肩負(fù)起OA項(xiàng)目建設(shè)的職責(zé)的同時(shí)，不少CIO卻充滿(mǎn)激情地沖向陷阱

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CIO的項(xiàng)目陷阱是什么？
CIO通常是OA項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，中國(guó)的OA應(yīng)用發(fā)展史可謂成也CIO敗也CIO，在組織賦予CIO肩負(fù)起OA項(xiàng)目建設(shè)的職責(zé)的同時(shí)，不少CIO卻充滿(mǎn)激情地沖向陷阱。
陷阱一：缺乏長(zhǎng)期規(guī)劃
有些CIO一般有當(dāng)前的項(xiàng)目規(guī)劃，而無(wú)長(zhǎng)期戰(zhàn)略規(guī)劃，為項(xiàng)目的早夭埋下了伏筆。詳情參見(jiàn)第7問(wèn)：如何進(jìn)行實(shí)施階段規(guī)劃
陷阱二：需求貪大求全
如果你堅(jiān)信自己采集的需求是一種客觀(guān)的需求，是必須被100%滿(mǎn)足的需求，那么你就離失敗不遠(yuǎn)了。
如何認(rèn)識(shí)自己的需求？
99.99%的OA需求都是發(fā)白紙給所有人采集匯總而得來(lái)的，以這樣形式采集匯總的需求造就了中國(guó)過(guò)去近20年幾乎所有的OA都走項(xiàng)目化或者看著別人的OA還湊合拿來(lái)就用。如果你也是這樣整理需求的，那簡(jiǎn)直就是自殺，這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子。
把一疊白紙發(fā)給單位內(nèi)各個(gè)部門(mén)的10天后，或許你收到了他們的書(shū)面反饋，那么來(lái)讓我們仔細(xì)看看這份需求吧。
也許每個(gè)部門(mén)都提出了自己的需求，詳細(xì)無(wú)比，里面不僅是一個(gè)個(gè)以自我為中心的要求，而且充滿(mǎn)著本來(lái)應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范疇的應(yīng)用需求，甚至包涵著個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的軟件嗜好。這些本位主義需求從來(lái)沒(méi)有考慮別人的應(yīng)用感受，只想著用起軟件來(lái)自己更輕松，把任何沒(méi)有用計(jì)算機(jī)處理的事情都推給OA。依照這種需求，世上沒(méi)有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿(mǎn)足，甚至同行用的不錯(cuò)的軟件也無(wú)法對(duì)你做到這一點(diǎn)。面對(duì)這些需求中復(fù)雜的術(shù)語(yǔ)和深?yuàn)W晦澀的部門(mén)業(yè)務(wù)概念，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的你未必能夠逐一甄別。你千萬(wàn)不可以簡(jiǎn)單地裝訂成冊(cè)提交供應(yīng)商，讓他就這樣去寫(xiě)應(yīng)對(duì)方案，依據(jù)這樣的需求開(kāi)發(fā)出來(lái)的OA軟件，可能功能看上去非常豐富，但實(shí)際上形成了一個(gè)個(gè)以部門(mén)為中心的應(yīng)用孤島。第一代的OA都是這么出生的，最后大家用起來(lái)一頭霧水，這些看上去都是我們想要的功能為何總感覺(jué)那么別扭？問(wèn)題到底出在哪？
我們研究發(fā)現(xiàn)這類(lèi)OA普遍存在一個(gè)問(wèn)題：如果我們要以整個(gè)組織高效協(xié)同為目標(biāo)，那么那個(gè)把我們協(xié)同在一起的功能是哪個(gè)？
請(qǐng)不要輕率地回答這個(gè)問(wèn)題，你說(shuō)用公文？別逗了，公文只有組織中不到10%經(jīng)常用；文檔？文檔可以分享，不過(guò)文檔不能主動(dòng)產(chǎn)生協(xié)同；IM？IM好像不能進(jìn)行表單審批吧；郵件？郵件能作流程化審批嗎？郵件能使得整個(gè)組織共享嗎？郵件用于要事的授權(quán)你既不知道過(guò)程也不知道結(jié)果你能放心嗎？要用郵件來(lái)完成組織的日常協(xié)同我們還作OA項(xiàng)目干什么？
