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傳統辦公OA系統的四大需求

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一．電子公文系統
公文管理系統可以實現與上級公文的互聯互通，支持對外來文件、公函、請示等進行輸入、登記、編號，實現對公文的分發(fā)、批閱等過程的電子化，能跟蹤文件辦理過程，記錄領導的批示意見以及文件辦理情況等，實現發(fā)文文件的起草、審核、簽發(fā)、正式發(fā)文等過程的電子化管理，支持順序會簽、并序會簽、收回、改發(fā)、催辦等多種公文辦理工作。平臺提供上級公文的接收及上行公文的發(fā)送等功能。系統應遵照《國家行政機關公文處理辦法》設計實現。
（一）常用設置
?常用批示管理
    維護常用批示語，支持新增、修改、刪除。
?公文流程管理： 應具有可視化的工作流，能定義XML標準的工作流，實現固定流程和自定義可變流程管理，包含發(fā)文流程和收文流程；支持串行、并行、通過、跳轉、退回、撤回等流轉功能。支持自定義每個步驟的可查看、可修改等操作權限；支持臨時更改處理人。可自定義各種審批流程，流程設置操作簡單，可實現各種復雜流程。
?歸檔文件夾管理：應支持維護、查看發(fā)文和收文歸檔的文件夾。可以修改文件夾名稱、訪問權限和控制權限，可新增和刪除歸檔文件夾。
?人員權限設置：需要提供維護用戶權限的功能。
?公文參數設置：公文參數設置是用戶結合本單位的實際情況，為使公文管理功能正常進行需要對公文管理的有關參數進行預先設置以及進行日常維護工作。應可維護、查看公文文字代號、部門分類號、公文類型、模板和印章。參數設置功能應由具有管理權限的人員使用。
?步驟管理：支持維護發(fā)文步驟、手工收文步驟以及系統內收文步驟信息。
?發(fā)文流程管理：維護發(fā)文流程步驟信息，可以新增發(fā)文流程。
?收文流程管理：維護收文流程步驟信息，可以新增收文流程。
?關聯人設置：可在領導出差期間授權給關聯人全權處理公文，可設置授權開始與結束時間。
（二）發(fā)文管理
發(fā)文辦理應提供發(fā)文擬稿、發(fā)文管理、發(fā)文發(fā)送、發(fā)文回收站等模塊，支持通知、請示、公告、函件等多種格式的公文。
?公文處理界面：公文預覽和處理流程左右分開，方便用戶查看。
?發(fā)文處理：公文在流轉過程中，需要有關人員對發(fā)文進行流轉處理，需要支持常用的發(fā)文處理步驟（擬稿、核稿、審核、簽發(fā)、編號、校對、分發(fā)等）的處理。
?發(fā)文擬稿：具有公文擬稿權限的員工使用本功能可新增公文，錄入、編輯公文屬性，可在線編輯公文正文，也可上傳公文附件。
?公文在線編輯：應采用專業(yè)、安全的Office控件實現公文正文在線編輯功能，可方便地對文字、圖片、文件等多種信息格式進行編輯。
?公文修改：對正文的所有修改要保留修改記錄；沒有修改正文權限的只允許查看；發(fā)送后的公文只能查看。
?發(fā)文流轉：對進入發(fā)文流轉的公文應可以進行催辦、修改當前流程、設置代簽人、設置代辦人、查看處理單等操作。支持短信通知下一步處理人和消息催辦功能。
?發(fā)文管理:對發(fā)文進行管理，應提供單位內所有發(fā)文狀態(tài)跟蹤、查詢、刪除、臨時改變流程負責人等功能，同時應提供公文統計、公文歸檔功能。
?發(fā)文查詢：分為流轉中、待歸檔、已歸檔，應提供快速查詢和高級查詢功能。
?發(fā)文回收站:需要實現公文的軟刪除（作刪除標記而非刪除記錄），防止誤刪除。公文軟刪除后應自動歸入公文回收站，回收站需要提供清空、還原、刪除等功能。
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（三）收文管理
應提供收文登記、收文管理、收文轉發(fā)、收文回收站等。
?收文處理：可對登記好的公文選擇流程進行收文辦理，也可直接保存不流轉。應支持常用的收文處理步驟（審核、批辦、擬辦、閱辦、承辦等）的處理。
?收文登記：收文登記用于簽收、登記來自同平臺的公文，另外還應可以手工登記通過Email或其他方式收到的公文。公文點擊過后會有顯示，可以對接收人員進行跟蹤統計。支持收文的正文另存為doc或pdf的文件格式，并且另存出的正文是保護處理的，不允許被更改。
?收文管理： 對收文進行管理，提供單位內所有收文狀態(tài)（流轉中、待歸檔、已歸檔）的跟蹤、查詢、催辦、刪除、修改當前流程、修改流程負責人、查看處理單等功能，支持短信通知下一步處理人和消息催辦功能。同時應提供公文統計、公文歸檔功能。
?收文轉發(fā)：收文流轉結束后，需可以利用收文發(fā)送功能把收到的公文發(fā)送或傳閱給本單位的用戶。
?收文查詢：分為流轉中、待歸檔、已歸檔，支持閱辦、督辦等督辦類型分類查詢，應提供快速查詢和高級查詢功能。
?收文回收站：應提供對收文進行管理的功能，可以進行查看、撤消等操作。
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（四）文檔管理
