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OA系統(tǒng)千根線 CEB格式一針穿

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近日,天津市檔案局和北大方正電子公司共同承擔(dān)的“電子公文文檔格式轉(zhuǎn)換研究及相應(yīng)軟件開發(fā)”項(xiàng)目通過了國家檔案局鑒定,專家認(rèn)為“系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了CEB與XML格式之間的相互轉(zhuǎn)換功能,便于多個(gè)系統(tǒng)之間公文數(shù)據(jù)的交換,有利于電子文件歸檔和移交工作,對(duì)國家檔案信息資源的建設(shè)與共享具有重大的推動(dòng)作用?!?  檔案館成了計(jì)算機(jī)博物館   檔案是一種原生信息,今天已成為重要的戰(zhàn)略資源。天津市檔案局和天津市檔案館是一套班子兩塊牌子,現(xiàn)有館藏檔案755個(gè)全宗、129.6萬卷,資料8000余種、5.4萬多冊(cè),其中有全國聞名的近代天津商會(huì)、天津海關(guān)、天津郵政檔案,還有大批外文檔案。公文從辦理、立卷、歸檔、移交入局(檔案局、館)要經(jīng)歷諸多環(huán)節(jié)和法定時(shí)間段。通常,公文辦完后要送交本單位檔案室分類整理然后存檔,地級(jí)單位的檔案10年后移交地市級(jí)檔案館,天津市屬機(jī)關(guān)的檔案20年后移交天津市檔案館,天津市檔案館存檔至少要100年。隨著電子政務(wù)建設(shè)的深入,不少政府機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)了無紙化或半無紙化辦公;各單位檔案室存一份紙質(zhì)檔案的同時(shí)還存一份電子檔案;但電子檔案的歸檔卻給天津市檔案局提出了新的技術(shù)難題。   由于各單位的OA系統(tǒng)不同,生成的電子公文格式也不同,有的是DOC格式,有的是WPS格式,還有TXT、PDF、PS、S2等格式。天津市檔案局副局長方昀說,天津市檔案局負(fù)責(zé)收管200多個(gè)單位的檔案,各單位送來的電子檔案格式各式各樣,檔案局不得不先把格式不同的電子檔案轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一格式后再歸檔。另一方面,由于IT技術(shù)發(fā)展日新月異,存儲(chǔ)介質(zhì)不斷更新,從磁盤、磁帶到光盤等,硬件設(shè)備更新使得讀取過往電子檔案成了難題,比如五英寸硬盤現(xiàn)在已很難找到讀取設(shè)備,為了跟上技術(shù)發(fā)展潮流檔案館不得不不斷翻新電子檔案。方昀開玩笑說:“長此以往,檔案館變成了計(jì)算機(jī)的博物館。”   能不能找到一種存儲(chǔ)格式既像傳統(tǒng)紙張一樣不受軟硬件發(fā)展的限制永久保存文件,又便于存儲(chǔ)和查詢?據(jù)介紹,目前國家檔案局認(rèn)可的電子檔案格式有TIFF、TXT、PDF及XML等,但每種格式既有自身優(yōu)勢(shì)也有不足。TIFF格式是國際通用的文件格式,可以無損地保存文件信息,但存儲(chǔ)空間極大而且不便于檢索尤其不能上網(wǎng)檢索,因此目前主要用于保存掃描文件、照片等;TXT格式存儲(chǔ)空間極小,但沒有版式,不符合國人的閱讀習(xí)慣,但TXT文件容易被篡改;PDF格式可以“原汁原味”地記錄公文辦理過程信息等,很多國家都用PDF格式保存檔案,但PDF格式是美國Adobe公司的產(chǎn)品,很多檔案記錄的是國家秘密,不可能把記錄國家秘密的技術(shù)寄托在一個(gè)外國公司身上;XML是最新出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)格式,在數(shù)據(jù)交換方面優(yōu)勢(shì)強(qiáng)大但目前的XML格式文件還不能保持原版原式,更何況當(dāng)前用于起草電子公文的軟件多種多樣,現(xiàn)階段幾乎不可能使這些軟件都遵從同一標(biāo)準(zhǔn)。