泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)協(xié)同平臺-費用報銷操作指南

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泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)項目實施文檔
協(xié)同平臺-費用報銷操作指南

文檔作者： 
創(chuàng)建日期： 2010-1-11
確認日期： 
當前版本： 1.1
拷貝數(shù)量： 1

OA辦公自動化軟件費用報銷操作指南
（一）費用報銷概要
 

（二）企業(yè)辦公系統(tǒng)業(yè)務類別及費用項目
序號 業(yè)務類別 費用項目 歸口管理部門
1 工資性支出 工資性支出 人力資源處
2 工會經(jīng)費 工會經(jīng)費 
3 勞動保險費 勞動保險費（喪葬補助） 
4  勞動保險費（離退休費用） 
5  勞動保險費（工傷鑒定） 生產(chǎn)安全處
6  勞動保險費（其他費用） 
7 修理費 修理費（車輛修理） 生產(chǎn)安全處
8  修理費（房屋建筑修理） 
9  修理費（設備、器具修理） 
10  修理費（其他修理） 
11 水電費 水費 生產(chǎn)安全處
12  電費 生產(chǎn)安全處
13 行政性開支 培訓費 人力資源處
14  計劃生育費 人力資源處
15  誤餐費（誤餐津貼） 人力資源處
16  誤餐費（食堂就餐費） 辦公室
17  辦公費（辦公電話費） 物業(yè)
18  辦公費（通訊費補助） 辦公室
19  辦公費（辦公用品） 
20  辦公費（打字復印費） 
21  辦公費（書報費） 辦公室
22  辦公費（其他） 
23  差旅費 
24  交通費 
25  招待費 辦公室
26  會務費 
28  審計費 
29  物業(yè)管理費 
30  機物料消耗（紙張費用） 
31  機物料消耗（印刷費） 
32  機物料消耗（其他） 
33  低值易耗品攤銷（工具的攤銷） 
34  低值易耗品攤銷（辦公用具） 
35  低值易耗品攤銷（其他） 
36  運輸費（車輛保險及附加費） 生產(chǎn)安全處
37  運輸費（搬運費） 
38  運輸費（路橋、停車費） 
39  運輸費（汽油費） 生產(chǎn)安全處
40  運輸費（其他） 
41  勞動保護費（防暑降溫費） 生產(chǎn)安全處
42  勞動保護費（勞動保護用品） 生產(chǎn)安全處
43  勞動保護費（安全、消防費） 保衛(wèi)處
44  勞動保護費（其他） 
45  租賃費（通信線路租賃費） 信息中心
46  租賃費（土地租賃費） 
47  租賃費（房屋租賃費） 
48  租賃費（其他） 
49  信息系統(tǒng)維護費 
50  財產(chǎn)保險費 
51  檢測費 
52  廣告費 
53  宣傳費 
54  銷售服務費用 
55  咨詢費 
56  其他 

（三）協(xié)同辦公OA管理系統(tǒng)日常業(yè)務規(guī)程

  1、OA管理系統(tǒng)借款規(guī)程
 應用對象 所有員工
業(yè)務適用范圍 各類除差旅借款外的所有借款業(yè)務
操作步驟 1、 借款人填寫借款單：填寫必要的信息提交即可；
2、 歸口部門管理費用項目審批流程：
獨立核算單位：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>財務審核—>單位負責人審批—>歸口費用管理部門負責人審核
非獨立核單位、處室：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>歸口費用管理部門負責人審核—>總會計審核—>常務副總審核—>董事長審批（金額超三十萬以上）
3、 其他費用項目審批流程：
獨立核算單位：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>財務審核—>單位負責人審批
非獨立核單位、處室：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>總會計審核—>常務副總審核—>董事長審批（金額超三十萬以上）
4、 借款單審批審批通過后，借款單狀態(tài)變?yōu)閷徟ㄟ^，新增的借款單會在提交環(huán)節(jié)扣除預算，如果在費用申請環(huán)節(jié)已經(jīng)扣除預算，則不再扣除，系統(tǒng)根據(jù)金額大小自動追加或者返還預算；
5、 出納在出納系統(tǒng)付款單里，通過“拉式生成”按鈕，找到借款單，根據(jù)借款單生成付款單；
6、 出納付款單確認付款；
7、 財務根據(jù)已付款的付款單，生成付款憑證。
付款憑證分錄如下：
借：備用金或人個借款科目
       貸：現(xiàn)金或銀行存款

