龍拓互動公司協同辦公應用案例
應用背景龍拓公司經過多年的發(fā)展,產業(yè)規(guī)模成幾何倍增長,組織機構規(guī)模迅速擴大,公司的日常管理問題日益突出。通過接觸后,得知急需解決的問題有如下幾個方面:
信息傳遞
公司的通知、公告、新聞、規(guī)章制度無法快速、準確的到達每個分支機構。傳統的電話、紙介方式存在許多不足,電話方式準確性、可控性低,紙介方式效率慢,這些都會延誤商機,導致公司受損。另外這兩種方式費用太高。
流程規(guī)范
原始的工作流程不僅效率低,可控性非常差,人為感情因素起很大作用。比如費用審批一項,總公司想了解分支機構的費用審批情況非常困難,這樣一來,失去了有效的監(jiān)控,人為感情因素會不斷提升,最終會給公司帶來無法估量的損失。
溝通協作
由于分支機構越來越多,所以總部與分部、分部與分部之間的溝通效率低。比如廣告版塊費用一項,分部需要先與總部聯系,然后在與客戶進行接洽,而這期間如果價格發(fā)生變動,業(yè)務將進入一種被動狀態(tài),導致銷售失敗。
應用方案
網絡尋呼
網絡尋呼的使用,使龍拓公司內部溝通變得簡單、高效、可控。極大的提高了溝通的效率,并且因為具有痕跡保留,杜絕了扯皮現象。領導通過管理的功能,也大大減少了員工工作行為、方向的錯誤率??偡止局g因為使用網絡尋呼,溝通費用下降70%。
公文流轉
龍拓公司的公文共有如下類型:
A. 會議紀要
B. 人事任免
C. 通知文件
內部請示
龍拓公司將辦公設備申請、部門活動申請??50余種日常辦公中的請示都使用系統進行內部請示進行審批。采用這種審批后,無論員工還是領導,無論在什么時間、什么地點,都可以進行事務的請示及審批,極大的提高了工作效率,并且減少人為因素對流程的干擾。
新聞、通知
龍拓公司使用新聞、通知等信息模塊,快速、準確的把公司的各種信息(費用、通知、決定、規(guī)章等)傳遞給各分部,解決信息不對稱、信息失真等情況,加快了信息傳遞效率。
龍拓公司知識模塊中目前存有800余篇日常辦公中的經驗,這些經驗可以非常方便的讓其它員工分享,通過使用知識管理,龍拓公司的經驗共享率顯著提高,因為知識所帶來的隱性收益非常多,拿銷售經驗分享一項,在企業(yè)的銷售團隊中受到大家的好評,稱此模塊為自身工作帶來非常明顯的提高。
內部論壇
龍拓公司通過使用內部論壇功能,在活躍企業(yè)氣氛的同時又進一步加強了企業(yè)文化建設,讓公司的團隊更加有活力、有激情、有凝聚力。同時在論壇中還定期對企業(yè)中的問題進行公開的討論,這樣不僅節(jié)省了時間,還增加了員工的參與感,提高了員工主人翁精神。
行政管理
目前龍拓公司使用系統中的行政管理模塊,將會議、車輛、圖書、資產、用品進行了統一管理、合理分配,提高了行政部門在些方面工作的效率,讓行政部門人員可以有更多時間為員工做更多的事情。
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