企業(yè)OA辦公系統(tǒng)建設的幾點建議

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   在很多企業(yè)，公司領導層認為OA辦公系統(tǒng)人員做事務性工作，只是消耗成本的管理部門，不能創(chuàng)造效益。研發(fā)人員及項目經(jīng)理常常對OA辦公系統(tǒng)有反感情緒，認為其不熟悉業(yè)務流程與技術、經(jīng)常要求項目經(jīng)理和研發(fā)人員提交形式化的材料，只審批和監(jiān)控，不能為項目提供良好的服務。一方面與研發(fā)人員觀念有關，同時很重要的是OA辦公系統(tǒng)人員沒有樹立良好的服務意識，提供自己的產(chǎn)品，實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)的價值。筆者認為，OA辦公系統(tǒng)如果明確自己提供的產(chǎn)品與服務，樹立在管理中樹立服務意識，通過建立組織級項目管理體系，可為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造較大的無形價值與效益。

　　1、引進標準與制度落地

　　OA辦公系統(tǒng)可吸取和引進國內外先進的管理理念與標準，如吸收IPD、CMMI、ISO9001、全面預算管理、全面質量管理、六西格瑪、平衡記分卡等國內外先進的管理理念(建議以其中一個體系為框架，其他體系為補充)，通過與行業(yè)背景及公司實際特點結合，建立統(tǒng)一的標準、流程、規(guī)范、模版，使得標準實地化，融入到公司的日常管理流程中，并由OA辦公系統(tǒng)的過程改進人員針對流程與制度運行情況，持續(xù)改進模板與流程，使得企業(yè)的項目管理成熟度不斷提升。

　　2、建立項目管理信息系統(tǒng)

　　隨著企業(yè)內并行項目的增多，項目信息流數(shù)據(jù)的加大，對于項目信息統(tǒng)計分析、工時統(tǒng)計、過程管理等提出了較高的要求。尤其是多人異地開發(fā)同一項目時，急需一套分布式的項目管理信息系統(tǒng)進行任務的統(tǒng)一分發(fā)、完成情況的反饋，將信息流、資金流以項目為單位統(tǒng)一匯總、多項目數(shù)據(jù)分析等。目前微軟EPM、視銳達等項目管理軟件已經(jīng)在部分中小型IT企業(yè)中發(fā)揮一定的作用，為企業(yè)級項目管理信息系統(tǒng)的建設提供了良好的信息平臺。

　　同時OA辦公系統(tǒng)還應引進軟件工程工具，提升研發(fā)效率，如需求管理系統(tǒng)、配置管理系統(tǒng)、缺陷跟蹤系統(tǒng)、構件庫管理系統(tǒng)等，目前IBM的Rational、北大青鳥已在軟件工程工具的提供方面有一定的優(yōu)勢，工欲善其事，必先利其器，軟件工程工具的使用將對研發(fā)效率的提升、研發(fā)管理水平的提升起到重要的作用。

　　3、項目資源協(xié)調與管理

　　由于OA辦公系統(tǒng)獨立于各職能部門，可以進行跨部門的資源協(xié)調與配置，因此在人員、研發(fā)資產(chǎn)、設備、資金等方面，OA辦公系統(tǒng)可根據(jù)項目的優(yōu)先級及資源的可用性進行綜合調配，以實現(xiàn)組織的整體目標。在資源管理方面，OA辦公系統(tǒng)尤其要注意與人力資源部門共同配合，建立公司的項目人才資源庫，對員工技術背景、技術等級、工作年限、項目經(jīng)驗等內容在每個項目結束資源釋放后及時更新，便于項目團隊成立時合格人員的篩選與公司項目人力資源庫的維護與發(fā)展。

　　4、建設項目經(jīng)理梯隊

　　開發(fā)和定制項目管理課程，為項目經(jīng)理提供培訓培訓宣貫是破除阻力，使得公司有共同的項目管理語言與思想，是組織級項目管理落地與執(zhí)行最好的方法。OA辦公系統(tǒng)可通過開發(fā)系列項目管理課程，為公司儲備項目管理人才，還可以配合人力資源部建立項目經(jīng)理能力素質模型與任職資格、建立項目經(jīng)理職業(yè)發(fā)展路徑(助理級、中級、高級項目經(jīng)理)。通過內部競標制等方式，選拔與任命項目經(jīng)理，在企業(yè)內給項目經(jīng)理以寬松和良好的發(fā)展空間。

　　5、數(shù)據(jù)分析與決策支持

　　OA辦公系統(tǒng)是各項目及各職能部門信息匯集的中心，如何利用