辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　辦公自動化三大核心技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)。

　　辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性 。

　　計(jì)算機(jī)的誕生和發(fā)展促進(jìn)了人類社會的進(jìn)步和繁榮，作為信息科學(xué)的載體和核心，計(jì)算機(jī)科學(xué)在知識時代扮了重要的角色。在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。

　　一個企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。中國專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一機(jī)信息處理系統(tǒng)。

　　企業(yè)的核心管控環(huán)節(jié)包括各項(xiàng)事務(wù)都存在一個事前規(guī)劃預(yù)測、事中執(zhí)行監(jiān)控、事后分析優(yōu)化的循環(huán)體系，都要有一個目標(biāo)制定、分解執(zhí)行落地、執(zhí)行中資源協(xié)助、執(zhí)行后分析優(yōu)化的過程，不管是流程管理、知識管理還是目標(biāo)績效、計(jì)劃任務(wù)管理。當(dāng)我們把目光聚焦到執(zhí)行者身上，就很輕易地得出以人為中心的協(xié)同運(yùn)營導(dǎo)航平臺的原型：這個平臺需要能夠明確地傳達(dá)他的工作體系是怎樣的、目標(biāo)是什么、執(zhí)行落地的步驟該怎么操作、執(zhí)行過程中所需要的資源應(yīng)該從哪里獲取，以及執(zhí)行的過程可以怎樣來優(yōu)化等等，而這個執(zhí)行的過程支撐著企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)的落地和效果。因此，以人為中心是協(xié)同的精髓之所在。

　　泛普OA辦公系統(tǒng)既不同于傳統(tǒng)的OA，也不同于的建設(shè)，它的結(jié)構(gòu)是Intranet網(wǎng)的結(jié)構(gòu)，它的構(gòu)建思路是自上而下的，即首先把整個內(nèi)部網(wǎng)看成是一個整體，這個整體的對象是網(wǎng)上所有用戶，它必需有一個基礎(chǔ)，我們稱這個基礎(chǔ)為內(nèi)網(wǎng)平臺，就好象PC必需有一個操作系統(tǒng)為基礎(chǔ)一樣。在平臺的基礎(chǔ)之上，插接各種業(yè)務(wù)應(yīng)用(可理解為傳統(tǒng)的)，這些應(yīng)用都是網(wǎng)絡(luò)資源。用戶通過統(tǒng)一的瀏覽器界面入網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)根據(jù)用戶的權(quán)限提供相應(yīng)的信息、功能和服務(wù)，使用戶在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下辦公。內(nèi)網(wǎng)平臺負(fù)責(zé)所有用戶對象的管理、負(fù)責(zé)所有網(wǎng)絡(luò)資源(含網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用)的管理、網(wǎng)絡(luò)資源的分層授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)資源的開放標(biāo)準(zhǔn)和提供常用的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)(如郵件、論壇、導(dǎo)航、檢索和公告等)。

　　實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公必需有良好的技術(shù)支撐，考慮到數(shù)字化辦公的授權(quán)和開放這兩個特點(diǎn)，首選技術(shù)應(yīng)該是互連網(wǎng)技術(shù)及標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上采用相關(guān)技術(shù)。 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公離不開工作流技術(shù)，目前比較流行的是以郵件系統(tǒng)為基礎(chǔ)的工作流技術(shù)，或叫群件技術(shù)。這樣整個工作流軟件負(fù)載輕、開放性好、維護(hù)方便、并且易于和網(wǎng)上其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合。這種技術(shù)也和電子商務(wù)所使用的技術(shù)方向是一致的。因此基于WEB的工作流軟件將在未來的數(shù)字化辦公領(lǐng)域占主導(dǎo)地位?，F(xiàn)在隨著WEB技術(shù)的發(fā)展，基于Intranet模式下的工作流軟件也越來越多，這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統(tǒng)做消息平臺。

　　根據(jù)系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)和規(guī)劃，按照項(xiàng)目建設(shè)的流程階段，分步驟開展項(xiàng)目建設(shè)，確保在穩(wěn)定推進(jìn)的前提下，保質(zhì)保量地完成系統(tǒng)整體建設(shè)。在OA辦公系統(tǒng)總體技術(shù)方案中，為了實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)目標(biāo)的要求，主要遵循以下設(shè)計(jì)原則：

　　1. 標(biāo)準(zhǔn)化與開發(fā)性原則

　　隨著國內(nèi)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程逐步進(jìn)行，OA辦公系統(tǒng)要無條件保證符合國標(biāo)和對相關(guān)技術(shù)的兼容應(yīng)用。系統(tǒng)須采用開放式設(shè)計(jì)，保證各廠商設(shè)備、系統(tǒng)的良好集成性能，確保系統(tǒng)間順暢連接和平穩(wěn)運(yùn)行。在技術(shù)架構(gòu)的設(shè)計(jì)中要盡量采用當(dāng)前主流以及開放的技術(shù)，避免技術(shù)壁壘以及對以后維護(hù)和系統(tǒng)升級可能造成的影響。

　　2.可管理原則

　　從網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用等多層面綜合分析，建立集中完善的配置、故障、性能管理平臺。管理平臺應(yīng)提供良好的易操作性，方便、簡化系統(tǒng)管理與維護(hù)，減少管理人員工作量，降低整個OA辦公系統(tǒng)的總體擁有成本，提高系統(tǒng)的投資回報。

　　3.經(jīng)濟(jì)性原則

　　在搭建OA辦公系統(tǒng)結(jié)構(gòu)時，必須充分研究現(xiàn)有系統(tǒng)的平穩(wěn)過渡問題，保證現(xiàn)有系統(tǒng)平滑過渡到新的系統(tǒng)中，減少對現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的沖擊，也使原有資源充分發(fā)揮其作用。要考慮經(jīng)濟(jì)實(shí)用，要易于擴(kuò)展升級、易于操作、易于管理維護(hù)、易于用戶掌握和學(xué)習(xí)使用。在完成系統(tǒng)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，力爭用最少的錢辦最多的事。

　　4.實(shí)用性原則

　　在OA辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，應(yīng)堅(jiān)持采用簡單有效實(shí)用的指導(dǎo)方針，合理地平衡技術(shù)的先進(jìn)性與實(shí)用性，避免盲目追求最新技術(shù)和不切實(shí)際的"花架子"。系統(tǒng)設(shè)計(jì)、設(shè)備選型應(yīng)符合中國國情，充分考慮OA系統(tǒng)的需要，設(shè)計(jì)性能價格比最佳的系統(tǒng)。