淺談協(xié)同OA的應(yīng)用成功率

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  一直以來，關(guān)于協(xié)同OA應(yīng)用成功率的討論始終未曾停息。即便是在協(xié)同管理軟件的技術(shù)和功能都相對成熟的今天，企業(yè)用戶應(yīng)用的失敗案例仍然屢見不鮮。多家企業(yè)，都實施了不同廠商的協(xié)同OA產(chǎn)品，雖然品牌各異，但共性卻是均未得到充分的應(yīng)用。有些僅僅成為了企業(yè)內(nèi)部收發(fā)郵件的工具，有些則徹底淪為擺設(shè)，數(shù)月都無人登錄。

　　造成應(yīng)用失敗的“元兇”究竟是誰?用戶還是廠商?對此，一些業(yè)內(nèi)專家曾指出，對于管理軟件的應(yīng)用來說，三分看軟件，七分看管理。軟件產(chǎn)品本身僅僅是一個載體，一個工具，真正的價值體現(xiàn)是軟件當中蘊含的管理思想，實施過程中的流程再造，以及使用當中的管理創(chuàng)新等一些列落地行為。這些便對協(xié)同軟件廠商的咨詢和實施能力提出了更高的要求。

　　因此，作為協(xié)同OA的提供商，除了為用戶提供可用的產(chǎn)品外，管理咨詢和實施服務(wù)的“軟”能力越來越成為企業(yè)選型時著重考量的因素。在創(chuàng)新不斷、追求效率的今天，片面的技術(shù)能力已經(jīng)不再是打動企業(yè)的萬靈藥，軟件背后體現(xiàn)出來的管理思想和實際運用的實力，才是幫助用戶用對、用好、用活OA的關(guān)鍵點。

　　首先，許多企業(yè)認為，把公司現(xiàn)有流程轉(zhuǎn)移到協(xié)同OA平臺上，便可以實現(xiàn)協(xié)同管理信息化了，這種思想大錯而特錯。目前，國內(nèi)協(xié)同OA產(chǎn)品的基本功能都相對統(tǒng)一，例如，文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報表、會議管理、車輛管理等。但是，一個切實可用的高效協(xié)同OA系統(tǒng)在實施過程中，如若將企業(yè)未經(jīng)有序梳理和優(yōu)化的現(xiàn)有辦公流程生搬硬套在新的協(xié)同OA系統(tǒng)中，其使用結(jié)果往往會與初衷大相徑庭。協(xié)同軟件廠商首先要正視自身所處的位置，不要以單純的軟件提供商自封。技術(shù)人員首先要是一個管理咨詢專家，在需求調(diào)研過程中，可以對企業(yè)的組織架構(gòu)、權(quán)限分級、流程優(yōu)化等管理環(huán)節(jié)進行有效建議和規(guī)劃。并通過其他成功案例的經(jīng)驗分享，最大限度的降低企業(yè)管理信息化風(fēng)險。

　　其次，一些企業(yè)在上馬協(xié)同OA系統(tǒng)時，采取由IT部門大包大攬的方式，這也為最終應(yīng)用失敗埋下了隱患。流程的適用和規(guī)范性是保障協(xié)同OA是否可以迅速在企業(yè)內(nèi)部得到普及應(yīng)用的根本。對于企業(yè)管理層而言，流程意味著在企業(yè)內(nèi)部建立規(guī)范統(tǒng)一的運作模式，對于企業(yè)普通員工而言，有流程便有了可以遵循的辦公方式。可以說，流程是對企業(yè)內(nèi)部最佳運營的規(guī)范和固化。企業(yè)的協(xié)同OA流程只有經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部各個部門間的充分溝通和推進才可以實現(xiàn)切實有效的應(yīng)用價值，避免“爛尾樓”工程的出現(xiàn)。

　　最后，也是企業(yè)用戶最為關(guān)心的“如何將協(xié)同OA的價值最大化釋放”。在咨詢和實施過程中，企業(yè)必須做到對協(xié)同OA流程的全面梳理和管理問題糾正。繼而，采取適合企業(yè)實際情況的最佳方案，從而建立起一個動態(tài)、規(guī)范、高效、易用的企業(yè)流程管理體系。并通過對企業(yè)現(xiàn)有流程重組實現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化和高效運作，以流程帶動信息、物資和資金在企業(yè)內(nèi)部無障礙地流轉(zhuǎn)，排除信息孤島。