五、OA系統(tǒng)上線前準備階段工作操作規(guī)則書

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五、OA系統(tǒng)上線前準備階段工作操作規(guī)則書      
5.1、上線前檢查 ①核心工作 ②項目文檔  ③問題、風險、對策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進行或無效，可能帶來的后果。 
 "上線前召開上線前檢查和完善會議，邀請客戶項目組領(lǐng)導、項目經(jīng)理、其他核心項目組成員參加：
一方面是對前期工作的匯報，另一方面是通過溝通運維方便一系列策略、保障、制度，讓客戶方認識是運維的重要性和方法。"   2 系統(tǒng)內(nèi)容空，登陸后無信息 盡量把門戶內(nèi)容在上線前填充滿，并落實每一個元素維護更新人員
    3 上線組織架構(gòu)范圍很廣或模糊，功能范圍也很廣或模糊。 遵循由點到面的策略，先是功能點和小范圍，然后再是大范圍上線。
    4 缺少上線配合制度。 提前準備好項目上線考核制度和激勵機制。
    5 客戶看到的只有流程。 可以給客戶進行功能規(guī)劃，將流程和知識等重新整合成一個應(yīng)用模塊。
 準備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 6 優(yōu)先上線基礎(chǔ)模塊或標準功能，涉及開發(fā)內(nèi)容在充分測試后上線。 開發(fā)內(nèi)容在調(diào)試后再上線，以免沒有考慮到的問題引起上線失敗。
 系統(tǒng)搭建階段的有效工作。   7 缺少系統(tǒng)上線使用說明。 提前準備好系統(tǒng)的使用說明文檔，并放到系統(tǒng)中。
    8 缺少系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份策略以及上線期間應(yīng)急處理方案。 提前做好數(shù)據(jù)的備份策略和上線期間的應(yīng)急處理人員和聯(lián)系方式。
 工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例 9 缺少上線問題支持與解決策略。 提前準備好問題的支持人員和熱線電話，并做好問題的記錄和匯總。
 "1、系統(tǒng)檢查和完善：
A：測試的冗余數(shù)據(jù)清空；
B：門戶內(nèi)容的填充；
C：歷史數(shù)據(jù)的導入；
。。。"     
      
      
 2、系統(tǒng)運維策略、保障和制度的確定；     
 3、系統(tǒng)備份和安全策略的確定；     
 4、檢查領(lǐng)導關(guān)注內(nèi)容，向領(lǐng)導匯報，與關(guān)鍵領(lǐng)導達成一致。     
5.2、上線前培訓準備 ①核心工作 ②項目文檔  ③問題、風險、對策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進行或無效，可能帶來的后果。 
 1、培訓不只是簡單的組織幾場系統(tǒng)使用的培訓！   2 客戶要求泛普軟件提供針對用戶業(yè)務(wù)的操作手冊 泛普軟件無法全面準確的描述用戶的業(yè)務(wù)操作，只能提供系統(tǒng)層面的操作手冊。業(yè)務(wù)操作手冊必須由用戶自行整理，泛普軟件可以提供參考案例。
 2、培訓前進行充分的準備，包括思路、文檔等；   3 客戶要求泛普軟件提供系統(tǒng)使用規(guī)范 泛普軟件可以提供參考案例，但最適合用戶的規(guī)范必須由客戶自行提供
 3、培訓后要進行考核和匯報。   4 客戶要求泛普軟件準備OA，流程管理、知識管理等管理知識概念的培訓資料，并在培訓中講解 項目是做系統(tǒng)實施不是做管理咨詢，可以在操作培訓中簡單進行概念講解。如客戶有此需求，可建議由咨詢部來做專業(yè)的培訓，當然要收取一定的費用。
    5 客戶用戶沒有準備配套制度來保證系統(tǒng)上線 建議客戶準備系統(tǒng)應(yīng)用配套管理制度，獎懲措施，以保證系統(tǒng)上線的順利
    6 文檔模板客戶名稱張冠李戴 務(wù)必仔細檢查培訓方案和時間計劃文件，特別是里面涉及截圖部分，一定要仔細檢查是否存在張冠李戴現(xiàn)象；
 準備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 7 文檔沒有針對性 針對客戶的行業(yè)特點、關(guān)注點來制作對應(yīng)文檔，突出重點來編寫；
 培訓使用的PPT、DEMO、考題等，以及用戶使用規(guī)范、手冊等。   8 文檔完全由泛普軟件項目組來寫，務(wù)必建議部分內(nèi)容要由客戶來編寫起草 跟客戶項目負責人明確培訓文檔包括一些用戶手冊，涉及到行業(yè)管理特點的，需要由客戶的項目組成員來負責起草編寫，這樣文檔的質(zhì)量才能更加貼切客戶本身的管理需求；
    9 單場培訓人員太少，人員不能集中要求多次培訓 和客戶商定培訓計劃，每次要求盡可能多的用戶參加，要求各部門安排關(guān)鍵用戶必須參與
    10 單場培訓人員太多，一旦在現(xiàn)場有人提出系統(tǒng)無法解決的需求，會造成負面影響很快擴散，而且培訓的時間無法控制 單場培訓人員控制在60人以下；同時控制在培訓現(xiàn)場的用戶交流時間，盡量讓有疑問的培訓用戶會議結(jié)束之后單獨溝通；
      