方昀說:“檔案信息化迫切需要研究一種統(tǒng)一的電子公文存儲(chǔ)格式,并通過研制相應(yīng)的軟件,實(shí)現(xiàn)一些主流電子公文格式的轉(zhuǎn)換,讓不同應(yīng)用平臺(tái)下的電子公文能夠互聯(lián)互通,實(shí)現(xiàn)資源共享來發(fā)揮最好的綜合效益?!?  CEB和XML實(shí)現(xiàn)互換   為研究電子文檔的轉(zhuǎn)換格式,2003年國家檔案局技術(shù)部要求天津市檔案局開展 “電子公文文檔格式轉(zhuǎn)換的研究及相應(yīng)軟件的開發(fā)”。天津市檔案局從電子文件歸檔提交方式、保存形式、利用空間、資源共享等方面提出了研究需求,調(diào)研相關(guān)方案和產(chǎn)品后認(rèn)為電子文件在由各機(jī)關(guān)辦公室向檔案室提交時(shí)自動(dòng)轉(zhuǎn)為歸檔文件格式最為方便。在調(diào)研的基礎(chǔ)上,決定選擇CEB版式文件和XML作為最終存檔文件格式,先將公文轉(zhuǎn)成CEB,用于保持版式等,然后CEB格式同步轉(zhuǎn)成XML格式,方便流轉(zhuǎn)。
CEB是Chinese E-paper Basic的縮寫,取意為中文無紙化辦公基礎(chǔ),是北大方正電子公司擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的一種版式文件格式,目前在我國政府機(jī)關(guān)公文處理中應(yīng)用廣泛,國務(wù)院辦公廳與各省、部委之間的值班、簡報(bào)報(bào)送,都采用CEB格式;在國辦內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)中,也采用CEB為歸檔格式。據(jù)介紹,CEB是一種復(fù)合文件格式,由文件的屬性信息和版式信息兩部分組成。屬性信息以XML方式定義,可以通過接口進(jìn)行讀取和設(shè)置;版式信息描述了頁面中呈現(xiàn)的各種內(nèi)容,它規(guī)定了文字、圖形、圖像以及流媒體信息元素的描述方式、屬性及相互的聯(lián)結(jié)關(guān)系,定義了一個(gè)設(shè)備無關(guān)的頁面模型,并定義了一批操作指令把這些元素定位到頁面模型上。目前,政府日常辦公中常用的字處理排版軟件,如WORD、WPS等,生成的所有結(jié)果文件都可以方便地轉(zhuǎn)換成CEB格式,而且能保真、保全文件內(nèi)容,但CEB格式不能逆轉(zhuǎn),也就是說,WPS格式轉(zhuǎn)換成CEB格式后無法再復(fù)原成WPS格式,因而制約了電子文檔的交換和再利用;為此天津市檔案局和北大方正電子公司展開了聯(lián)合技術(shù)攻關(guān)。   經(jīng)過三、四個(gè)月的努力,北大方正電子公司開發(fā)出了CEB2XML技術(shù),實(shí)現(xiàn)了CEB和XML格式的互相轉(zhuǎn)換,即先通過轉(zhuǎn)換模塊(Apabi Maker)把DOC、WPS、TXT、PDF等多種文件格式轉(zhuǎn)換成CEB版式文件格式,然后同步轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)的XML格式,不僅可以將文件印刷過程中的版式保留,與紙質(zhì)文件保持同一性,而且能夠統(tǒng)一為一種格式。專家認(rèn)為,在文檔一體化的實(shí)現(xiàn)方法上,天津市檔案局和北大方正電子公司提出了一種新模式,將多種多樣的電子文檔轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的格式(CEB),再通過CEB轉(zhuǎn)換為符合國家電子公文格式規(guī)范的XML;在存儲(chǔ)中XML便于交換,CEB可以保證文件的原版原式。   去年8月,安裝在天津市政府辦公廳的實(shí)驗(yàn)平臺(tái)投入試運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)了不同應(yīng)用平臺(tái)下產(chǎn)生的電子公文的互聯(lián)互通,解決了應(yīng)用系統(tǒng)現(xiàn)存的歸檔信息資源管理與利用問題。