OA系統(tǒng)導(dǎo)入過程需要注意五點

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　　企業(yè)如何成功引入OA系統(tǒng)

　　一、初期調(diào)研是根本：在互聯(lián)網(wǎng)高度普及的今天，企業(yè)職員往往對企業(yè)信息系統(tǒng)多少有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過通過企業(yè)信息化來擺脫手工處理繁瑣而重復(fù)工作的想法。其實這就是對協(xié)同管理軟件功能的一種最基本的需求，仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調(diào)研的目的。而在產(chǎn)品調(diào)研方面需要"廣撒網(wǎng)"。要盡可能了解目前市面上的所有OA，其產(chǎn)品資料也是越多越好。這樣，收集的產(chǎn)品資料才能更直觀，也能更方便了解其功能。其次，應(yīng)帶有一定標(biāo)準去了解各產(chǎn)品，這個標(biāo)準應(yīng)從前期對本企業(yè)的調(diào)研中總結(jié)出來，不一定要形成書面材料，但在產(chǎn)品調(diào)研過程中要心中有數(shù)。市面上的產(chǎn)品形形色色，只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業(yè)需求的重點產(chǎn)品，以備詳細了解和比較，為后期的選型工作打好堅實基礎(chǔ)。

　　二、堅持觀念去選型：這一步只需在調(diào)研初期選定的幾個重點協(xié)同辦公軟件產(chǎn)品中選擇就可以了，但事情并不比之前的工作輕松，因為這些產(chǎn)品往往在主要功能實現(xiàn)上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試，取舍將會更難。首先從軟件結(jié)構(gòu)上考慮，應(yīng)選擇與公司條件相適應(yīng)的，這樣修改、擴充和維護時將容易實現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA辦公系統(tǒng)大多通用性很強，可以隨時根據(jù)用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改，但選擇不同的系統(tǒng)，對軟件進行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。通常基于平臺架構(gòu)的系統(tǒng)一般適應(yīng)性和設(shè)計合理性要強于同類其他產(chǎn)品。其次就是從售后服務(wù)方面考慮了，基本應(yīng)選擇能及時提供服務(wù)支持的開發(fā)。

　　三、試用階段多測試：有了選擇，就該進入OA試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是工作流的部分。由于信息部門的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少，光靠在調(diào)研中得到的那些資料對協(xié)同管理軟件中的工作流部分進行簡單的流轉(zhuǎn)測試，是很難發(fā)現(xiàn)細節(jié)上的問題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會，則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。

　　四、運行過程重溝通：運行中出現(xiàn)了問題要解決，就涉及到了與軟件開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點：

　　一是內(nèi)部問題，就是說與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統(tǒng)存在問題達成一致意見，然后再去與對方進行溝通。否則，就可能在一些關(guān)于對按鈕的使用習(xí)慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現(xiàn)分歧，有的主張改進，有的說不改也行，這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關(guān)緊要，但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動。

　　二是對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應(yīng)提醒其在計劃時間內(nèi)實現(xiàn)，對軟件不能解決的問題，要拿出相關(guān)理由，以方便對照查找資料，共同找出其他解決方法。

　　五、重點培訓(xùn)是保障：培訓(xùn)主要分兩個方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)，二是普通用戶的培訓(xùn)。這也通常是實施成功的關(guān)鍵。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要，因為系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運行。另外，培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運行中出現(xiàn)的問題交替進行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。