如何破解OA辦公系統(tǒng)實(shí)施的迷局？

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   真有萬能通用的OA辦公系統(tǒng)嗎？ 所謂流程定義和表單定義就可以滿足千變?nèi)f化的管理要求嗎？ 實(shí)施辦公自動化系統(tǒng)的目的和價值究竟是什么？我們的精力和金錢的投入能夠給單位帶來回報嗎？

     中國大多數(shù)企業(yè)和單位處在實(shí)施辦公系統(tǒng)的初級階段，部分廠商的標(biāo)準(zhǔn)化的辦公軟件產(chǎn)品可以快速實(shí)施和上線，完成基本的信息發(fā)布共享、文件流轉(zhuǎn)和信息提示的功能，基本可以滿足用戶簡單需求。但到后期，管理的多變和每個單位的業(yè)務(wù)模式的不同，具體職能部門的需求拓展凸顯出所謂標(biāo)準(zhǔn)化軟件產(chǎn)品的不足，單位的管理模式不可能因?yàn)閷?shí)施一個軟件就全面更改，很多的管理細(xì)節(jié)又無法在實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)版本中體現(xiàn)，使客戶處在了進(jìn)退兩難的境地。甚至有些管理已經(jīng)明細(xì)規(guī)范的單位在辦公系統(tǒng)建設(shè)的初期就會發(fā)現(xiàn)難以找到合適的軟件產(chǎn)品。

     華騰公司積累的十年的辦公系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，深刻體會到了OA系統(tǒng)實(shí)施的這個問題，提出了“工程化產(chǎn)品”的實(shí)施理念，在一個標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的基礎(chǔ)上（保證系統(tǒng)實(shí)施的進(jìn)度，不是完全的從頭開發(fā)）為用戶提供量身定制的開發(fā)服務(wù)（全面的用戶需求調(diào)研和保證將來業(yè)務(wù)變動的可擴(kuò)展的靈活的設(shè)計）。這個理念的實(shí)施使國家廣播電影電視總局在歷經(jīng)兩個廠商的兩次辦公系統(tǒng)實(shí)施失敗后成功運(yùn)行。為其定制開發(fā)的工作任務(wù)上報及監(jiān)督系統(tǒng)、新聞中心系統(tǒng)、值班管理系統(tǒng)等，很好的體現(xiàn)了單位的管理理念。和各系統(tǒng)無縫集成的即時通信模塊和內(nèi)部郵件系統(tǒng)極大提高了溝通的效率。我們?yōu)橛脩籼峁┑某掷m(xù)外包服務(wù)承諾，為用戶的系統(tǒng)正常運(yùn)行和管理變革解除了后顧之憂。  


     所謂辦公系統(tǒng)在國外根本沒有這個概念,工作流和協(xié)作的概念是有的,中國市場上的辦公系統(tǒng)是個模糊的概念,其中的信息發(fā)布,會議管理等模塊功能設(shè)計都很簡單,大多單位如果真正使用都無法正常滿足管理的要求.如會議管理,如果考慮大型會議的組織安排,會議場所,日程,差旅等環(huán)境,所謂標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品都無法使用.再有單位的管理特色,就更無從用起.宣傳所謂的流程定義功能可以滿足用戶的各種管理要求，不需要進(jìn)行二次開發(fā)，可是當(dāng)流程和表單的內(nèi)容需要緊密結(jié)合而決定流轉(zhuǎn)的方向，或者不同的環(huán)節(jié)需要控制表單中的數(shù)據(jù)項(xiàng)的選擇范圍，改變數(shù)據(jù)項(xiàng)的讀寫或者隱藏的權(quán)限時，有時數(shù)據(jù)項(xiàng)的內(nèi)容來自其他系統(tǒng)或者需要復(fù)雜的計算篩選條件時，國內(nèi)大多的所謂“萬能流程定義”根本無法滿足，這樣用戶的精確管理也就達(dá)不到想要的水準(zhǔn)和目標(biāo)。當(dāng)然如果表單不是單一的一個，而是多個相互關(guān)聯(lián)，或者文檔的版本需要控制和繼承，現(xiàn)今各個廠商的工作流沒有幾個可以滿足。

     我們了解眾多知名外企類似的系統(tǒng)都采用產(chǎn)品結(jié)合定制開發(fā)的模式,也是因?yàn)樗麄兩羁汤斫庑畔⑾到y(tǒng)實(shí)施的目的在使管理過程電子化和規(guī)范化,而不是花架子,貪大求全,一步到位.我們認(rèn)為面向客戶的管理流程的開發(fā)和實(shí)施才是企業(yè)辦公自動化走出迷局的關(guān)鍵，也是國外大多企業(yè)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié) 。

作者： 北京華勝龍騰軟件公司售前技術(shù)經(jīng)理 吳城