房地產(chǎn)企業(yè)如何選擇OA辦公軟件系統(tǒng)

一房地產(chǎn)行業(yè)信息化分析近年來，由于國家宏觀調(diào)控和市場變化，中國房地產(chǎn)行業(yè)目前處在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的環(huán)境。從外部來看，房地產(chǎn)市場需求復(fù)雜多變，競爭空前劇烈，房地產(chǎn)行業(yè)的產(chǎn)業(yè)環(huán)境日趨嚴(yán)峻。從經(jīng)營特點(diǎn)來看，房地產(chǎn)行業(yè)是典型的資金密集型行業(yè)，投資大，開發(fā)專業(yè)性強(qiáng)，業(yè)務(wù)活動(dòng)涉及面廣，操作過程相當(dāng)復(fù)雜，成本控制越來越難。房地產(chǎn)企業(yè)普遍對快速擴(kuò)張中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和保持企業(yè)持續(xù)快速增長十分重視。因此，眾多房地產(chǎn)企業(yè)管理者都在關(guān)注：如何明晰并有效控制每一個(gè)環(huán)節(jié)的資源運(yùn)用并贏得大戰(zhàn)略？如何保持財(cái)務(wù)穩(wěn)健，保障資金效用最大化？如何有效控制變革并利用信息化工具驅(qū)動(dòng)管理創(chuàng)新？
房地產(chǎn)行業(yè)造就了一批有中國特色的成功企業(yè)家，但在這個(gè)行業(yè)要想把“偶然”的成功變成“必然”的發(fā)展壯大， 對于房地產(chǎn)行業(yè)的經(jīng)營者和管理者來說，借助信息化這個(gè)管理平臺是一種有效途徑，在管理中創(chuàng)造科技利潤。
先知先覺的地產(chǎn)航母，如南方萬科、北方萬達(dá)等企業(yè)在經(jīng)歷了多年的信息化探索后，已經(jīng)把信息建設(shè)從支持、服務(wù)層面提升到動(dòng)態(tài)管理、數(shù)據(jù)分析、過程監(jiān)控、決策支持和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度。但大多數(shù)房地產(chǎn)企業(yè)在應(yīng)用信息化管理平臺方面，還處于低級階段，
如同諸多傳統(tǒng)行業(yè)信息化變遷史，房地產(chǎn)行業(yè)在經(jīng)歷了高速增長期之后，必然要考慮精細(xì)化管理戰(zhàn)略。在目前的市場政策下，必然強(qiáng)者逾強(qiáng)，而無法適應(yīng)市場變化和沒有及時(shí)應(yīng)用創(chuàng)新管理手段的房地產(chǎn)企業(yè)也將面臨更大的危機(jī)。也因此，企業(yè)的管理信息化與IT規(guī)劃，早晚必將擺上房地產(chǎn)老總們的議事日程。
據(jù)了解，國內(nèi)一些大型房產(chǎn)集團(tuán)已經(jīng)擬就了未來三五年內(nèi)的信息化發(fā)展方向。房地產(chǎn)業(yè)是公認(rèn)的上下產(chǎn)業(yè)鏈長、數(shù)據(jù)量大、投資周期長、不確定性和風(fēng)險(xiǎn)程度高的行業(yè)。而傳統(tǒng)的以紙為載體的溝通方式層次多、效率低、費(fèi)用高，而且極易因信息溝通失誤造成損失。項(xiàng)目成本中的3－5％是由于信息失誤導(dǎo)致的，其中使用錯(cuò)誤或過期圖紙?jiān)斐傻恼?0％。對重要數(shù)據(jù)的電子化和數(shù)據(jù)共享的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），以及在此基礎(chǔ)上完成各部門之間的協(xié)作，成為房地產(chǎn)行業(yè)信息化的第一步。
二辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在房地產(chǎn)行業(yè)中的主要作用
2.1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）的定義
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（ＯＡ）是OFFICE AUTOMATION的縮寫，本意為利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。ＯＡ從最初的以大規(guī)模采用復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備為標(biāo)志的初級階段，發(fā)展到今天的以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)為標(biāo)志的現(xiàn)階段，對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。
ＯＡ軟件的目的是解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項(xiàng)的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f，ＯＡ軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇，更集中關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，是企業(yè)提高整體運(yùn)轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具
此外，從更高層面上說，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一種承載企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理思想的工具，它一方面使領(lǐng)導(dǎo)的管理思想和意圖盡快通過軟件的功能傳遞到員工之中；另一方面收集企業(yè)內(nèi)部各種信息來反饋給領(lǐng)導(dǎo)以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。從而成為使整個(gè)企業(yè)良性運(yùn)轉(zhuǎn)的紐帶。
2.2.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的具體應(yīng)用效果
極大的提高工作效率
OA系統(tǒng)的上線運(yùn)行，可以使工作人員不用拿著各種文件,申請,單據(jù)在各部門跑來跑去,等候?qū)徟?簽字,蓋章.這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。此外，各種事務(wù)的處理可以完全脫離地域空間的限制，只要有網(wǎng)絡(luò)，我們的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部事務(wù)的處理，真正逃脫辦公室的桎梏。