操作步驟：
第一步：在[協(xié)同平臺]-[費用管理]-[借款單]-[借款單新增]，雙擊借款單新增選擇費用申請單關聯(lián)生成借款單。
 
 

第二步：借款單審批。審批在消息中心—任務—未處理中選擇單據(jù)審批消息，點擊“處理”進行審批。
 
審批人在多級審批界面，選擇當前審批處理意見，處理策略以及填寫審批意見加以說明，最后點擊“提交審批結果”完成審批工作，審批完成后，系統(tǒng)會按配置的審批工作流進行下一節(jié)點審批工作。（各節(jié)點審批請參考此操作）
 
第三步：借款單審批通過后，系統(tǒng)將借款單狀態(tài)設為審批通過。
 
第四步：財務通過“關聯(lián)生成”方式，根據(jù)借款單生成付款單；
 
或者從付款單里通過“拉式生成”。
 
2、辦公自動化系統(tǒng)借款單報銷還款規(guī)程
 應用對象 所有員工
業(yè)務適用范圍 員工借款單報銷還款業(yè)務分以下幾種情況：
第一種情況：報銷金額等于借款金額，直接生成報銷憑證。
第二種情況：報銷金額大于借款金額，需進行付現(xiàn)處理。
第三種情況：報銷金額小于借款金額，需進行歸還部分款處理。
第四種情況：報銷后尚有余額，或者不報銷直接還款的情況。
操作步驟 第一種情況：報銷金額等于借款金額，直接生成報銷憑證。
步驟1：報銷申請人填寫費用報銷單，可根據(jù)借款單關聯(lián)生成費用報銷單，并確認報銷金額后，提交單據(jù)審批。
步驟2：歸口部門管理費用項目審批流程：
獨立核算單位：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>財務審核—>單位負責人審批—>歸口費用管理部門負責人審核
非獨立核單位、處室：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>歸口費用管理部門負責人審核—>總會計審核—>常務副總審核—>董事長審批（金額超三十萬以上）
其他費用項目審批流程：
獨立核算單位：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>財務審核—>單位負責人審批
非獨立核單位、處室：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>總會計審核—>常務副總審核—>董事長審批（金額超三十萬以上）
步驟3：費用報銷單審批通過后，財務根據(jù)費用報銷單生成報銷沖帳憑證。
沖帳憑證：
借：費用科目
   貸：個人借款科目
第二種情況：報銷金額大于借款金額，需進行付現(xiàn)處理。（借款單允許超額報銷）
步驟1：根據(jù)借款單生成費用報銷單，并確認報銷金額后，提交單據(jù)審批；
步驟2：費用報銷單審批（同上）；
步驟3：費用報銷單審批通過后，財務根據(jù)費用報銷單生成付款單。
步驟4：出納對已生成付款單進行審批并確認付款。
步驟5：出納確認付款后，財務可根據(jù)付款單生成付款憑證；
付款憑證分錄：
借：費用科目
    貸：現(xiàn)金或銀行存款
步驟6：同時財務根據(jù)費用報銷單生成報銷沖帳憑證。
沖帳憑證分錄：
借：費用科目
   貸：個人借款科目

第三種情況：報銷金額小于借款金額，需進行歸還部分款處理。
步驟1：根據(jù)借款單生成費用報銷單，并確認報銷金額后，提交單據(jù)審批；
步驟2：費用報銷單審批（同上）；
步驟3：費用報銷單審批通過后，財務根據(jù)費用報銷單生成報銷沖帳憑證。
沖帳憑證分錄：
借：費用科目
   貸：個人借款科目
步驟4：借款人還款時，出納在借款單序時簿中進行“還款”操作，系統(tǒng)生成負數(shù)的付款單；
步驟5：出納對生成的付款單審批并確認付款；
步驟6：財務根據(jù)已付款的負數(shù)付款單生成還款憑證；
還款憑證分錄：
借：現(xiàn)金
   貸：個人借款科目

第四種情況：在OA辦公系統(tǒng)中不報銷，直接現(xiàn)金還款。
步驟1：借款人還款時，出納在借款單序時簿中進行“還款”操作，系統(tǒng)生成負數(shù)的付款單；
步驟2：出納對生成的付款單審批并確認付款；
步驟3：財務根據(jù)已付款的負數(shù)付款單生成還款憑證；
還款憑證分錄：
借：現(xiàn)金
   貸：個人借款科目

