物業(yè)公司收繳物業(yè)管理費的內部控制和核算

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免費物業(yè)管理系統(tǒng)費收入隨著公有住房出售量的不斷上升，已成為物業(yè)公司的主要經(jīng)營業(yè)務收入。規(guī)范收繳免費物業(yè)管理系統(tǒng)費內控制度，正確計算各會計期間的免費物業(yè)管理系統(tǒng)費，已是物業(yè)公司財務管理、會計核算工作中一項重要內容。為此在這方面作一些探討。
　　
　　一、收繳免費物業(yè)管理系統(tǒng)費和會計核算的現(xiàn)狀
　　
　　收繳免費物業(yè)管理系統(tǒng)費的工作是物業(yè)公司小區(qū)管理員或物業(yè)公司專職人員承擔的。業(yè)主收到免費物業(yè)管理系統(tǒng)費收據(jù)后向收費員繳款、收費員按收據(jù)金額收款后將“免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”（收據(jù)聯(lián)）作為付款憑證退回業(yè)主，同時將“免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”（記賬聯(lián)）和“現(xiàn)金”或“銀行解款單回單”交財務部門入賬，并由免費物業(yè)管理系統(tǒng)費臺賬記賬員（以下簡稱記賬員）記賬。這樣的業(yè)務流程從內控角度考慮還有不完善的地方。第一，收費員收到的免費物業(yè)管理系統(tǒng)費是否按時、全部、足額上繳，有否拖繳，甚至挪用現(xiàn)象，財務會計無法進行有效的監(jiān)控。第二，記賬員登記的臺賬，記載是否正確，缺少行之有效的稽核制度，免費物業(yè)管理系統(tǒng)費臺賬登記收入與財務會計賬面免費物業(yè)管理系統(tǒng)費收入可能出現(xiàn)不一致的現(xiàn)象。第三，免費物業(yè)管理系統(tǒng)費臺賬中應收未收的免費物業(yè)管理系統(tǒng)費在會計核算賬戶上沒有正確信息的記載。第四，各會計期間免費物業(yè)管理系統(tǒng)費的收入按收付實現(xiàn)制方法結算當期損益，不能客觀、真實地反映各會計期間的收入，甚至出現(xiàn)將當期免費物業(yè)管理系統(tǒng)費收入，通過銀行調節(jié)表轉入下期會計期間，使已收繳免費物業(yè)管理系統(tǒng)費和應收未收免費物業(yè)管理系統(tǒng)費成為調節(jié)企業(yè)利潤的蓄水池。
　　
　　二、完善收繳免費物業(yè)管理系統(tǒng)費流程，加強內部控制制度
　　
　　內部控制制度是保護企業(yè)資產(chǎn)安全，保證會計資料真實完整，及時發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤和防止舞弊的有效管理手段。建立和完善收繳免費物業(yè)管理系統(tǒng)費的內部控制制度和流程，能夠使免費物業(yè)管理系統(tǒng)費按時、足額入賬，杜絕挪用公款現(xiàn)象發(fā)生，及時發(fā)現(xiàn)業(yè)主拖欠免費物業(yè)管理系統(tǒng)費，正確記載免費物業(yè)管理系統(tǒng)費收入，真實反映企業(yè)經(jīng)營業(yè)績。具體流程是：
　　
　　1.收費員在業(yè)主交納免費物業(yè)管理系統(tǒng)費時，必須在免費物業(yè)管理系統(tǒng)費（收據(jù)聯(lián)）、（記賬聯(lián)）上蓋公章、私章，還應加蓋收款日期章，并規(guī)定收款員將當天收到的現(xiàn)金填寫“現(xiàn)金解款單”送交銀行。根據(jù)“免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”（記賬聯(lián)）定期填寫“收款清單匯總表”（一式三聯(lián)）隨同“現(xiàn)金解款單”和“免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”（記賬聯(lián)）交財務部門審核、簽收、蓋章，將“收款清單匯總表”（第一聯(lián)）退回收費員保管。
　　
　　2.財務部門將審核、簽收后的“收款清單匯總表”（第二、三聯(lián)）和“免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”（記賬聯(lián)）轉記賬員稽核，并由記賬員在“收款清單匯總表”上簽字，然后將第二聯(lián)退回財務部門，作為現(xiàn)金交款單的附件。“收款清單匯總表”（第三聯(lián)）由記賬員保存。記賬員憑“免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”（記賬聯(lián)）登記臺賬，月末將“免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”（記賬聯(lián)）和“收款清單匯總表”裝訂存檔妥善保管。
