企業(yè)發(fā)展過(guò)程對(duì)OA系統(tǒng)的真正需求點(diǎn)體現(xiàn)

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　很多企業(yè)都想通過(guò)OA系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，專家建議企業(yè)在OA選型過(guò)程中，需要先明確的自己對(duì)于OA系統(tǒng)需求。避免盲目選型，如果盲目的進(jìn)入OA辦公系統(tǒng)海洋，您會(huì)覺(jué)得什么都好，而定位的結(jié)果往往偏離實(shí)際或者無(wú)法實(shí)施。首先我們先來(lái)分析下OA系統(tǒng)的現(xiàn)狀。

　　OA需求現(xiàn)狀

　?、佟⒛壳?，大多數(shù)企業(yè)采用收集歸納法進(jìn)行需求定義：把空的需求表單發(fā)給各部門(mén)，一段時(shí)間后收集上來(lái)，對(duì)各部門(mén)的問(wèn)題進(jìn)行匯總歸納，形成總體的需求概況;繼而參考從各個(gè)OA廠商產(chǎn)品宣傳中收集到的信息，整理出一個(gè)大而全、缺乏整體性考慮的需求作為招標(biāo)文件，讓各個(gè)OA廠家去做方案。

　　②、這樣的做法貌似解決了所有部門(mén)的問(wèn)題，應(yīng)該大家可以協(xié)同辦公、非常融洽了吧?非也!實(shí)踐證明，如此進(jìn)行需求定義的OA系統(tǒng)，最終實(shí)施時(shí)都面臨眾多的、這樣那樣的問(wèn)題。

　?、?、作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，您不禁要問(wèn)：如此周全而面面俱到的需求定義究竟有何問(wèn)題?問(wèn)題關(guān)鍵在于：所謂面面俱到實(shí)際上是面面都不到，這種眉毛胡子一把抓的方式必然導(dǎo)致失敗!需求定義要從最迫切需要解決的問(wèn)題入手，倘若覆蓋面廣泛但每個(gè)問(wèn)題都點(diǎn)到即止又怎么能夠深入的解決問(wèn)題?

　　企業(yè)選型

　　如何選擇一款合適的軟件?

　?、佟⑿枨筮^(guò)于簡(jiǎn)單

　　許多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)客戶對(duì)OA系統(tǒng)了解不深，提需求的時(shí)候往往過(guò)于簡(jiǎn)單，實(shí)際應(yīng)用后發(fā)現(xiàn)OA辦公軟件發(fā)揮的作用并不明顯。

　　事實(shí)上，客戶除了對(duì)企業(yè)自身管理現(xiàn)狀、信息化現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研以外，還可以借鑒實(shí)力相當(dāng)實(shí)施過(guò)OA系統(tǒng)的公司的經(jīng)驗(yàn)，或者是向經(jīng)驗(yàn)豐富的OA軟件提供商咨詢，共同完成需求的確定。

　　②、需求過(guò)于寬泛

　　有些公司項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在需求確立階段，給公司全體員工下達(dá)要求，要求每個(gè)人都把需求提出來(lái)，最后匯總，并要求軟件提供商逐一實(shí)現(xiàn)。這樣的需求沒(méi)有重點(diǎn)，“什么都有，什么都不深入”。

　　事實(shí)上，在這樣泛化的需求下，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和軟件供應(yīng)商都將陷入無(wú)止境的開(kāi)發(fā)-溝通-修改的困境中，導(dǎo)致OA系統(tǒng)長(zhǎng)時(shí)間處在上線了有沒(méi)有上線的狀態(tài)，影響公司的正常工作。因?yàn)槠駷橹?，沒(méi)有任何一個(gè)管理軟件能解決企業(yè)的所有問(wèn)題，OA軟件也不例外。

　?、邸⑿枨笕狈€(gè)性

　　大量實(shí)施案例表明，不少企業(yè)用戶對(duì)需求的把握均來(lái)源于同行業(yè)成功先例，因此照搬照抄別人的需求，結(jié)果導(dǎo)致OA系統(tǒng)水土不服的例子屢見(jiàn)不鮮。

　　事實(shí)上，企業(yè)管理特點(diǎn)千差萬(wàn)別，個(gè)性化的需求是必然，任何通用的OA系統(tǒng)或者同行業(yè)成功應(yīng)用過(guò)的系統(tǒng)都并不會(huì)是最適合的。最適合的OA系統(tǒng)就是最好的，它應(yīng)該是緊密圍繞企業(yè)自身管理需求的，很多個(gè)性化需求都體現(xiàn)了自身的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，這樣的OA需求通常表現(xiàn)出“通用性”和“個(gè)性化”兩大特點(diǎn)。

　?、?、需求的確定權(quán)交給了軟件提供商

　　這種情況是缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，將企業(yè)對(duì)OA軟件的需求確定完全有軟件提供商主導(dǎo)，另一種情況則是軟件提供商越俎代庖，試圖以需求引導(dǎo)最終銷售。

　　事實(shí)上，企業(yè)對(duì)OA系統(tǒng)的需求是在企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的提煉，所以真正能夠了解企業(yè)管理特點(diǎn)的必須是企業(yè)管理層，單純依賴軟件提供商，其結(jié)果可想而知。所以我們建議用戶先提出總體框架和關(guān)鍵需求，適當(dāng)聽(tīng)取軟件

　　提供商或第三方意見(jiàn)，避免走進(jìn)誤區(qū)。

　　筆者建議：

　　1、建議您從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來(lái)，先找到一個(gè)組織共性的需求——協(xié)同，然后才是關(guān)鍵部門(mén)的需求，最后才是重要角色的需求。

　　2、另外可能有其他各種需求，有你敬畏的上級(jí)提出的，有強(qiáng)勢(shì)部門(mén)提出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù)難度和實(shí)施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對(duì)全局的成敗影響。

　　3、否則這些匯總的需求將使得你無(wú)法把握項(xiàng)目主干進(jìn)度的節(jié)奏，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補(bǔ)丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。