淺談項目管理辦公室OA辦公系統(tǒng)的價值

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對企業(yè)內(nèi)部正在進行的所有項目的狀況進行報告是項目管理辦公室(OA辦公系統(tǒng))提供的一項特色服務(wù)。從表面上看，這種服務(wù)似乎微不足道。畢竟，你只需要讓項目經(jīng)理按照一定的格式和時間要求向你發(fā)送項目報告就可以了。然而，如果你曾經(jīng)有過讓很多人向你發(fā)送信息的經(jīng)歷，你就會了解，接下來的事情會很浪費時間的。

我們可以說，OA辦公系統(tǒng)要對所有正在進行的、還處于未決狀態(tài)的以及已經(jīng)完成的項目進行完整、全面的追蹤和報告。OA辦公系統(tǒng)還必須與管理層一起對報告的內(nèi)容進行界定。有的企業(yè)喜歡對項目狀況進行單一、直觀的描述，利用綠(良好)、黃(注意)和紅(問題)三種顏色來從整體上顯示項目狀況。如果看報告的人想要了解更多的信息，那么他就要到項目經(jīng)理那里請教。

　　還有一些企業(yè)喜歡對項目狀況進行全面的描述。如果看報告的人想要了解什么問題，那么他可以直接在報告中找到答案，而不必再去項目經(jīng)理那里請教。下面讓我們來看看很多OA辦公系統(tǒng)提供的一般服務(wù)：了解項目狀況并制成報告。

　　1、了解項目狀況會遇到的問題

　　了解企業(yè)的項目狀況看上去可能是很簡單的一件事。OA辦公系統(tǒng)只需要收集和整理信息，然后再制成報告就可以了。然而，同所有依賴于人力進行的活動一樣，了解企業(yè)的項目狀況也是看事容易做事難。OA辦公系統(tǒng)在了解項目狀況時可能會遇到下面這些挑戰(zhàn)。

　　(1)時間問題

　　沒有哪個項目經(jīng)理能夠在你需要的第一時間向你提供項目狀況信息。1990年，我曾經(jīng)和一名負責(zé)Y2K項目的管理員進行了交流，他告訴我說，收集半個月的狀況信息要花費他至少八個小時的時間。如果是你要進行這項工作的話，是不是通常要把它安排在幾乎所有工作任務(wù)的最后來完成呢?

　　(2)準確性問題

　　在很多情況下，收集到的信息是不準確的。例如，你可能已經(jīng)注意到了，項目小組下一個月的工作計劃同上一個月的工作計劃可能是相同的，這說明報告信息的人只是把以前報告過的信息又重新報告了一遍。同樣，你可能也注意到了，項目經(jīng)理總是會報告說項目按照預(yù)計工期進展的很好，即使并不是所有的工作都能如期完成。通常，即使信息準確及時，你也會發(fā)現(xiàn)問題，那就是信息不完整。例如，你所得到的信息可能非常簡要，并不能讓你對整個項目的狀況有完整的了解。

　　2、克服狀況報告會遇到的問題

　　當然，這些問題必須而且能夠得到克服。下面這些行動可能會對OA辦公系統(tǒng)有所幫助：

　　說明信息的使用者和用途。這一點非常重要。如果一個人感覺不到自己提供的信息的使用價值，他就不愿意花時間去提供信息。如果他知道了信息的使用者是誰，就會對這件事更加重視。清楚自己需要的信息的內(nèi)容和用途。不要收集那些與報告內(nèi)容無關(guān)的信息。提出正當要求。你在獲取信息時可能會面臨來自各個方面的挑戰(zhàn)，但只要你的要求是正當?shù)?，就不要讓任何人以不知道為借口來拒絕你。明確要進一步了解的問題。讓項目經(jīng)理知道對哪些問題你想有進一步的了解，希望他們能夠在報告中明確這些問題，這樣就不用再去找他們請教了。在必要的情況下運用管理手段。如果你覺得OA辦公系統(tǒng)每月用在信息報告上的時間太多了，那么就可以適當?shù)倪\用管理手段。

3、證明自身價值

OA辦公系統(tǒng)如果不能對項目管理的價值進行追蹤和量化，就無法證明自身的價值。在企業(yè)內(nèi)部，OA辦公系統(tǒng)是唯一能夠?qū)菊谶M行的所有項目有全面了解的部門。通常，項目管理價值是OA辦公系統(tǒng)價值的間接反映。例如，在一定時期內(nèi)按照預(yù)定目標完成的項目越多，就證明項目管理的價值越大，從而也就體現(xiàn)出了OA辦公系統(tǒng)的價值。

　 4、確定項目管理的價值

　　OA辦公系統(tǒng)面臨的最