3、不與借款關聯(lián)，直接進行費用報銷規(guī)程
應用對象 所有員工
業(yè)務適用范圍 不與借款關聯(lián)，直接進行費用報銷業(yè)務
操作步驟 1、 新費用報銷單據(jù)，填寫相應的單據(jù)信息；
2、 歸口部門管理費用項目審批流程：
獨立核算單位：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>財務審核—>單位負責人審批—>歸口費用管理部門負責人審核
非獨立核單位、處室：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>歸口費用管理部門負責人審核—>總會計審核—>常務副總審核—>董事長審批（金額超三十萬以上）
其他費用項目審批流程：
獨立核算單位：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>財務審核—>單位負責人審批
非獨立核單位、處室：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>總會計審核—>常務副總審核—>董事長審批（金額超三十萬以上）
3、 費用報銷單審批結束后，將審批結果發(fā)送消息給制單人；
4、 財務根據(jù)費用報銷單生成付款單；
5、 出納對生成的付款單進行審批并確認付款；
6、 財務根據(jù)已確認付款的付款單生成付款憑證。
付款單生成憑證分錄：
借：費用科目
    貸：銀行存款

4、出差申請單規(guī)程
OA系統(tǒng)應用對象 所有員工
業(yè)務適用范圍 用于員工平時出差含出差借款申請。
操作步驟 1、 申請人填寫出差申請單：填寫必要的信息提交審批；
2、出差申請單審批流程：
（1）機關科級及以下人員：所在部門負責人審核—>分管領導審批
（2）中層以上：分管領導審核—>總經(jīng)理審批
3、出差申請單審批通過后，將審批結果發(fā)送消息給制單人；
4、制單人需根據(jù)出差申請單進行出差借款或差旅報銷時，可“關聯(lián)生成”出差借款單或差旅報銷單；

5、出差借款規(guī)程
 應用對象 所有員工
業(yè)務適用范圍 僅用于員工出差借款業(yè)務
操作步驟 1、 借款人填寫出差借款單：填寫必要的信息提交即可；
2、 歸口部門管理費用項目審批流程：
獨立核算單位：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>財務審核—>單位負責人審批—>歸口費用管理部門負責人審核
非獨立核單位、處室：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>歸口費用管理部門負責人審核—>總會計審核—>常務副總審核—>董事長審批（金額超三十萬以上）
其他費用項目審批流程：
獨立核算單位：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>財務審核—>單位負責人審批
非獨立核單位、處室：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>總會計審核—>常務副總審核—>董事長審批（金額超三十萬以上）
3、出差借款單審批審批通過后，將審批結果發(fā)送消息給制單人；
4、出納通過“拉式生成”方式，根據(jù)出差借款單生成付款單；
5、出納付款單審批；
8、 出納付款單確認付款；
9、 財務根據(jù)已付款的付款單，生成付款憑證。
付款憑證分錄如下：
借：人個借款科目
       貸：現(xiàn)金或銀行存款

協(xié)同OA辦公軟件操作步驟：
第一步：可從出差申請單關聯(lián)生成，或者在新增的時候拉式生成
 
第二步：點擊要關聯(lián)生成的申請單后確定，出差通常費用有：差旅費（出差費）、差旅費（交通費），如果有招待費、汽油費、會議費，可放在一張申請單上填寫，如下圖所示：
 