 工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例 11 客戶遲遲不安排培訓上線 盡可能溝通了解不安排培訓的原因，必要時和客戶高層溝通，發(fā)項目風險報告書給客戶。
 "1、雙方先溝通并確定培訓的思路和方案計劃：
A：高層領(lǐng)導、中層管理人員、普通員工分別如何培訓；
B：本地和外地員工分別如何培訓；
C：培訓幾個場次，每個場次多少人；
D：培訓哪些內(nèi)容；
。。。"   12 要求提供長期的現(xiàn)場應(yīng)用培訓指導 只能提供1-3天的現(xiàn)場指導，要求客戶管理員承擔責任
    13 要求提供管理員開發(fā)技術(shù)培訓 看合同是否有此要求，泛普軟件是提供產(chǎn)品化實施，無義務(wù)提供開發(fā)培訓。而且用戶自行修改程序代碼引起的問題，泛普軟件可不處理。
    14 客戶配合不積極，認為培訓的所有準備工作都由泛普軟件來完成 確定培訓方案和相關(guān)文檔，并明確培訓活動中的雙方職責和任務(wù)，各自準備。
 2、培訓材料準備完畢：PPT、DEMO、考題   15 客戶只安排普通員工培訓，不安排中高層以上領(lǐng)導用戶培訓。 "上線培訓是一個非常好的與客戶中高層溝通的計劃，一些理念的灌輸和不合理需求的屏蔽都可以通過上線培訓來做一些鋪墊，如果客戶中高層不參加培訓，一旦上線之后，才把問題暴露出來，勢必造成不良的影響；
和客戶的項目負責人說明上線培訓的重要性和作用；培訓方案注明普通員工培訓和中高層領(lǐng)導培訓講解提綱不同，吸引客戶高層參加；"
 "3、培訓會上同時會講解的文檔：
A：用戶使用手冊；
B：用戶使用規(guī)范；
。。。"     
      
 4、以上工作完成后，按培訓的方案計劃執(zhí)行培訓。   16 參加培訓人員抱著聽一聽的態(tài)度來參加培訓，沒有認真去學習、理解培訓內(nèi)容； 在培訓方案里面注明培訓人員的職責，如列明參加培訓人員負責本部門其他人員的使用指導；及在培訓通知里面把培訓后的練習題一起發(fā)布，讓參加培訓用戶帶著問題來聽講解。
    17 培訓方案和培訓時間確定下來之后，客戶高層一直沒有確認 方案和計劃務(wù)必讓客戶項目負責人簽字確認或者在郵件里面回復確認
5.3、用戶使用培訓 ①核心工作 ②項目文檔  ③問題、風險、對策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 只要有用戶不會就是泛普軟件培訓的責任 培訓是雙向的，只能保證大部分用戶會操作，個別用戶可以通過關(guān)鍵用戶在日常使用中指導
 必須工作。好的培訓工作，可以讓上線的過程中問題更少，因為培訓時已經(jīng)將容易出問題的地方都講的比較清楚。   2 培訓中有用戶提出系統(tǒng)功能問題 系統(tǒng)現(xiàn)上線功能都是前期調(diào)研確認的，并通過測試。
    3 培訓中用戶抱怨學不會或不愿學 提前安排培訓考核，讓用戶知道培訓完是要考核的，不通過公司會有相應(yīng)的懲罰
 準備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 4 所有培訓都要泛普軟件來做 建議前幾次泛普軟件培訓，后幾次用戶管理員培訓泛普軟件協(xié)助，逐步將培訓工作轉(zhuǎn)移到用戶
 以上步驟的有效工作。   5 培訓的時候客戶沒有管理層在現(xiàn)場，部分用戶簽到之后即走開 務(wù)必建議客戶至少每場培訓，IT部管理領(lǐng)導需要在現(xiàn)場
    6 培訓的過程中客戶突然打斷，提出一些系統(tǒng)無法達到的需求點 控制培訓現(xiàn)場，針對這種情況建議提問人員會議結(jié)束之后再進行單獨交流
 工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例 7 培訓沒有側(cè)重點，參加培訓用戶覺得信息量太大 培訓過程中，培訓講師還是要注意抓住重點來講解，吸引用戶的目光；
 1、本地員工培訓：高層領(lǐng)導、中策管理員、普通員工     
 2、外地員工培訓：我方負責培訓、客戶方負責培訓、視頻會議培訓、視頻文件培訓。。。