如何構(gòu)建企業(yè)級OA辦公系統(tǒng)？

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項目管理辦公室（OA辦公系統(tǒng)）已經(jīng)成為各類企業(yè)中專職的項目管理機(jī)構(gòu)的通稱。由于項目管理辦公室在產(chǎn)品、項目、資源三條管理主線上的分布位置不同，其類型也不盡相同。本文中重點(diǎn)討論的方向也就是“企業(yè)級OA辦公系統(tǒng)”，在項目管理三角形中，提示了項目的范圍、時間、成本、質(zhì)量四者之間的關(guān)系。其中任何一個因素的變動，都必然會導(dǎo)致其它因素的變化，因此這個企業(yè)級的大項目所涉及的所有因素，都應(yīng)該是這個OA辦公系統(tǒng)的管理內(nèi)容。

也就是說企業(yè)級的OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該是職能全面與綜合的，必須能夠?qū)ο嗷ビ绊懙母鞣N關(guān)聯(lián)因素做出綜合分析與決策。如果影響項目進(jìn)程的某些因素不在其管理范圍之內(nèi)，那將會大大削弱OA辦公系統(tǒng)的整體協(xié)調(diào)能力。

(1) 項目中的OA辦公系統(tǒng)：在一些大型項目中，由于項目內(nèi)容非常復(fù)雜，各參與方之間協(xié)調(diào)溝通的難度比較高，而且內(nèi)部還可能會進(jìn)一步劃分成若干個子項目，各個子項目之間也需要大量的溝通、協(xié)調(diào)工作。為了保證項目整體的管理和決策，會由各個相關(guān)方共同成立一個OA辦公系統(tǒng)，這種情況針對具體項目的OA辦公系統(tǒng)需要獨(dú)立成立，項目結(jié)束之后隨之撤銷。這類的OA辦公系統(tǒng)只必于項目管理線上，對具體項目負(fù)責(zé)，不屬于企業(yè)級管理的范疇。

(2) 部門級的OA辦公系統(tǒng)：在一些企業(yè)的某些部門（如軟件企業(yè)的實(shí)施部門），也會建立OA辦公系統(tǒng)，管理本部門的多個項目，這種OA辦公系統(tǒng)主要是為部門服務(wù)的，進(jìn)行多項目管理，其管理范圍就是在部門內(nèi)，不能超出部門的職責(zé)范圍。在很多方面的管理上，必須遵守企業(yè)其它管理部門所制定的規(guī)章制度，主要的目的還是為了協(xié)助管理好部門內(nèi)的各個項目，做一些跨項目協(xié)調(diào)的工作，進(jìn)行多項目管理。這已經(jīng)涉及到了產(chǎn)品管理和資源管理，但還是分布在項目管理線上，還不能算是企業(yè)級的。

(3) 企業(yè)級的OA辦公系統(tǒng)：在企業(yè)中是一個相對獨(dú)立的管理部門，主要負(fù)責(zé)企業(yè)中項目相關(guān)的管理工作，除了要對企業(yè)中的多個項目進(jìn)行跟蹤、在項目間協(xié)調(diào)資源，還要考慮企業(yè)的項目管理體系建設(shè)。例如：企業(yè)的項目管理制度和流程的制定、項目經(jīng)理隊伍的培養(yǎng)、企業(yè)級項目管理信息系統(tǒng)的管理等。從整體上提高企業(yè)中項目的績效，為項目的管理建立外部環(huán)境，而且一般還會負(fù)責(zé)多項目的項目組合管理，對企業(yè)面臨的眾多項目排定優(yōu)先級來進(jìn)行選擇，以保證項目的選擇與企業(yè)的戰(zhàn)略一致。這樣的OA辦公系統(tǒng)能夠在不同程度上對產(chǎn)品管理、項目管理和資源管理產(chǎn)生影響，其位置處于三條管理線的交匯處。

  雖然OA辦公系統(tǒng)核心是要管理項目，但不能因此而將自己局限在項目過程本身。OA辦公系統(tǒng)實(shí)際上是企業(yè)的三條管理線的交點(diǎn)，所以，除了關(guān)注企業(yè)的項目過程管理之外，還要關(guān)注企業(yè)的資源管理，甚至是企業(yè)的產(chǎn)品管理。因?yàn)轫椖坎皇枪铝⒌?，產(chǎn)品管理和資源管理的規(guī)范和要求，也會影響到項目過程。那么如何構(gòu)建企業(yè)級的OA辦公系統(tǒng)呢？

(1)構(gòu)建企業(yè)級OA辦公系統(tǒng)的前提：

A、企業(yè)應(yīng)該是比較倚重項目管理的方式，屬于強(qiáng)矩陣或項目式的項目組織方式；

B、企業(yè)將項目管理能力視為其核心管理能力之一；

C、企業(yè)的管理高層對項目管理高度重視，需要通過一個組織來匯總、過濾項目信息，并協(xié)助管理項目；

D、企業(yè)能力為OA辦公系統(tǒng)提供足夠的預(yù)算。

注意：OA辦公系統(tǒng)不是構(gòu)建企業(yè)級項目管理體系的必要條件，只是在某些情況下能夠起到比較好的促進(jìn)作用。

(2) 企業(yè)級OA辦公系統(tǒng)的常見職責(zé)：

A、建立并維護(hù)企業(yè)項目管理的方法論，幫助企業(yè)中的項目追求最佳的項目管理實(shí)踐；

B、建立并實(shí)施一系列通用的項目管理過程和模板，避免每個項目經(jīng)理都要自己獨(dú)立建一套；可以使項目經(jīng)理更快的啟動項目，同時通過對企業(yè)中項目實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，不斷