節(jié)省運(yùn)營成本
最主要是時(shí)間成本，此外還有紙張，電話，傳真等等，此類成本的節(jié)省率會(huì)隨著房地產(chǎn)企業(yè)規(guī)模的增長而提高。機(jī)構(gòu)越龐大，所產(chǎn)生的節(jié)省效果越明顯。
規(guī)范房地產(chǎn)企業(yè)的管理
最主要是把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序,比如:公文會(huì)簽,計(jì)劃日志,用款報(bào)銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行。
提高企業(yè)競爭力,凝聚力
員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺.無疑,企業(yè)的內(nèi)部的凝聚力將大大增強(qiáng)。
使決策變得迅速科學(xué)
高層決策不再是不了解情況,缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事,而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。
總之，對于企業(yè)的老板來說，OA是決策支持系統(tǒng),能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù).對于中層管理者來說OA是信息管理系統(tǒng),而對于普通員工來說，OA又是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA能夠?yàn)槠髽I(yè)的管理人員和普通員工提供良好的辦公手段和環(huán)境,使之準(zhǔn)確,高效,愉快的工作。
三房地產(chǎn)業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能規(guī)劃
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)多年，在行政事業(yè)單位和企業(yè)都有著廣泛的使用。但是和行政事業(yè)單位的應(yīng)用不同的是，企業(yè)是以贏利為最終目標(biāo)的，信息化建設(shè)必須服從和服務(wù)于這個(gè)目標(biāo)。因此，在企業(yè)中建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，應(yīng)將企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建成一個(gè)為企業(yè)全面信息化管理服務(wù)的平臺。具體到房地產(chǎn)行業(yè)，這樣的平臺應(yīng)具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
3.1.功能多樣性
房地產(chǎn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所具有的特性，要求它至少應(yīng)包括以下的功能：
    辦公管理：包括工作流程控制，文件管理，檔案管理，會(huì)議管理，日程安排，活動(dòng)安排，等；
    內(nèi)部業(yè)務(wù)管理：包括計(jì)劃管理，客戶管理，安全管理，質(zhì)量管理，工程、維修管理，車輛管理，招投標(biāo)管理，銷售管理，人力資源管理，采購管理等；
    系統(tǒng)公共平臺：在這個(gè)平臺上，房地產(chǎn)各獨(dú)立的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)能夠有機(jī)地聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)信息的高度共享和各類數(shù)據(jù)的分類、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析等功能；
    遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，房地產(chǎn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該具有開放性和互聯(lián)性的特點(diǎn)，支持經(jīng)理人員及決策者的異地遠(yuǎn)程辦公，支持集團(tuán)化房地產(chǎn)的異地信息共享。
3.2.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是聯(lián)接其它各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的紐帶
房地產(chǎn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)內(nèi)外信息的高度共享和合理有序流動(dòng)為核心。通過對工作流的分析，將其它以核算為核心的業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合起來，利用即時(shí)通訊在各部門之間進(jìn)行聯(lián)系。在保證信息的安全性、一致性、及時(shí)性的基礎(chǔ)上，最終使信息在各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)之間安全、順暢地流動(dòng)，達(dá)到提高工作效率，優(yōu)化管理，節(jié)約運(yùn)營成本的目的。
3.3.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是整個(gè)信息系統(tǒng)的決策中心
通過房地產(chǎn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所建立起來的開放性平臺，可以方便地獲得房地產(chǎn)的銷售管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，并通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)特有的數(shù)據(jù)分類、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行加工和處理，使房地產(chǎn)企業(yè)的管理人員和決策者能夠及時(shí)準(zhǔn)確地掌握房地產(chǎn)經(jīng)營各個(gè)環(huán)節(jié)的變化情況，為科學(xué)決策提供充分的依據(jù)。