如何防止郵件數(shù)據(jù)的丟失

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電子郵件由于其速度快、便宜、容量大等等優(yōu)勢正在逐漸替代書面郵件。在企業(yè)中，電子郵件更是企業(yè)管理者少不了的一個工具。但是，隨著電子郵件的推廣，也帶來了一個新的問題。如不少電子郵件用戶發(fā)現(xiàn)，由于誤刪除等等原因，電子郵件會丟失。故他們希望CIO能夠設(shè)計一套完善的郵件數(shù)據(jù)保護機制，來保障電子郵件數(shù)據(jù)不被丟失。確實，國內(nèi)很多企業(yè)在電子郵件數(shù)據(jù)的保護措施上做的并不到位。其實這并不是技術(shù)上面部性。一方面是因為用戶可能沒有把防止郵件丟失這件事情放在心上;二是因為安全與便利性可能存在一定的沖突，當(dāng)他們發(fā)生矛盾時用戶會選擇便利性。正是因為這些原因，用戶一開始并不重視對郵件數(shù)據(jù)的保護。當(dāng)發(fā)現(xiàn)郵件丟失了，才懊悔不及。為此，筆者這里就給大家介紹幾個絕招，來幫助大家防止郵件的意外丟失。

一、重要郵件最好保存在服務(wù)器上。

現(xiàn)在接收郵件主要有兩種方式。一是從網(wǎng)頁中直接進入郵箱服務(wù)器進行收取;二是通過郵箱客戶端去讀取郵件。這兩種方式比較，通過客戶端來收取郵件相對來說便利一點。為此，大部分企業(yè)現(xiàn)在都是通過郵件客戶端來收取郵件的。不過在郵件客戶端收取郵件時，有一個比較特殊的設(shè)置，即用戶可以選擇郵件收取后是否要在服務(wù)器上保留郵件備份。

如果選擇保存的話，那么即時在客戶端上收取郵件在服務(wù)器上仍然會有這個郵件的備份;甚至在客戶端上刪除的話，電子郵件仍然不會從服務(wù)器上刪除。但是，這有一個不利因素，即如果企業(yè)垃圾郵件控制不力的話，由于服務(wù)器上的郵件并不會隨著客戶端郵件刪除而刪除，故很容易導(dǎo)致用戶郵箱爆滿。而如果用戶郵箱滿了的話，會造成一個很嚴重的后果，即收不到新的郵件。故在郵箱服務(wù)器上保留郵件備份有好也有壞。

如果選擇客戶端接收郵件后再服務(wù)器上刪除的話，那么當(dāng)客戶端上接收郵件后，電子郵件同時從郵箱服務(wù)器中刪除。如此的話，當(dāng)客戶端出現(xiàn)故障打不開郵件時，因為郵箱服務(wù)器中郵件已經(jīng)刪除，用戶將不能夠恢復(fù)原有的郵件。這會給用戶帶來很大的損失。不過有時候即使刪除電子郵件也是必須的，因為這可以防止由于垃圾郵件、廣告郵件等原因造成郵箱的爆滿，而導(dǎo)致郵箱拒絕接收新的郵件。

所以，保存或者刪除兩種方式，都不是很好的管理方法。筆者現(xiàn)在采取的是有選擇的刪除方式。即當(dāng)客戶端從服務(wù)器下載郵件之后，服務(wù)器并不會刪除郵件。但是如果在客戶端上把某個郵件刪除了，在客戶端會把這個信息傳遞給郵箱服務(wù)器，那么服務(wù)器也會同步把這個郵件給刪除了。如此的話，在客戶端上刪除的一些無用的郵件，就不會一直存放在郵箱服務(wù)器中了。從而就可以防止因為垃圾郵件等原因造成的郵箱爆滿的問題。同時也可以讓一些重要的郵件在服務(wù)器上保留備份，從而提高電子郵件數(shù)據(jù)的安全性?，F(xiàn)在大部分郵件客戶端，都有類似的設(shè)置。筆者建議CIO在部署郵箱應(yīng)用的話，可以參考這種配置。

二、防止郵箱爆滿導(dǎo)致郵箱拒收郵件。

無論是企業(yè)自己的郵箱服務(wù)器，還是租用他人的服務(wù)器，管理員往往會給用戶一個容量上的限制。否則的話，硬盤的空間很容易被用光。但是，這會產(chǎn)生一個負面作用。即如果某個用戶的郵箱滿了的話，則很可能會導(dǎo)致郵件的拒收。用戶在發(fā)郵件時基本上都會遇到郵件被拒收的情況，這大部分原因就是因為對方郵箱滿了的原因所造成的。當(dāng)用戶的郵箱拒收對方的郵件時，就有可能一些重要的信息用戶收不到，從而給企業(yè)用戶造成不必要的損失。

