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泛普OA系統(tǒng)公文交換

1、實(shí)現(xiàn)泛普OA系統(tǒng)系統(tǒng)與多個(gè)外部系統(tǒng)間的公文交換；
2、為泛普OA系統(tǒng)系統(tǒng)設(shè)定可與外部系統(tǒng)交換的公文流程，當(dāng)設(shè)定流程到達(dá)歸檔節(jié)點(diǎn)，由系統(tǒng)自動(dòng)或?qū)Ｈ藢⒐牡恼募案郊l(fā)送到外部單位的FTP服務(wù)器目錄；
3、外部系統(tǒng)在對(duì)接收到公文后，對(duì)公文進(jìn)行處理，并返回狀態(tài)給泛普OA系統(tǒng)系統(tǒng)。外部系統(tǒng)可能拒收或退回公文；
4、泛普OA系統(tǒng)系統(tǒng)對(duì)于接收到的公文交換狀態(tài)，如果是拒收或退回的，可重新選擇外部單位后發(fā)送；
       5、泛普OA系統(tǒng)系統(tǒng)也可接收來(lái)自外部系統(tǒng)的新交換公文。對(duì)新接收到的公文交換，系統(tǒng)可使用接收的公文來(lái)創(chuàng)建指定流程，并返回狀態(tài)給外部系統(tǒng)。對(duì)于接收到的公文也可做拒收或退回處理。

1 公文交換設(shè)置

選擇【OA系統(tǒng)設(shè)置】→【設(shè)置中心】→【公文交換設(shè)置】菜單，進(jìn)入（圖1-1）所示頁(yè)面，進(jìn)行相關(guān)設(shè)置后，右鍵菜單中點(diǎn)擊“保存”即可。

（圖1-1）
【說(shuō)明】1．公文交換的自動(dòng)發(fā)送功能，是將已啟動(dòng)交換配置的流程，到達(dá)歸檔后自動(dòng)發(fā)送到指定交換地址，勾選“自動(dòng)發(fā)送”復(fù)選框?qū)?dòng)自動(dòng)發(fā)送功能，并且設(shè)置“發(fā)送間隔”會(huì)按照時(shí)間間隔進(jìn)行檢測(cè)是否有公文并自動(dòng)發(fā)送；
2．公文交換的自動(dòng)接受功能，可設(shè)置自動(dòng)接收來(lái)自外部單位的公文，勾選“自動(dòng)接受”復(fù)選框?qū)?dòng)自動(dòng)接收功能，并且設(shè)置“接受間隔”會(huì)按照時(shí)間間隔進(jìn)行檢測(cè)是否有公文并自動(dòng)接收；設(shè)置“文件存放目錄”用于存放接收的公文；
3．勾選“流程字段交換”是指同時(shí)會(huì)交換流程的字段值；
4．設(shè)置公文交換的FTP服務(wù)器的地址、端口號(hào)、用戶名和密碼，公文交換時(shí)只能使用一臺(tái)FTP服務(wù)器做為中間交換服務(wù)器。

2 OA軟件公文交換流程設(shè)置

選擇【系統(tǒng)設(shè)置】→【工作流程】→【公文交換流程設(shè)置】菜單，進(jìn)入（圖2-1）所示頁(yè)面，該頁(yè)面列表中顯示了已經(jīng)設(shè)置的公文交換流程記錄。

（圖2-1）
添加公文交換流程：
1．在（圖2-1）所示頁(yè)面中，右鍵菜單中點(diǎn)擊“添加”，顯示如（圖2-2）所示頁(yè)面，該頁(yè)面顯示的是設(shè)置了“流程創(chuàng)建文檔”的流程；

（圖2-2）
2．點(diǎn)擊流程類型前的號(hào)顯示該類型下的設(shè)置了“流程創(chuàng)建文檔”的流程，勾選流程前的復(fù)選框，右鍵菜單中點(diǎn)擊“保存”即會(huì)在（圖2-1）所示頁(yè)面中增加記錄，選擇幾個(gè)流程就會(huì)增加幾條記錄；
3．如果同時(shí)還需要交換公文字段，可以點(diǎn)擊公文交換流程記錄后面的圖標(biāo)，顯示如（圖2-3）所示頁(yè)面，如果需要指定公文的交換目錄，可勾選需要指定為交換單位的字段對(duì)應(yīng)的“是否交換單位”復(fù)選框，右鍵菜單中點(diǎn)擊“保存”。
 