第三步：進入工作流審批，有招待費、汽油費時，流程會有辦公室、生產(chǎn)安全處歸口處室部門負責人進行審批，審批完成之后才可進入下一步付款及還款業(yè)務處理。
6、在企業(yè)OA辦公系統(tǒng)出差借款單報銷還款規(guī)程
 應用對象 所有員工
業(yè)務適用范圍 員工出差借款單報銷還款業(yè)務分以下幾種情況：
第一種情況：報銷金額等于借款金額，直接生成報銷憑證。
第二種情況：報銷金額大于借款金額，需進行付現(xiàn)處理。
第三種情況：報銷金額小于借款金額，需進行歸還部分款處理。
第四種情況：報銷后尚有余額，或者不報銷直接還款的情況。
操作步驟 第一種情況：報銷金額等于借款金額，直接生成報銷憑證。
步驟1：報銷申請人填寫差旅報銷單，可根據(jù)出差借款單關聯(lián)生成差旅報銷單，并確認報銷金額后，提交單據(jù)審批。
步驟2：含有歸口部門管理費用項目（如招待費、汽油費、培訓費時）審批流程：
獨立核算單位：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>財務審核—>單位負責人審批—>歸口費用管理部門負責人審核
非獨立核單位、處室：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>歸口費用管理部門負責人審核—>總會計審核—>常務副總審核—>董事長審批（金額超三十萬以上）
其他差旅費用項目（差旅費、交通費、會務費、路橋停車費）審批流程：
獨立核算單位：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>財務審核—>單位負責人審批
非獨立核單位、處室：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>總會計審核—>常務副總審核—>董事長審批（金額超三十萬以上）
步驟3：差旅報銷單審批通過后，財務根據(jù)差旅報銷單生成報銷沖帳憑證。
沖帳憑證：
借：費用科目
   貸：個人借款科目
第二種情況：報銷金額大于借款金額，需進行付現(xiàn)處理。（借款單允許超額報銷）
步驟1：根據(jù)出差借款單生成差旅報銷單，并確認報銷金額后，提交單據(jù)審批；
步驟2：差旅報銷單審批流（同上）；
步驟3：差旅報銷單審批通過后，財務根據(jù)差旅報銷單生成付款單。
步驟4：出納對已生成付款單進行審批并確認付款。
步驟5：出納確認付款后，財務可根據(jù)付款單生成付款憑證；
付款憑證分錄：
借：費用科目
    貸：現(xiàn)金或銀行存款
步驟6：同時財務根據(jù)差旅報銷單生成報銷沖帳憑證。
沖帳憑證分錄：
借：費用科目
   貸：個人借款科目

第三種情況：報銷金額小于借款金額，需進行歸還部分款處理。
步驟1：根據(jù)出差借款單生成差旅報銷單，并確認報銷金額后，提交單據(jù)審批；
步驟2：差旅報銷單審批流（同上）；
步驟3：差旅報銷單審批通過后，財務根據(jù)差旅報銷單生成報銷沖帳憑證。
沖帳憑證分錄：
借：費用科目
   貸：個人借款科目
步驟4：出差借款人還款時，出納在出差借款單序時簿中進行“還款”操作，系統(tǒng)生成負數(shù)的付款單；
步驟5：出納對生成的付款單審批并確認付款；
步驟6：財務根據(jù)已付款的負數(shù)付款單生成還款憑證；
還款憑證分錄：
借：現(xiàn)金
   貸：個人借款科目

第四種情況：不報銷，直接現(xiàn)金還款。
步驟1：借款人還款時，出納在出差借款單序時簿中進行“還款”操作，系統(tǒng)生成負數(shù)的付款單；
步驟2：出納對生成的付款單審批并確認付款；
步驟3：財務根據(jù)已付款的負數(shù)付款單生成還款憑證；
還款憑證分錄：
借：現(xiàn)金
   貸：個人借款科目
7、不與借款關聯(lián)，由出差申請單生成差旅費用報銷單規(guī)程
應用對象 所有員工
業(yè)務適用范圍 由出差申請單生成差旅費用報銷業(yè)務
操作步驟 1、 通過出差申請單關聯(lián)生成；
2、 含有歸口部門管理費用項目（如招待費、汽油費、培訓費時）審批流程：
獨立核算單位：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>財務審核—>單位負責人審批—>歸口費用管理部門負責人審核
非獨立核單位、處室：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>歸口費用管理部門負責人審核—>總會計審核—>常務副總審核—>董事長審批（金額超三十萬以上）
其他差旅費用項目（差旅費、交通費、會務費、路橋停車費）審批流程：
獨立核算單位：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>財務審核—>單位負責人審批
非獨立核單位、處室：填單人提交（單據(jù)備注里填證明人姓名）—>部門負責人審核—>總會計審核—>常務副總審核—>董事長審批（金額超三十萬以上）
3、 差旅費用報銷單審批結束后，將審批結果發(fā)送消息給制單人；
4、 財務根據(jù)差旅費用報銷單生成付款單；
5、 出納對生成的付款單進行審批并確認付款；
6、 財務根據(jù)已確認付款的付款單生成付款憑證。
付款單生成憑證分錄：
借：差旅費用科目
    貸：銀行存款

生成差旅費用報銷單操作步驟：
第一步：可從費用申請單關聯(lián)生成（有借款的情況下從出差借款單生成），或者新增差旅費用報銷單時拉式生成；
 
第二步：填寫條分錄的費用明細，同出差借款單相同，如果有招待費、汽油費、會議費，可放在一張申請單上填寫；
 
第三步：提交后進入工作流，有招待費、汽油費時，需要到辦公室、生產(chǎn)安全處歸口處室部門負責人進行審批
 
附件一：

預算、報銷人員權限名單