的內(nèi)容或者變更內(nèi)容 建議客戶將為討論清楚的部分放到后續(xù)階段來做，目前只做成熟的內(nèi)容；
     4 整體方案過大，項目經(jīng)理無法承擔(dān)責(zé)任。 所有的方案都要求各部門的關(guān)鍵用戶和部門負(fù)責(zé)人簽字，甚至于主管公司領(lǐng)導(dǎo)也需要簽字，之后才能統(tǒng)一交項目領(lǐng)導(dǎo)小組和公司領(lǐng)導(dǎo)。
  準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 5 調(diào)研階段客戶內(nèi)部正在進(jìn)行調(diào)整（組織架構(gòu)/業(yè)務(wù)線等），導(dǎo)致方案確認(rèn)后基本無效。 簽署延期備忘并變更時間計劃，對于增加的實施工作量可以讓客戶自己消化，我方協(xié)助。如果客戶不同意這種方式，可以再增加費(fèi)用或者款項提前給我方支付。
  雙方已經(jīng)討論通過的藍(lán)圖規(guī)劃和實施方案，提交給客戶項目經(jīng)理。   6 "需要公司高層確認(rèn)，確認(rèn)結(jié)果：
1，等待時間很久；                                        2，推翻了很多原先需求。" 由于確認(rèn)導(dǎo)致的延期可以與客戶簽署延期備忘，在與各部門確認(rèn)需求的時候就需要將需求提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。
       
     7 在確認(rèn)過程中又有業(yè)務(wù)部門提出需求，導(dǎo)致無法最終定稿。 新增需求都延后處理，或者達(dá)成替換條件。
       
  工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例   
  跟蹤客戶項目組領(lǐng)導(dǎo)對項目實施方案確認(rèn)的進(jìn)展，若過程中有問題，則及時和項目組領(lǐng)導(dǎo)溝通確認(rèn)。