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企業(yè)進行辦公軟件化之前應有的認知
現(xiàn)今信息發(fā)達,日常生活每個人都已在不知不覺中享受到e化所帶來的便利及好處,信息的發(fā)展也將由e化、m化到u化,在我們生活中將是無處不在;但反觀中小型企業(yè)的信息化程度,很多公司僅運用文書處理,及基本的會計作業(yè),公司信息無法整合,管理作業(yè)仰賴傳統(tǒng)人工方式管理,耗時且又容易出錯,管理產(chǎn)生漏洞及缺失,造成對企業(yè)的發(fā)展不利的影響。在目前產(chǎn)業(yè)激烈的環(huán)境,為增加企業(yè)的競爭力,信息化是不可或缺的,免費版對此開發(fā)了一系列的企業(yè)費用管理軟件。
企業(yè)都相信導入信息化管理后,對于營運上會產(chǎn)生有一定的效益,企業(yè)要如何信息化呢?買一套知名公司的套裝管理系統(tǒng)?或是請信息公司為企業(yè)規(guī)劃設計客制化系統(tǒng)?在企業(yè)進行信息化之前,必須要先有一定的認知:
1、信息系統(tǒng)只是一套工具:是在協(xié)助經(jīng)營者決策、管理者有條理的控管及作業(yè)者工作效率提升;講求的是資料的處理,而非制度的建立;在進行企業(yè)信息化管理之前,應該先探討管理制度是否合理,避免以資訊系統(tǒng)做為公司管理系統(tǒng)的基礎;有完善的管理制度再輔以資訊系統(tǒng),才能產(chǎn)生相乘的效益。
2、企業(yè)信息化要設定目標:可以明白說明其目的為何?信息化可以分階段進行,每階段設定衡量指標;如第一階段先建立流程表單管理,讓企業(yè)營運活動都有相對應的憑證表單,第二階段處理現(xiàn)場管理、工作排程,再者建立財務管理及營運分析……等等;每個階段都設定目標:要達成什么的營運效益,不要因信息化而信息化。
3、企業(yè)信息化是全員參與:不是MIS人員或某項目負責人的業(yè)務;企業(yè)信息化管理的基本架構包含進銷存、生產(chǎn)制造管理及應收應付帳款、財務管理,是含括了整個企業(yè)內(nèi)部營運活動,所以企業(yè)信息化應該要成立項目小組,各部門派代表,共同來推動。
4、符合企業(yè)需求的系統(tǒng):中小企業(yè)人力與物力相對有限,要像大公司擁有完整的系統(tǒng)是有所難度,以有限資源選擇自己合適的信息系統(tǒng),就如同買衣服般:大小合適、符合個人特質(zhì)的就是好的衣服;在規(guī)劃信息化系統(tǒng)時,應先考慮公司是否有好的管理制度,再去思考需要什么樣的系統(tǒng)來做為輔助工具;以有限的資源,規(guī)劃適合的信息系統(tǒng)。
5、評估信息化的成本效益:包含建置成本(含軟硬件成本)、人力投入成本、管理面隱藏的成本;以成本預算去評估未來產(chǎn)生的效益,做為執(zhí)行信息化的績效指標。
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