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OA系統(tǒng)之文件、文檔、檔案管理

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　　公文管理是日常辦公中的不可缺少的部分，更是OA系統(tǒng)兩大核心應用之一——信息文檔管理的主要功能模塊和主要內(nèi)容。在現(xiàn)代化自動辦公中，OA系統(tǒng)在公文管理中的應用可以為企業(yè)帶來以下效益：

　　提高辦公效率

　　傳統(tǒng)辦公中，對公文的審批、分發(fā)、傳遞、流轉(zhuǎn)、傳閱、承辦，每一各環(huán)節(jié)的公文流轉(zhuǎn)都需要工作人的帶著公文到負責人員手中實現(xiàn)，過程復雜，時間長，辦公效率極低。OA系統(tǒng)在公文流轉(zhuǎn)中的應用，可以實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的自動化，每個環(huán)節(jié)都可以在OA系統(tǒng)中進行，甚至可以根據(jù)OA系統(tǒng)設定的公文流轉(zhuǎn)自動化推進，工作人員可以直接在公文上，完成公文的辦公流程，保證公文的實效性，同時工作人員可以實時跟蹤公文狀態(tài)，比通過智能提醒方式進行提醒催辦，調(diào)高辦規(guī)范公文處理

　　傳統(tǒng)公文處理流程依靠人為推動運轉(zhuǎn)，整個流程受人為因素影響很大，同時也存在較大的隨意性，在公文處理的質(zhì)量與時間上無法實現(xiàn)總體把控。而OA系統(tǒng)不但可以規(guī)范公文處理流程，同時對公文的各個細節(jié)也實行規(guī)范化管理，比如規(guī)范公文版式：標題、正文、文種等。

　　實現(xiàn)廣泛的信息共享

　　傳統(tǒng)紙質(zhì)公文在信息流轉(zhuǎn)與共享上受到很大的限制，一份公文只能在同時在少數(shù)幾人手中實現(xiàn)傳遞共享。但OA系統(tǒng)的而應用為公文的共享帶來新可能，可以以電子公文的形式，實現(xiàn)全企業(yè)內(nèi)的共享，甚至可以實現(xiàn)跨地域的共享與交流，可以實現(xiàn)文件執(zhí)行的有效性。

　　降低辦公成本

　　傳統(tǒng)的公文都是紙質(zhì)文檔，不易存儲、查詢、重復利用率低。即時歸類清晰，但查找起來也十分困難。OA系統(tǒng)的應用，實現(xiàn)了無紙化辦公，降低了資源成本;同時，OA系統(tǒng)可以實現(xiàn)無紙化的編輯、流轉(zhuǎn)、審批等各個辦公環(huán)節(jié)，在管理中也減少了公文管理人員的工作負荷，此外，查找OA系統(tǒng)可以支持多條件組合方式，快速定位公文文件。

　　OA系統(tǒng)在企業(yè)公文管理中的應用，還包括功能，比如：分類管理、文檔柜、檢索、自動備份、權(quán)限控制等，不僅為公文辦理提供便利，同時報保證公文管理的安全性與有序性。

發(fā)布：2008-05-01 07:25    編輯：泛普軟件 · admin    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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