物業(yè)公司收繳物業(yè)管理費(fèi)的內(nèi)部控制和核算

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免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)收入隨著公有住房出售量的不斷上升，已成為物業(yè)公司的主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)收入。規(guī)范收繳免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)內(nèi)控制度，正確計(jì)算各會(huì)計(jì)期間的免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)，已是物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算工作中一項(xiàng)重要內(nèi)容。為此在這方面作一些探討。
　　
　　一、收繳免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)和會(huì)計(jì)核算的現(xiàn)狀
　　
　　收繳免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)的工作是物業(yè)公司小區(qū)管理員或物業(yè)公司專職人員承擔(dān)的。業(yè)主收到免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)收據(jù)后向收費(fèi)員繳款、收費(fèi)員按收據(jù)金額收款后將“免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”（收據(jù)聯(lián)）作為付款憑證退回業(yè)主，同時(shí)將“免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”（記賬聯(lián)）和“現(xiàn)金”或“銀行解款單回單”交財(cái)務(wù)部門入賬，并由免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)臺(tái)賬記賬員（以下簡(jiǎn)稱記賬員）記賬。這樣的業(yè)務(wù)流程從內(nèi)控角度考慮還有不完善的地方。第一，收費(fèi)員收到的免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)是否按時(shí)、全部、足額上繳，有否拖繳，甚至挪用現(xiàn)象，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)無(wú)法進(jìn)行有效的監(jiān)控。第二，記賬員登記的臺(tái)賬，記載是否正確，缺少行之有效的稽核制度，免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)臺(tái)賬登記收入與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬面免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)收入可能出現(xiàn)不一致的現(xiàn)象。第三，免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)臺(tái)賬中應(yīng)收未收的免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)在會(huì)計(jì)核算賬戶上沒有正確信息的記載。第四，各會(huì)計(jì)期間免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)的收入按收付實(shí)現(xiàn)制方法結(jié)算當(dāng)期損益，不能客觀、真實(shí)地反映各會(huì)計(jì)期間的收入，甚至出現(xiàn)將當(dāng)期免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)收入，通過銀行調(diào)節(jié)表轉(zhuǎn)入下期會(huì)計(jì)期間，使已收繳免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)和應(yīng)收未收免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)成為調(diào)節(jié)企業(yè)利潤(rùn)的蓄水池。
　　
　　二、完善收繳免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制制度
　　
　　內(nèi)部控制制度是保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全，保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)完整，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤和防止舞弊的有效管理手段。建立和完善收繳免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)的內(nèi)部控制制度和流程，能夠使免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)按時(shí)、足額入賬，杜絕挪用公款現(xiàn)象發(fā)生，及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)主拖欠免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)，正確記載免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)收入，真實(shí)反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。具體流程是：
　　
　　1.收費(fèi)員在業(yè)主交納免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)時(shí)，必須在免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)（收據(jù)聯(lián)）、（記賬聯(lián)）上蓋公章、私章，還應(yīng)加蓋收款日期章，并規(guī)定收款員將當(dāng)天收到的現(xiàn)金填寫“現(xiàn)金解款單”送交銀行。根據(jù)“免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”（記賬聯(lián)）定期填寫“收款清單匯總表”（一式三聯(lián)）隨同“現(xiàn)金解款單”和“免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”（記賬聯(lián)）交財(cái)務(wù)部門審核、簽收、蓋章，將“收款清單匯總表”（第一聯(lián)）退回收費(fèi)員保管。
　　