　　
　　3.記賬員月末編制“收繳免費物業(yè)管理系統(tǒng)費月報表”（一式二聯(lián)）報財務部門。月報表的主要內容包括：上月末累計欠交數(shù)，本月應交數(shù)（其中：調整本月前應交數(shù)）；本月實交數(shù)（其中：實交下年度數(shù)）；本月核銷數(shù)，本月末累計欠交數(shù)。經(jīng)財務部門稽核確認，本月財務賬反映的免費物業(yè)管理系統(tǒng)費實收數(shù)與月報表實交數(shù)無誤，財務部門簽字后退回一份由記賬員保管存檔。
　　
　　4.財務會計按稽核后的“收繳免費物業(yè)管理系統(tǒng)費月報表”對“應收免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”、“預收免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”等科目進行賬戶處理。
　　
　　5.定期（年末）對應收未收免費物業(yè)管理系統(tǒng)費進行清算。對由于各種原因確實無法收回的壞賬損失，按制度規(guī)定，由記賬員列表、小區(qū)負責人提出申請、物業(yè)公司經(jīng)理批準后進行賬戶處理。
　　
　　三、免費物業(yè)管理系統(tǒng)費的核算方法
　　
　　目前大多數(shù)物業(yè)公司是按收付實現(xiàn)制來核算免費物業(yè)管理系統(tǒng)費的，每月的營業(yè)收入與當期的費用不配比，年末預收下年度的免費物業(yè)管理系統(tǒng)費沒有列入“預收賬款”科目，本年內應收未收免費物業(yè)管理系統(tǒng)費也沒有列入當年收入。這樣就不能正確核算當期損益。影響了會計核算的真實性和正確性。
　　
　　根據(jù)《免費物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)財務管理規(guī)定》第十五條“企業(yè)與業(yè)主管理委員會或者物業(yè)產(chǎn)權人、使用人，雙方簽訂付款合同或協(xié)議的，應當根據(jù)合同或者協(xié)議所規(guī)定的付款日期確認為營業(yè)收入的實現(xiàn)”和《上海市公有住房售后管理暫行辦法》業(yè)主應與物業(yè)公司簽訂“房屋管理服務合同”的規(guī)定，物業(yè)公司免費物業(yè)管理系統(tǒng)費收入應按權責發(fā)生制原則進行核算。為了簡便操作，建議采取如下方法：
　　
　　1.當月收到免費物業(yè)管理系統(tǒng)費時借記“現(xiàn)金”、“銀行存款”等科目，貸記“應收賬款——免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”科目（退回多交免費物業(yè)管理系統(tǒng)費按相反科目處理）。
　　
　　2.月末按“收繳免費物業(yè)管理系統(tǒng)費月報表”中“本月應交數(shù)”借記“應收賬款——免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”科目，貸記“經(jīng)營收入——免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”科目。
　　
　　3.年末按“收繳免費物業(yè)管理系統(tǒng)費月報表”中實交下年度數(shù)，貸記“預收賬款——免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”科目，紅字貸記“經(jīng)營收入——免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”科目。下年度初按上述會計分錄沖回：紅字貸記“預收賬款——免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”科目，貸記“經(jīng)營收入——免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”科目。
　　
　　4.年末免費物業(yè)管理系統(tǒng)費壞賬損失，經(jīng)物業(yè)公司領導批準，借記“管理費用”科目，貸記“應收賬款——免費物業(yè)管理系統(tǒng)費”科目或“應收賬款——免費物業(yè)管理系統(tǒng)費壞賬準備”科目。