（圖2-3）
刪除公文交換流程：
在（圖2-1）所示頁(yè)面中勾選記錄前的復(fù)選框，右鍵菜單中點(diǎn)擊“刪除”在出現(xiàn)的確認(rèn)刪除提示框中點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。

3 收（發(fā)）文單位

選擇協(xié)同OA軟件【知識(shí)管理】→【收文發(fā)文】→【收（發(fā)）文單位】菜單，打開的頁(yè)面中左側(cè)目錄樹中顯示了所有分部和已經(jīng)為分部設(shè)立的收發(fā)文單位，選擇一個(gè)分部，右側(cè)頁(yè)面中就會(huì)顯示該分部的已設(shè)立的收/發(fā)文單位，如（圖3-1）所示。

（圖3-1）
泛普OA辦公系統(tǒng)新增功能：
1．在（圖3-1）所示頁(yè)面的左邊的目錄樹中選擇需要新建收/發(fā)文單位的分部，右鍵菜單中點(diǎn)擊“新建”，顯示如（圖3-2）所示頁(yè)面；
或在目錄樹中選擇收/發(fā)文單位，右鍵菜單中點(diǎn)擊“新建下級(jí)單位”或“新建同級(jí)單位”，顯示如（圖3-2）所示頁(yè)面，“單位類型”默認(rèn)為“內(nèi)部單位”；

（圖3-2）
2．當(dāng)“單位類型”為“內(nèi)部單位”時(shí)，需要輸入“收（發(fā)）文單位”，選擇“收（發(fā)）文員”，選擇“是否可啟動(dòng)收文流程”；
當(dāng)“單位類型”選擇為“外部單位”時(shí)，頁(yè)面顯示如（圖3-3）所示，需要輸入“收（發(fā)）文單位”、“公文交換目錄”，選擇“是否主辦方”；

 
（圖3-3）
4．協(xié)同OA管理右鍵菜單中點(diǎn)擊“保存”即可保存收/發(fā)文單位。
【說(shuō)明】a．“單位類型”分為“外部單位”和“內(nèi)部單位”。“內(nèi)部單位”公文流程在內(nèi)部流轉(zhuǎn)，到達(dá)節(jié)點(diǎn)后會(huì)隨流程會(huì)流轉(zhuǎn)到收（發(fā)）文單位指定的收（發(fā)）文員處。“外部單位”是指當(dāng)公文流程達(dá)到歸檔結(jié)點(diǎn)后，可將此公文與附件發(fā)送到指定的外部單位FTP服務(wù)器目錄，實(shí)現(xiàn)公文交換；
b．“公文交換目錄”是進(jìn)行兩個(gè)個(gè)系統(tǒng)間公文交換的唯一標(biāo)識(shí)，即FTP上的文件夾名稱（見圖3-4）。后臺(tái)交換時(shí)使用此標(biāo)識(shí)做為文件前輟，只能輸入A-Z英文、0~9數(shù)字以及“-”字符組成；
c．“所屬機(jī)構(gòu)”是指收發(fā)文單位歸屬機(jī)構(gòu)；“上級(jí)單位”是指收發(fā)文單位的上級(jí)單位，必須為所屬機(jī)構(gòu)的部門；
d．“是否主送方”分為“接收方”和“主送方”，表示對(duì)于當(dāng)前OA系統(tǒng)，該外部單位是主送方還是接收方。“主送方”可以發(fā)送公文，而“接收方”主要是用于接收公文。對(duì)于一個(gè)外部單位在公文交換中一個(gè)系統(tǒng)中是接收方，在另外一個(gè)系統(tǒng)中就要指定為發(fā)送方，這樣公文才能交換成功。

（圖3-4）
編輯功能：
1．在（圖3-1）所示頁(yè)面左邊的目錄樹中選擇需要編輯的收/發(fā)文單位，“右鍵菜單中點(diǎn)擊“編輯”，打開收/發(fā)文單位的編輯頁(yè)面；
2．修改信息后，右鍵菜單中點(diǎn)擊“保存”即可保存修改信息。
刪除功能：
1．在（圖3-1）所示頁(yè)面左邊的目錄樹中選擇需要編輯的收/發(fā)文單位，“右鍵菜單中點(diǎn)擊“編輯”，打開收/發(fā)文單位的編輯頁(yè)面；
2．右鍵菜單中點(diǎn)擊“刪除”，在出現(xiàn)的確認(rèn)刪除提示框中點(diǎn)擊“確定”按鈕即可刪除該收/發(fā)文單位。