　　2.財(cái)務(wù)部門將審核、簽收后的“收款清單匯總表”（第二、三聯(lián)）和“免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”（記賬聯(lián)）轉(zhuǎn)記賬員稽核，并由記賬員在“收款清單匯總表”上簽字，然后將第二聯(lián)退回財(cái)務(wù)部門，作為現(xiàn)金交款單的附件。“收款清單匯總表”（第三聯(lián)）由記賬員保存。記賬員憑“免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”（記賬聯(lián)）登記臺(tái)賬，月末將“免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”（記賬聯(lián)）和“收款清單匯總表”裝訂存檔妥善保管。
　　
　　3.記賬員月末編制“收繳免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)月報(bào)表”（一式二聯(lián)）報(bào)財(cái)務(wù)部門。月報(bào)表的主要內(nèi)容包括：上月末累計(jì)欠交數(shù)，本月應(yīng)交數(shù)（其中：調(diào)整本月前應(yīng)交數(shù)）；本月實(shí)交數(shù)（其中：實(shí)交下年度數(shù)）；本月核銷數(shù)，本月末累計(jì)欠交數(shù)。經(jīng)財(cái)務(wù)部門稽核確認(rèn)，本月財(cái)務(wù)賬反映的免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)實(shí)收數(shù)與月報(bào)表實(shí)交數(shù)無(wú)誤，財(cái)務(wù)部門簽字后退回一份由記賬員保管存檔。
　　
　　4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)按稽核后的“收繳免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)月報(bào)表”對(duì)“應(yīng)收免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”、“預(yù)收免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”等科目進(jìn)行賬戶處理。
　　
　　5.定期（年末）對(duì)應(yīng)收未收免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)進(jìn)行清算。對(duì)由于各種原因確實(shí)無(wú)法收回的壞賬損失，按制度規(guī)定，由記賬員列表、小區(qū)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)、物業(yè)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行賬戶處理。
　　
　　三、免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)的核算方法
　　
　　目前大多數(shù)物業(yè)公司是按收付實(shí)現(xiàn)制來核算免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)的，每月的營(yíng)業(yè)收入與當(dāng)期的費(fèi)用不配比，年末預(yù)收下年度的免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)沒有列入“預(yù)收賬款”科目，本年內(nèi)應(yīng)收未收免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)也沒有列入當(dāng)年收入。這樣就不能正確核算當(dāng)期損益。影響了會(huì)計(jì)核算的真實(shí)性和正確性。
　　
　　根據(jù)《免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定》第十五條“企業(yè)與業(yè)主管理委員會(huì)或者物業(yè)產(chǎn)權(quán)人、使用人，雙方簽訂付款合同或協(xié)議的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同或者協(xié)議所規(guī)定的付款日期確認(rèn)為營(yíng)業(yè)收入的實(shí)現(xiàn)”和《上海市公有住房售后管理暫行辦法》業(yè)主應(yīng)與物業(yè)公司簽訂“房屋管理服務(wù)合同”的規(guī)定，物業(yè)公司免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)收入應(yīng)按權(quán)責(zé)發(fā)生制原則進(jìn)行核算。為了簡(jiǎn)便操作，建議采取如下方法：
　　
　　1.當(dāng)月收到免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)時(shí)借記“現(xiàn)金”、“銀行存款”等科目，貸記“應(yīng)收賬款——免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”科目（退回多交免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)按相反科目處理）。
　　
　　2.月末按“收繳免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)月報(bào)表”中“本月應(yīng)交數(shù)”借記“應(yīng)收賬款——免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”科目，貸記“經(jīng)營(yíng)收入——免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”科目。
　　
　　3.年末按“收繳免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)月報(bào)表”中實(shí)交下年度數(shù)，貸記“預(yù)收賬款——免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”科目，紅字貸記“經(jīng)營(yíng)收入——免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”科目。下年度初按上述會(huì)計(jì)分錄沖回：紅字貸記“預(yù)收賬款——免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”科目，貸記“經(jīng)營(yíng)收入——免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”科目。
　　
　　4.年末免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)壞賬損失，經(jīng)物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借記“管理費(fèi)用”科目，貸記“應(yīng)收賬款——免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)”科目或“應(yīng)收賬款——免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)費(fèi)壞賬準(zhǔn)備”科目。