北大方正電子公司高級(jí)工程師張力說,目前生成CEB格式文件的途徑主要有三種,中文2000、WPS、飛騰4.0等軟件可以直接生成CEB格式文件,PS、TIFF、JPEG、S2等格式通過轉(zhuǎn)換模塊(Apabi Maker)生成CEB格式文件,還有個(gè)別格式通過虛擬打印進(jìn)行轉(zhuǎn)換。各單位將存檔文件轉(zhuǎn)換成CEB格式后,傳遞給天津市檔案局;在傳遞的同時(shí),CEB格式同步生成XML格式,轉(zhuǎn)換后的XML格式符合《基于XML的電子公文格式規(guī)范(征求意見稿)》,天津市檔案局以XML格式保存公文,既提高了公文數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)之間的可交換性,又增強(qiáng)了公文數(shù)據(jù)的再利用價(jià)值。   改變檔案管理模式   據(jù)介紹,電子公文文檔格式轉(zhuǎn)換的研究及相應(yīng)軟件的開發(fā)項(xiàng)目通過鑒定后,今年將首先在天津市辦公廳以及塘沽等五個(gè)區(qū)縣試點(diǎn),主要用于天津市檔案局收集電子公文檔案,明年將在天津市區(qū)縣兩級(jí)檔案館推廣,最終實(shí)現(xiàn)所有檔案部門包括檔案館和各機(jī)關(guān)檔案室的互聯(lián)互通。方昀說,目前天津市檔案局正在將幾萬份已經(jīng)公開的檔案制成CEB格式文件,預(yù)計(jì)今年7月將全部發(fā)到互聯(lián)網(wǎng)上,屆時(shí)廣大讀者只要從方正電子公司的網(wǎng)站上免費(fèi)下載CEB閱讀軟件,然后登錄天津檔案網(wǎng)就能在網(wǎng)上查閱檔案。   但能公開的檔案畢竟有限,多數(shù)檔案屬于保密文件,只能在特定的時(shí)間對(duì)特定人群開放。方昀說,把各單位OA系統(tǒng)生成的電子公文轉(zhuǎn)化成CEB格式,收集到天津市檔案館,僅僅是“電子公文文檔格式轉(zhuǎn)換的研究及相應(yīng)軟件的開發(fā)”研究的一部分,接下來天津市檔案局將充分研究電子檔案的開發(fā)利用,例如把各級(jí)別的保密檔案放到電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上,運(yùn)用方正電子的DRM(Digital Rights Management)技術(shù)做到按照部門、人員的不同控制檔案借閱權(quán)限、控制閱讀時(shí)間等,同時(shí)防止政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上的檔案被篡改、復(fù)制等。最終,IT將逐步改變檔案的管理模式,包括檔案管理體制、檔案查閱模式等,不排除將來取消各單位檔案室的可能,因?yàn)樵诰W(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下各單位公文生成后可以直接送到檔案館歸檔,借閱的時(shí)候按權(quán)限從網(wǎng)上調(diào)閱。   改變檔案管理模式是檔案信息化的必然趨勢(shì),但路漫漫其修遠(yuǎn)兮!方昀說,當(dāng)前檔案信息化面臨的首要難題是標(biāo)準(zhǔn)和法律規(guī)范的滯后。例如,有的地方規(guī)定電子檔案的移交期是5年,有的地方的移交期是10年,電子檔案的移交格式更是五花八門。其次是經(jīng)費(fèi)不足。目前,天津市檔案館的電子化能力是一個(gè)月掃描20萬頁紙質(zhì)檔案,按照目前的館藏計(jì)算,僅紙質(zhì)檔案數(shù)字化一項(xiàng)工作就需要100年才能完成,而檔案數(shù)字化滯后的主要原因是經(jīng)費(fèi)不足。再次是掃描技術(shù)滯后。很多舊檔案的紙質(zhì)本身比較脆弱或粗糙,根本無法用目前的高速掃描儀掃描,只能一頁頁手工掃描。   來源:CCW
發(fā)布:2007-05-06 10:19    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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