4 發(fā)送公文

公文的發(fā)送可以由手動(dòng)發(fā)送與系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)發(fā)送。選擇【我的流程】→【發(fā)送公文】菜單，進(jìn)入如（圖4-1）所示頁(yè)面，頁(yè)面列表中默認(rèn)顯示了“待發(fā)送”狀態(tài)的公文。
發(fā)送的狀態(tài)分為：待發(fā)送、已發(fā)送、被拒收、被退回四種。
Ø  待發(fā)送：?jiǎn)⒂昧斯慕粨Q的流程達(dá)到歸檔結(jié)點(diǎn)后，在公文發(fā)送列表中狀態(tài)為“待發(fā)送”，可以使用發(fā)送功能開始公文交換。
Ø  被拒收：公文交換時(shí)被收（發(fā)）文單位拒收的。
Ø  被退回：公文交換時(shí)被收（發(fā)）文單位退回的。
Ø  已發(fā)送：開始公文交換后，說(shuō)明公文目前已到達(dá)收（發(fā)）文單位指定服務(wù)器目錄中。

查詢功能：
在（圖4-1）所示頁(yè)面中輸入查詢條件，右鍵菜單中點(diǎn)擊“搜索”即可查詢出符合條件的記錄。
發(fā)送公文：
在（圖4-1）所示頁(yè)面中勾選“待發(fā)送”狀態(tài)的記錄前的復(fù)選框，右鍵菜單中點(diǎn)擊“發(fā)送”在出現(xiàn)的確認(rèn)公文發(fā)送完成提示框中點(diǎn)擊“確定”按鈕，即將公文發(fā)送至指定FTP服務(wù)器中。當(dāng)成功發(fā)送后，F(xiàn)TP服務(wù)器文件夾中會(huì)有一個(gè)xml文件，如（圖4-2）所示，命名規(guī)則見（圖4-3）；
如果發(fā)送失敗，也會(huì)出現(xiàn)出錯(cuò)信息提示框。

5 接收公文

公文的接收也可以由手動(dòng)接收與協(xié)同軟件系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)接收。選擇【我的流程】→【發(fā)送公文】菜單，進(jìn)入如（圖5-1）所示頁(yè)面，頁(yè)面列表中默認(rèn)顯示了“未簽收”狀態(tài)的公文。
接收的狀態(tài)分為：未簽收、已簽收、被拒收、被退回四種。
Ø  未簽收：已接收交換的公文，但未做任何動(dòng)作，相應(yīng)的操作可以是“拒收”、“退回”與“創(chuàng)建流程”。
Ø  已簽收：當(dāng)使用交換公文創(chuàng)建流程后，狀態(tài)由“未簽收”變更為“已簽收”。
Ø  被拒收：當(dāng)交換公文被拒收后，狀態(tài)變更為被拒收。
Ø  被退回：當(dāng)交換公文被退回后，狀態(tài)變更為被退回。

