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PMO在運(yùn)營管理中存在的問題與困境
隨著近十年來項(xiàng)目管理在我國的推廣和普及，以及項(xiàng)目管理從業(yè)人員的增多，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)建立或開始建立項(xiàng)目管理的專業(yè)化組織PMO。根據(jù)對PMO建設(shè)和運(yùn)營的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，雖然很多標(biāo)桿企業(yè)都有非常成功的PMO運(yùn)營，但是大多數(shù)企業(yè)的PMO運(yùn)營效果并不理想，甚至有很多企業(yè)在PMO建設(shè)一段時間后就離開了市場。
一、PMO在運(yùn)營管理中存在的問題與困境
由于每一個PMO都是在企業(yè)的特定環(huán)境下發(fā)展起來的，目前對于PMO的構(gòu)建還沒有成熟的方法論，企業(yè)需要根據(jù)自身的特點(diǎn)進(jìn)行選擇性的借鑒。
1.財務(wù)方面
通過歷史數(shù)據(jù)，可以計算出PMO管理后的項(xiàng)目進(jìn)度偏差率和成本偏差率。當(dāng)PMO相對成熟到控制階段，我們可以用進(jìn)度偏差率小于10%、成本偏差率小于15%等指標(biāo)進(jìn)行考核，便于PMO進(jìn)一步將指標(biāo)分解到項(xiàng)目中進(jìn)行約束和管理。在財務(wù)方面，PMO的價值主要體現(xiàn)在:通過計算，可以計算出項(xiàng)目成本降低和時間節(jié)約的量。降低成本和按時高質(zhì)量完成項(xiàng)目是PMO控制和管理給公司帶來的直接效益。
2.內(nèi)部流程
在內(nèi)部流程方面，PMO可以建立部門內(nèi)部工作規(guī)范，特別是項(xiàng)目立項(xiàng)和項(xiàng)目關(guān)閉的管理，并規(guī)定業(yè)務(wù)關(guān)閉時間。在內(nèi)部流程方面，PMO的價值主要體現(xiàn)在:比如通過項(xiàng)目協(xié)調(diào)會，引入國內(nèi)外先進(jìn)的管理理念和流程，優(yōu)化改進(jìn)流程所節(jié)省的質(zhì)量成本、會議時間、審批時間、返工時間等。通過計算，可以得出PMO內(nèi)部流程優(yōu)化后節(jié)約的總成本。
3.項(xiàng)目管理系統(tǒng)執(zhí)行不力
很多企業(yè)雖然建立了比較完整的項(xiàng)目管理制度、流程和模板，但是項(xiàng)目執(zhí)行人員并不按照相關(guān)制度執(zhí)行，依然我行我素，因此流程制度被束之高閣。究其原因，一方面是研發(fā)人員缺乏對流程和制度的了解和認(rèn)知，同時項(xiàng)目管理部在流程制定之初沒有對研發(fā)人員和流程執(zhí)行者進(jìn)行深入的需求調(diào)研，吸收相關(guān)部門人員參與評審和討論。當(dāng)流程發(fā)布時，缺乏對流程和系統(tǒng)的宣傳和培訓(xùn)。
4.項(xiàng)目管理辦公室人員缺乏技能
在實(shí)際調(diào)查中，可以發(fā)現(xiàn)很多PMO人員是由項(xiàng)目助理或經(jīng)理助理，或者剛畢業(yè)的大學(xué)生轉(zhuǎn)換而來的。他們一方面缺乏豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的積累，同時也缺乏良好的項(xiàng)目管理知識體系和管理框架的訓(xùn)練。因此，他們不能為項(xiàng)目管理系統(tǒng)的有效建立提供良好的解決方案，他們?nèi)匀粡氖马?xiàng)目助理或R&D經(jīng)理助理的行政工作，因此很難給予項(xiàng)目經(jīng)理最佳實(shí)踐咨詢指導(dǎo)。
PMO是一個組織中成功的項(xiàng)目管理方法的基礎(chǔ)。該功能提供決策支持信息，盡管它本身并不做出任何決策。PMO通過確保以受控的方式管理組織中的所有業(yè)務(wù)變更來支持項(xiàng)目交付機(jī)制。PMO的主要目的是通過建立最佳實(shí)踐、降低風(fēng)險和確保在規(guī)定的預(yù)算內(nèi)及時交付項(xiàng)目來促進(jìn)項(xiàng)目的成功。
二、為什么要使用項(xiàng)目管理軟件?
必須處理多個項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)不能依靠他們的記憶來保持組織性。試圖在電子郵件中保存一切是災(zāi)難的根源。為了在預(yù)算內(nèi)按時交付項(xiàng)目，有必要寫下信息、畫出最后期限并共享文檔。團(tuán)隊(duì)成員需要保持不斷的溝通。這種信息將很快超過電子郵件線程和電子表格。當(dāng)您的團(tuán)隊(duì)需要認(rèn)真對待項(xiàng)目管理時，解決方案是獲得項(xiàng)目管理軟件。
如果你的團(tuán)隊(duì)忙于截止日期、資源和交付成果，他們需要特殊的項(xiàng)目管理工具來幫助你的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目中保持正常運(yùn)行。
泛普軟件的項(xiàng)目管理軟件不僅將成為組織層面項(xiàng)目管理體系建設(shè)的執(zhí)行者，也將成為組織層面改革的推動者和公司戰(zhàn)略決策的支持者，為公司的運(yùn)營發(fā)展和統(tǒng)一協(xié)作創(chuàng)造更多的效益和價值。
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