oa與檔案系統(tǒng)整合

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 　　易用性是0A最主要的特色，也是好多企業(yè)希望的，因?yàn)橐子镁痛碇恍枰嗟氖酆蠓?wù)費(fèi)用，也容易讓企業(yè)員工上手，這是很多企業(yè)追求易用性的原因。0A辦公系統(tǒng)的文檔管理，從易用性上幾乎可以與專業(yè)的文檔管理軟件相媲美，獨(dú)創(chuàng)的一鍵遷移功能，更是在上傳文檔，尤其是大批量文檔的時候方便快捷，本地預(yù)覽不留任何痕跡，而且可以在線直接預(yù)覽各種格式的圖片和文件等等，這些功能都不是一般的0A辦公自動化軟件可以相比的，所以說0A辦公自動化軟件超越傳統(tǒng)0A軟件。

　　0A是通過多年的積累技術(shù)和思想，將最難的工作留給了自己，OA系統(tǒng)將簡單的操作留給了用戶，因?yàn)?A軟件市場的大部分用戶對于0A辦公系統(tǒng)都是很陌生的，如果要求他們了解一些只有專業(yè)點(diǎn)的人士才能搞明白的軟件，那么可以很肯定的說，大部分人都不會太明白，或者要經(jīng)過很專業(yè)的或者很長時間的培訓(xùn)，而這個過程恰恰又使企業(yè)無形中損失的巨大。

　　辦公自動化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的的。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。軟件的0A就是一款協(xié)同設(shè)計(jì)和應(yīng)用很有特色的軟件，這也是很多客戶認(rèn)可0A的原因。

　　知道OA和文檔管理的人，常常會問OA與文檔管理有什么區(qū)別?也有很大一部分人誤認(rèn)為文檔管理系統(tǒng)就是OA的一部分，但如果你深入去了解的話，你會發(fā)現(xiàn)OA與文檔管理系統(tǒng)其實(shí)有著很多地方的不同。下面讓我們來重新認(rèn)識一下OA與文檔管理。

　　什么是協(xié)同OA?

　　OA——即辦公自動化(office Automation)，本意為利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動化處理，是面向組織的日常運(yùn)作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。是基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員遵從oa設(shè)定的工作流程，處理日常事務(wù)，提高辦公效率。是對企業(yè)辦公過程中產(chǎn)生的一些有形的信息和日常的辦公流程進(jìn)行管理，以提升辦公的效率和企業(yè)管理的規(guī)范性。

　　什么是文檔檔案管理系統(tǒng)?

　　文檔管理系統(tǒng)(document management system，簡稱DMS)或者數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)(digital asset management system，簡稱DAM)，主要是用來管理我們常用的一些文檔、圖紙、視頻和音頻等信息內(nèi)容。文檔管理系統(tǒng)的核心價值是幫助企業(yè)進(jìn)行電子文檔全生命周期的管理，構(gòu)建極致方便的文檔使用環(huán)境，為企業(yè)傳承文檔財(cái)富。

　　OA是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，為企業(yè)提供電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)、表單管理、流程審批、會議管理、制度管理等功能。最根本作用就是解決多人員、多部門間的高效協(xié)同辦公問題，而這個工作正是通過流程管理來完成的，流程管理貫穿整個OA辦公系統(tǒng)，也正因?yàn)閺?qiáng)大的流程管理，OA辦公系統(tǒng)才能夠真正實(shí)現(xiàn)解決信息孤島，打破部門壁壘的作用。

　　文檔管理系統(tǒng)則是一個文件操作的工具平臺，專注于文件操作性、安全可控性、管理規(guī)范性等方面，與這是文檔管理系統(tǒng)與OA的根本區(qū)別所在。OA固然對于企業(yè)的工作流程管理能夠有很好的管理效果，但對于企業(yè)高達(dá)80%的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)缺乏有效控制。

　　企業(yè)在運(yùn)營過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、機(jī)密外泄、信息檢索困難、文件損壞、文檔版本多樣、信息共享滯后、操作歷史不清等一系列情況，這些問題往往會造成時間浪費(fèi)，溝通困難、安全隱患，導(dǎo)致企業(yè)管理困難、利潤減少、紙張資源成本居高與工作進(jìn)度的拖延，影響企業(yè)的良性發(fā)展。企業(yè)要想解決這些棘手的問題，就必須要借助文檔管理軟件。

　　以業(yè)內(nèi)知名泛普文檔管理系統(tǒng)為例，為企業(yè)文檔提供了專業(yè)海量存儲，提供了數(shù)據(jù)安全、版本控制、文件分享、快速搜索、文件操作日志等多項(xiàng)針對文檔管理的解決方案，其功能的全面性與專業(yè)性，是OA所不能比擬的。

　　OA與文檔管理軟件有著相輔相成的關(guān)系。企業(yè)對電子管理的需求絕不僅僅停留在單一的業(yè)務(wù)流管理或文檔管理上。然而，有60%以上的企業(yè)知道OA，而在這些企業(yè)中認(rèn)識到文檔管理系統(tǒng)的僅占到30%。我國還有很大一部分企業(yè)對文檔管理系統(tǒng)沒有什么概念，導(dǎo)致企業(yè)在信息化管理中缺少了至關(guān)重要的一環(huán)，影響企業(yè)了發(fā)展。因此，企業(yè)要想提高自身效率，在日益激烈的競爭中脫穎而出，這兩款軟件是企業(yè)的左膀右臂，缺一不可。