（圖5-1）
查詢功能：
在（圖5-1）所示頁(yè)面中輸入查詢條件，右鍵菜單中點(diǎn)擊“搜索”即可查詢出符合條件的記錄。
接收公文：
在（圖5-1）所示頁(yè)面中，右鍵菜單中點(diǎn)擊“接收”在出現(xiàn)的確認(rèn)接收公文完成提示框中點(diǎn)擊“確定”按鈕，即將FTP服務(wù)器文件夾中會(huì)的xml文件解析為系統(tǒng)文件，在（圖5-1）頁(yè)面的列表中顯示為狀態(tài)“未簽收”的公文記錄，并刪除服務(wù)器上解析成功的xml文件。
簽收公文：
在（圖5-1）所示頁(yè)面中勾選“未簽收”狀態(tài)的記錄前的復(fù)選框，右鍵菜單中點(diǎn)擊“簽收”在出現(xiàn)的確認(rèn)公文簽收完成提示框中點(diǎn)擊“確定”按鈕，即將公文的狀態(tài)改為“已簽收”，F(xiàn)TP會(huì)返回一個(gè)處理狀態(tài)的xml文件，如（圖5-2）所示，命名規(guī)則見（圖4-3）；
拒收公文：
在（圖5-1）所示頁(yè)面中勾選“未簽收”狀態(tài)的記錄前的復(fù)選框，右鍵菜單中點(diǎn)擊“拒收”，顯示如（圖5-3）所示頁(yè)面，輸入“簽字意見”，右鍵菜單中點(diǎn)擊“確定”在出現(xiàn)的確認(rèn)公已被拒收提示框中點(diǎn)擊“確定”按鈕，即將公文的狀態(tài)改為“已拒收”，F(xiàn)TP會(huì)返回一個(gè)處理狀態(tài)的xml文件，如（圖5-2）所示，命名規(guī)則見（圖4-3）；
退回公文：
在（圖5-1）所示頁(yè)面中勾選“未簽收”狀態(tài)的記錄前的復(fù)選框，右鍵菜單中點(diǎn)擊“退回”，顯示如（圖5-4）所示頁(yè)面，輸入“簽字意見”，右鍵菜單中點(diǎn)擊“確定”在出現(xiàn)的確認(rèn)公已被退回提示框中點(diǎn)擊“確定”按鈕，即將公文的狀態(tài)改為“已退回”，F(xiàn)TP會(huì)返回一個(gè)處理狀態(tài)的xml文件，如（圖5-2）所示，命名規(guī)則見（圖4-3）；


創(chuàng)建流程：
在所示頁(yè)面中“當(dāng)前狀態(tài)”選擇“已簽收”，右鍵菜單中點(diǎn)擊“搜索”，列表中顯示“已簽收”的公文記錄，頁(yè)面如（圖5-5）所示；選擇記錄前的單選框，右鍵菜單中點(diǎn)擊“創(chuàng)建流程”，打開所示窗口，顯示的是所有公文流程類型，點(diǎn)擊一個(gè)流程在出現(xiàn)的提示流程創(chuàng)建完成提示框中點(diǎn)擊“確定”按鈕即可創(chuàng)建一條流程。
選擇【我的流程】→【我的請(qǐng)求】菜單，在頁(yè)面中點(diǎn)擊在（圖5-6）中選擇的流程名稱，進(jìn)入（圖5-7）所示的頁(yè)面，該頁(yè)面列表中會(huì)顯示剛剛創(chuàng)建的公文流程。

6 后臺(tái)公文交換

公文的均使用XML文件形式交換。對(duì)正文和附件的內(nèi)容經(jīng)過(guò)BASE64的加密方式轉(zhuǎn)換成字符串形式存放在XML文件中，再由接收方解碼后得到文件內(nèi)容。
協(xié)同辦公系統(tǒng)作為公文發(fā)送方，后臺(tái)公文的處理過(guò)程如（圖6-1）所示：
1、  由辦公軟件系統(tǒng)將公文發(fā)送至指定FTP服務(wù)器目錄；
2、  外部系統(tǒng)定時(shí)接收在FTP服務(wù)器目錄中的公文；
3、  外部系統(tǒng)將接收的公文處理結(jié)果發(fā)送至FTP服務(wù)器目錄；
4、  辦公管理系統(tǒng)定時(shí)接收公文的處理狀態(tài)，在系統(tǒng)中更新公文發(fā)送狀態(tài)。
【說(shuō)明】在實(shí)際操作中，如要獲取發(fā)送的公文的狀態(tài)，需要到“接收公文”處，再執(zhí)行一次接收操作，用于獲取狀態(tài)。

（圖6-1）
OA辦公平臺(tái)系統(tǒng)作為公文接收方，則后臺(tái)公文的處理過(guò)程為：
1、  由外部系統(tǒng)將公文發(fā)送至指定FTP服務(wù)器目錄；
2、  網(wǎng)上辦公系統(tǒng)系統(tǒng)定時(shí)接收在FTP服務(wù)器目錄中的公文；
3、  協(xié)同管理平臺(tái)系統(tǒng)將接收的公文處理結(jié)果發(fā)送至FTP服務(wù)器目錄；
4、  外部系統(tǒng)定時(shí)接收公文的處理狀態(tài)，在系統(tǒng)中更新公文發(fā)送狀態(tài)。