如何進(jìn)行信息化OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)？

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  項(xiàng)目管理辦公室要明確方向，做好信息化項(xiàng)目群的管理，逐步建立起項(xiàng)目管理體系，提高項(xiàng)目的管理能力，逐步增加管理職能，向更高一級(jí)的項(xiàng)目管理理辦公室努力，保證項(xiàng)目的順利完成和增值。全面信息化設(shè)置項(xiàng)目辦公室對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行支持和管理，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施起到重要促進(jìn)和保障作用，目前信息化進(jìn)入二期推廣和一期功能增強(qiáng)階段，從項(xiàng)目范圍、數(shù)量和團(tuán)隊(duì)人數(shù)方面都成倍增加，如何繼續(xù)發(fā)揮好項(xiàng)目管理辦公室的作用，是我們需要思考的重要問題。

項(xiàng)目管理辦公室在前期項(xiàng)目中起到重要作用。首先在項(xiàng)目服務(wù)和協(xié)調(diào)方面，從項(xiàng)目人員用車、用餐、住宿、通訊等方面提供有力的保證；從人員、辦公場(chǎng)所、物品、工具等方面起到重要作用。其次，在日常管理方面起到重要作用，在項(xiàng)目收發(fā)文、考勤考核、會(huì)議管理、活動(dòng)管理、辦公場(chǎng)所管理方面做了大量工作。第三在項(xiàng)目的管理方面，完成了計(jì)劃的協(xié)調(diào)、匯總與溝通，項(xiàng)目方案制定與推進(jìn)，既定事項(xiàng)跟催，項(xiàng)目文檔管理、項(xiàng)目宣傳等工作。

   從這些方面來說， 項(xiàng)目管理辦公室比較合格，也取得良好效果。隨著項(xiàng)目的升級(jí)，信息化二期項(xiàng)目ERP和CCS系統(tǒng)分別涵蓋各業(yè)務(wù)模塊功能增強(qiáng)開發(fā)和7個(gè)試點(diǎn)企業(yè)的推廣工作，工作面成倍增加，這些都對(duì)項(xiàng)目辦公室提出了更高要求。集團(tuán)總部及其他產(chǎn)業(yè)集團(tuán)、成員企業(yè)對(duì)項(xiàng)目管理辦公室也提出項(xiàng)目管理指導(dǎo)和支持方面的多方面需求。鑒于此，信息化項(xiàng)目管理辦公室不能再局限于對(duì)單個(gè)項(xiàng)目支持和管理作用，應(yīng)面向多個(gè)項(xiàng)目，加強(qiáng)對(duì)多個(gè)項(xiàng)目的管理與控制。需要在以下方面進(jìn)行提高。

  1、項(xiàng)目程序和工作的標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)單個(gè)項(xiàng)目管理和控制。

   項(xiàng)目辦需要梳理從項(xiàng)目的啟動(dòng)，計(jì)劃實(shí)施，控制，驗(yàn)收整個(gè)過程的流程，對(duì)項(xiàng)目中使用的工具和模板進(jìn)行統(tǒng)一整理和優(yōu)化，總結(jié)以往項(xiàng)目知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)確定各項(xiàng)活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)，使項(xiàng)目能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化管理。對(duì)單個(gè)項(xiàng)目加強(qiáng)管理和控制首先從對(duì)項(xiàng)目的計(jì)劃和控制入手，重點(diǎn)檢查項(xiàng)目是否按項(xiàng)目主計(jì)劃在執(zhí)行，關(guān)注項(xiàng)目工作中出現(xiàn)的問題，及項(xiàng)目需要協(xié)調(diào)的資源，并對(duì)項(xiàng)目關(guān)鍵工作的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。如果說我們?cè)谠圏c(diǎn)階段的項(xiàng)目管理是摸著石頭過河，那么在推廣中，要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理和有效控制。

   2、資源的配置和內(nèi)外協(xié)調(diào)。

   合理規(guī)劃配置項(xiàng)目資源，重點(diǎn)關(guān)注關(guān)鍵資源，避免出現(xiàn)資源沖突。作為信息化項(xiàng)目最關(guān)鍵的資源是顧問和業(yè)務(wù)人員，確定各類人員在項(xiàng)目過程中的需求量是資源配置的首要工作。其次是項(xiàng)目組織的會(huì)議安排，項(xiàng)目各方領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間的統(tǒng)籌安排，其它還有一些會(huì)議室、培訓(xùn)教室、食堂、宿舍等等一些硬件的合理安排。在做好資源配置同時(shí)還要注意內(nèi)部各組之間的橫向接口和協(xié)調(diào)，要建立整體觀念，實(shí)現(xiàn)各組的協(xié)同管理，建立溝通機(jī)制，使項(xiàng)目部人員能夠在理念、行動(dòng)方式、溝通方面順利暢通。事實(shí)證明，多數(shù)的問題出現(xiàn)在接口處，因此項(xiàng)目辦要加強(qiáng)各模塊及各組之間接口處的管理。與外部的協(xié)調(diào)方面，項(xiàng)目辦要做好與項(xiàng)目相關(guān)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通，做好與企業(yè)的各個(gè)職能部門的協(xié)調(diào)，做好合作伙伴以及其他的相關(guān)企業(yè)的溝通，爭(zhēng)取對(duì)項(xiàng)目的理解和支持，推動(dòng)項(xiàng)目工作順利進(jìn)展。

  3、重視項(xiàng)目管理方法指導(dǎo)，加強(qiáng)知識(shí)管理。

   項(xiàng)目辦要指導(dǎo)和推動(dòng)各成員企業(yè)項(xiàng)目的開展，總結(jié)實(shí)點(diǎn)單位項(xiàng)目管理的整個(gè)過程，協(xié)助企業(yè)進(jìn)行制定項(xiàng)目總體計(jì)劃，指導(dǎo)項(xiàng)目管理工具和模板的使用。項(xiàng)目辦要加強(qiáng)知識(shí)管理，整理和優(yōu)化項(xiàng)目管理知識(shí)和技能，減小后續(xù)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目執(zhí)行效率，同時(shí)也可以為其他產(chǎn)業(yè)集團(tuán)信息化提供借鑒。事實(shí)證明，一個(gè)項(xiàng)目的知識(shí)積累量占總知識(shí)量的70%，在知識(shí)轉(zhuǎn)移中逐步沉淀，真正能在下個(gè)項(xiàng)目中使用的只有25% ，項(xiàng)目的知識(shí)管理需要項(xiàng)目辦做好每一個(gè)環(huán)