為了防止郵箱爆滿而拒收郵件，CIO該采取什么措施來防治出現(xiàn)這種情況呢?筆者現(xiàn)在是采用了如下幾個方式。

一是郵箱容量自動提示功能。筆者現(xiàn)在給每個用戶的郵箱容量為1000M。如果郵件內(nèi)容中沒有圖片等要素的話，這個容量基本上可以滿足用戶的需求。但是有時候員工需要通過郵箱來發(fā)送圖片，那么這個空間的使用量就要比較高。筆者為了防止用戶郵箱爆滿，在郵箱容量上進行了自動監(jiān)視。當(dāng)郵箱的剩余空間容量不到10%的時候，系統(tǒng)就會發(fā)郵件告知用戶以及郵箱系統(tǒng)管理員，告知這個用戶的郵箱快滿了，要及時清理郵箱。同時會提醒用戶如果郵箱滿了的話會拒收所有的郵件。通過這個措施可以提醒用戶及時的清理郵件，防止不比要的損失。當(dāng)然，如果員工覺得郵箱服務(wù)器中的郵件都是很重要的，那么可以向系統(tǒng)管理員申請，夸大郵箱容量。

二是設(shè)置用戶可以在客戶端中刪除郵箱服務(wù)器中的郵件。大部分用戶喜歡在客戶端中刪除郵件。有時候用戶往往會發(fā)生疑問，說他們明明已經(jīng)刪除了郵件，為什么服務(wù)器上還有呢?原來他們只是在客戶端上刪除郵件，沒有在服務(wù)器端上刪除。并不是所有的客戶端都支持客戶端與服務(wù)器同時刪除郵件的功能。如有一種郵件現(xiàn)在為MAP，它就不支持這個功能。為此CIO在選擇郵箱客戶端以及郵件協(xié)議的時候，最好能夠采用支持在客戶端刪除郵箱服務(wù)器郵件的功能。即在客戶端上刪除郵件的時候，同時從服務(wù)器上刪除。如現(xiàn)在常用的POP3等郵件協(xié)議都支持這個功能。

　三是通過對附件大小的限制，來避免郵箱空間被過度占用。筆者在郵箱服務(wù)器中，對接收郵件與發(fā)送郵件的附件大小都作了控制。一般情況下，郵件附件的大小不能夠超過2M。如果超過的話，就會過濾掉附件的內(nèi)容。同時，會向用戶反饋錯誤信息。如果用戶有特殊需要的話，那也可以向管理員申請。管理員會根據(jù)用戶的需要，然后調(diào)整郵件附件的大小。不過通常情況下都會對其附件大小進行設(shè)置，而不會給其一個無限的附件大小。

四是對于拒收或者拒發(fā)的郵件要給用戶一個提示信息。在服務(wù)器上可以對此進行設(shè)置。如果郵箱服務(wù)器拒收某個郵件但是又沒有給發(fā)送方提供提示的話，那么發(fā)送方以為用戶已經(jīng)接收到郵件了，其實用戶卻沒有收到。此時就會發(fā)生數(shù)據(jù)的丟失，從而造成不必要的損失。為此筆者建議，在服務(wù)器上最好開啟這個提示信息的選項，當(dāng)郵件不能夠正常接收或者發(fā)送的話，要給用戶一個提示信息。

三、病毒防火墻的設(shè)置。

現(xiàn)在病毒四處橫行。郵件也是病毒傳播的一個很好的途徑。為了保障郵件病毒不對企業(yè)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生危害，企業(yè)往往采取病毒防火墻，來對郵件進行掃描。筆者企業(yè)也部署了病毒防火墻，最大限度的把病毒郵件隔離出來。不過病毒防火墻如果設(shè)置不當(dāng)?shù)脑挘瑒t可能會給造成郵件的丟失。

如有些病毒防火墻的工作原理比較簡單。當(dāng)發(fā)現(xiàn)郵件中有帶病毒的附件時，就會把整封郵件封殺掉，根本不從接收郵件。但是我都知道，病毒防火墻其有時候也會誤傷好人，會把不帶病毒郵件當(dāng)作有病毒，從而拒絕接收。如此的話，就會給用戶造成損失。為此筆者認為，在病毒防火墻的設(shè)置上，最好能夠人性化一點。即不能夠讓郵件病毒危害企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，同時也要能夠防止郵件被不正常的阻擋。

如當(dāng)病毒防火墻遇到郵件有病毒的情況，仍然可以接收郵件，不過會進行特殊的處理。如發(fā)現(xiàn)是附件有病毒，那么病毒防火墻或者郵箱服務(wù)器只會隔離附件，但是郵件的正文仍然可以到達目的地。并且會給用戶一個提示信息，就說郵件的附件懷疑有病毒被隔離。從而給用戶一個提醒。如果用戶確定這個附件是安全的，那么可以叫系統(tǒng)管理員來解決。另外，被攔截的郵件最好能夠在病毒防火墻或者郵箱服務(wù)器那邊能夠找到備份。也就是說，郵箱服務(wù)器會接收任何郵件，即使郵件中有病毒。只是當(dāng)他認為郵件有病毒的話，不會轉(zhuǎn)發(fā)給用戶，而是放在郵箱服務(wù)器的隔離區(qū)內(nèi)。如此當(dāng)用戶對郵件是否有病毒有疑問，或者確實需要這封郵件時，則管理員仍然可從郵箱服務(wù)器的管理區(qū)內(nèi)查找郵件。所以病毒防火墻或者在服務(wù)器上實現(xiàn)的垃圾郵件攔截策略等等，最好都能夠讓服務(wù)器先接收病毒或者垃圾郵件，只是不轉(zhuǎn)發(fā)給用戶。如此后續(xù)操作就有一個緩沖的余地。畢竟病毒防火墻或者郵箱服務(wù)器的垃圾郵件策略判斷并不是百分之百的準確。(ctocio)