所以你必須這么去整理需求，從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來(lái)，對(duì)本位主義一概放到后面，先找到一個(gè)組織共性的需求，然后才是關(guān)鍵部門(mén)的需求，最后才是重要角色的需求。這么說(shuō)是不是太抽象了？沒(méi)關(guān)系，你只要認(rèn)識(shí)這個(gè)邏輯就行了。因?yàn)槲覀兇蠹s研究了中國(guó)數(shù)十家OA廠(chǎng)商，走訪(fǎng)了數(shù)十家OA成功或失敗的客戶(hù)，仔細(xì)評(píng)估了超過(guò)200種常見(jiàn)OA的功能菜單，最后找到了那個(gè)共性的需求，我們發(fā)現(xiàn)它可能有成千上萬(wàn)種表現(xiàn)形式，但把其本質(zhì)提煉出來(lái)就只有一個(gè)詞最貼切地表達(dá)這個(gè)需求，那個(gè)詞叫協(xié)同。這類(lèi)需求的共性只有幾個(gè)要素，包涵協(xié)同角色、協(xié)同訴求、協(xié)同流程規(guī)則、協(xié)同過(guò)程狀態(tài)、協(xié)同資源需求、協(xié)同結(jié)果，無(wú)論你是什么行業(yè)，在什么樣規(guī)模的組織，處于什么樣的崗位級(jí)別，你日常的行為幾乎80%可以歸結(jié)為這個(gè)需求。
所以你在選型的時(shí)候一定要看，這個(gè)OA是否有這樣的一個(gè)功能能夠滿(mǎn)足這個(gè)共性需求！
另外你可能有其他各種需求，有你敬畏的上級(jí)提出的，有強(qiáng)勢(shì)部門(mén)提出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù)難度和實(shí)施難度可能有天壤之別，你必須衡量敬重緩急以及其需求是否滿(mǎn)足對(duì)全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無(wú)把握項(xiàng)目主干進(jìn)度的節(jié)奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補(bǔ)丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。
“∑匯總式”需求對(duì)OA項(xiàng)目建設(shè)的副作用，缺乏共性需求的抽象提煉，主次部分，輕重不分，緩急不分，這必將導(dǎo)致前期實(shí)施目標(biāo)點(diǎn)過(guò)多，局部各自興奮，全局一盤(pán)散沙的局面，事實(shí)上你將成為需求平均主義泛濫的犧牲品，喪失把控實(shí)施進(jìn)度的節(jié)奏的能力。

陷阱三：實(shí)現(xiàn)急功近利
如果你認(rèn)為軟件只要會(huì)編程就能作，那你可就大錯(cuò)特錯(cuò)了！隔壁鄰居家的高中男孩就能干的事情是寫(xiě)程序，屬于個(gè)人娛樂(lè)，和攝影愛(ài)好差不多。而軟件是包含責(zé)任關(guān)系的商品，需要復(fù)雜的支撐體系。軟件業(yè)已經(jīng)發(fā)展到工程學(xué)的水平，擁有嚴(yán)格的環(huán)節(jié)分工和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。從需求開(kāi)始，有專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行需求的采集、提煉、評(píng)估，形成應(yīng)用的“概念設(shè)計(jì)”，經(jīng)過(guò)評(píng)審后，技術(shù)高手會(huì)充分考慮諸多因素后提出“構(gòu)架設(shè)計(jì)”，評(píng)審后才會(huì)到開(kāi)發(fā)部形成 “應(yīng)用設(shè)計(jì)”，評(píng)審后才會(huì)有“代碼開(kāi)發(fā)”，然后是“功能測(cè)試”(諸如白盒測(cè)試、黑盒測(cè)試、性能測(cè)試、壓力測(cè)試、環(huán)境測(cè)試、安裝測(cè)試等)，然后才能交給你。這期間，所有的環(huán)節(jié)都應(yīng)該是最優(yōu)質(zhì)的人力資源在保障質(zhì)量，所以你千萬(wàn)不要指望找到一個(gè)非常廉價(jià)還百依百順的供應(yīng)商，根據(jù)你的指令快速而完美地幫你達(dá)成目標(biāo)。