?公文歸檔：應支持對已經流轉結束的發(fā)文、收文進行歸檔。實現收、發(fā)文的歸案管理，并需提供歸檔為不同的文件夾，方便分類管理歸檔公文。提供專門的檔案管理功能，可把歸檔后的公文直接轉入檔案管理中，對歸檔后的文件進行管理，并可對相關角度進行授權查閱管理。
?安全存儲：所有公文都可以按年份、按單位導出、備份；并且文件與程序分不同磁盤存放，以方便對文件用第三方工具進行備份處理；支持磁盤動態(tài)擴展，可以方便追加存儲空間。
?公文查詢：可按多種條件組合模糊查詢。并提供快速查詢和高級查詢功能。高級查詢可以通過查詢配置文件實現查詢條件自定義。查詢結果列表可直接打印或導出成EXCEL。
二、協同辦公系統
（一）基礎設置
?人員權限設置：權限設置的主要任務是單位管理員用來控制本單位用戶對日常辦公系統的使用權限。
?通知公告：用于查看學校通知公告，用戶可以新建、發(fā)布通知公告，并對通知公告進行排序及內容管理。
?行事歷：要求管理員可以編輯每日事項、重大活動和備注，其他用戶只可查看。
?工作日志：應能記錄查看工作日志。
?政策文件：可對政策文件進行新建、編輯、發(fā)布等管理，查看學校的政策文件，可按標題和創(chuàng)建人查找。
?車輛管理：可幫助單位合理管理各種辦公車輛的申請和使用。主要功能應包括車輛登記、車輛申請以及申請審核。
?外出管理：實現外出的申請、審核與統計，用戶填寫外出申請后，由相應的審核人員進行審核?？刹樵兡硶r間段單位人的外出次數和事由。
?場地管理：可維護學校教學、實驗、后勤等各個場地的名稱、樓層、面積、編號等具體信息。
?請示報告：請示報告模塊主要用于學校向上級組織機構請求指示、請示批準某一事項或者匯報工作、反映情況。
?接待管理：主要用于對接待事務的管理，包括接待時間、準備工作負責人、是否用餐、是否住宿等。
?會議管理：會議管理的主要任務是設置與管理單位的會議情況，并提供會議提醒的功能。
教師請假管理：可對公差、私事、集體活動、病假、事假、產假等請假類型及天數進行登記，并要求處室領導或分管校長審核。
?辦公流程管理：可自定義各種審批流程，流程設置操作簡單，實現固定流程和自定義可變流程管理。 
?簽到管理：查看單位人員登錄系統進行簽到情況，可以查看簽到時間、簽到次數。
?工作會議：應支持會議申請（名稱、時間、地點、參會人數），會議審批，會后填寫會議紀要。
?用印管理：可以進行申請使用印章。管理人員可以維護本單位印章的名稱類型。
?工作匯報：可提交個人工作匯報，類型包含周報和月報。支持工作匯報查詢。
?出差管理：應包括出差申請（時間、天數、地點、事由等）和出差審核。
?報銷管理：應包括報銷申請（金額、類別、費用明細等）和報銷審核。
?通訊錄：支持自動同步基礎支撐平臺的組織架構及人員信息，建立實名制通訊錄，并支持人員分組自定義管理，提供按部門、職務自動分組，如校長組、教務處長組等。通訊錄支持提供給公文管理功能使用，實現數據跨業(yè)務系統的互通共享。
（二）辦公消息
包括發(fā)消息、收件箱、發(fā)件箱、草稿箱，支持消息搜索功能。
?發(fā)消息：支持消息圖片、文件、拍照上傳等附件發(fā)送功能。在發(fā)送郵件是可同時發(fā)送短信，可查看對方是否已讀。
?收件箱：進入收件箱后，可以查看到用戶收到的消息。可以查看消息的詳細信息，可以對消息進行刪除、回復、設為重要郵件。
?發(fā)件箱：發(fā)件箱內保存的是本用戶的已發(fā)消息，支持刪除和回復全部。
?草稿箱：進入模塊后，可以查看用戶保存的未發(fā)送的草稿消息?？梢圆榭床莞逑⒌脑敿毿畔?，并進行刪除或者修改發(fā)送操作。
（三）公文辦理
?發(fā)文辦理：分為待處理和已處理，可查看公文詳情及流轉審核信息。待處理的公文可維護審核意見，輸入批注意見進行提交、退回等流轉操作。
?收文辦理：應包含閱辦和督辦，分為待處理和已處理，可查看公文詳情及流轉審核信息。待處理的公文可維護審核意見，輸入批注意見進行提交、退回等流轉操作。
（四）辦公管理
?工作匯報：應支持領導隨時隨地獲取相關工作的進度匯報，基層工作人員也能隨時都能發(fā)起工作匯報。
?報修管理：應支持設備管理人員拍照上傳進行報修申請，維修人員維修好設備進行登記。
?外出管理：應支持用戶選擇外出流程進行外出申請，領導人員進行審核。
?出差管理：應支持用戶選擇出差流程進行外出申請，領導人員進行審核。
?報銷管理：應支持用戶填寫報銷金額和報銷類別進行報銷申請，領導人員審核。
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?教師請假：應支持用戶對公差、私事、集體活動、病假、事假、產假等請假類型及天數進行登記申請，應支持將請假消息通知所有標注要通知的人。
?物品管理：應支持用戶申請登記過的物品，填寫申請理由，由管理人員進行審核。
?通知公告：應支持查看單位的通知公告。
?工作日志：應支持用戶記錄工作日志，填寫工作開始時間、結束時間、地點、時間段等信息，可上傳附件。管理人員可查看科室人員日志、負責人日志。
 

 

發(fā)布：2020-04-14 16:35    編輯：泛普軟件 · hujian    [打印此頁]    [關閉]
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