陷阱四：選擇片面求新
對(duì)新技術(shù)的片面性追求常常導(dǎo)致項(xiàng)目成為了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（特別是CIO）自?shī)首詷?lè)的畸形產(chǎn)物，即使探索的精神無(wú)可厚非，但是畢竟嘗試性的技術(shù)探索對(duì)于組織應(yīng)用所期望的穩(wěn)定性、實(shí)用性無(wú)疑是高風(fēng)險(xiǎn)和高成本的。不少項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)認(rèn)為“最新的技術(shù)”＝“最先進(jìn)的技術(shù)”。這種認(rèn)知是非常片面的。
在我們看來(lái)，所謂技術(shù)先進(jìn)性的價(jià)值不在于先進(jìn)本身，（許多CIO會(huì)認(rèn)為，使用新發(fā)明的技術(shù)就是先進(jìn)的標(biāo)志，這實(shí)在是本末倒置了，全球銀行業(yè)和證券業(yè)用的技術(shù)至少都落后于新技術(shù)好幾年）而在于先進(jìn)對(duì)擴(kuò)展性、性能、安全性、集成性、易用性（常被CIO所忽視其實(shí)對(duì)終端客戶(hù)的影響排在第一位）等諸多應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和升級(jí)成本的抑制。而且由于協(xié)同管理軟件的價(jià)值并不僅僅依賴(lài)軟件本身，其布署過(guò)程和應(yīng)用推進(jìn)能力也對(duì)其價(jià)值發(fā)揮起到至關(guān)重要的作用。我們絕不能忽視這樣的現(xiàn)象――同樣的軟件在不同的單位對(duì)價(jià)值有截然不同的評(píng)估，所謂花巨資上馬的大型軟件成為擺設(shè)的情況比比皆是。我們相信CIO對(duì)于軟件的評(píng)估側(cè)重應(yīng)用和技術(shù)是理性的，但我們也同時(shí)注意到，CIO對(duì)于推動(dòng)組織建立新型工作行為模式的艱巨性和挑戰(zhàn)性的重視程度不夠，常在對(duì)未來(lái)技術(shù)應(yīng)用發(fā)展趨勢(shì)的無(wú)限可能性的苦思冥想中忽略了組織與協(xié)調(diào)成本，導(dǎo)致系統(tǒng)實(shí)施成為踏入泥潭的第一步。只有對(duì)諸如布署的階段性、短期用戶(hù)學(xué)習(xí)、中期應(yīng)用感受、長(zhǎng)期需求發(fā)展、總體擁有成本等諸多方面與軟件本身的綜合形成的價(jià)值觀(guān)和方法論是否適合特點(diǎn)的客戶(hù)才是評(píng)估所謂先進(jìn)性的標(biāo)準(zhǔn)。
陷阱五：實(shí)施缺乏導(dǎo)向
實(shí)施被不少CIO理解為軟件開(kāi)放、安裝調(diào)試、培訓(xùn)、測(cè)試、上線(xiàn)這一類(lèi)的事務(wù)，但我們認(rèn)為這不是實(shí)施，至少實(shí)施的目標(biāo)錯(cuò)了，不是結(jié)束一個(gè)軟件的部署過(guò)程，而是在這個(gè)過(guò)程中達(dá)成管理提升的目的，如果是前面所說(shuō)的工作是必需的過(guò)程，那么達(dá)成管理目標(biāo)才是實(shí)施的結(jié)果。遺憾的是，極少才有CIO在實(shí)施計(jì)劃中明確地提出管理提升目標(biāo)，最高的層次也就是具體枝節(jié)需求的滿(mǎn)足。最理想的結(jié)果也就是安裝了一套對(duì)大家沒(méi)有價(jià)值感受的軟件！