工程資料檔案管理軟件有哪些功能

　　在新時代，檔案管理借助科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢和作用，在質(zhì)量和效率上得到了升華。目前，各企業(yè)都把檔案管理作為提高管理水平的重點對象，檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用受到高度重視。實現(xiàn)智能化的檔案管理模式，利用電子軟件系統(tǒng)的優(yōu)勢和功能，既提高了檔案管理的專業(yè)化水平，又保證了檔案資源的安全保護(hù)及其數(shù)據(jù)信息的真實性、準(zhǔn)確性、可靠性使檔案信息在企業(yè)發(fā)展和選擇中發(fā)揮重要的參考作用。

　　一、工程資料檔案管理軟件有哪些功能

　　1.收文登記

　　文書人員收到公文后，會將公文信息輸入系統(tǒng)，然后可以打印收文登記簿收文標(biāo)記信紙等收據(jù)序列號會由系統(tǒng)自動生成并打印在收據(jù)登記簿和收據(jù)標(biāo)記信紙的右下角，形成查找，便于掌握單據(jù)的去向;輸入的信息和數(shù)據(jù)可以提交到軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中保存，方便以后錄入文件時查詢和檢索如果收據(jù)登記簿或標(biāo)記信紙不慎損壞或丟失，可從系統(tǒng)中調(diào)出相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行補充打印。

工程資料檔案管理軟件有哪些功能

　　2.發(fā)文登記

　　每個部門可以有一個總數(shù)或多個數(shù)字;軟件系統(tǒng)可以根據(jù)年份自動給文件編號;過賬登記后，可以打印過賬登記簿，可以自動連接上次結(jié)束的行數(shù)或指定打印的起始行數(shù)，也可以批量打印;注冊時，可以從備選項中選擇內(nèi)容，例如“主送”抄送”標(biāo)題等也可以從系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中檢索發(fā)布文件數(shù)據(jù)。

　　3.組建檔卷

　　根據(jù)本單位的具體工作職能，可以選擇合適的文件分類方案。如“年度一機構(gòu)(問題)一保管期限”分類法、儲存期為一年一個機構(gòu)(問題)分類法、一年，一個托管期，一個機構(gòu)(問題)分類等，當(dāng)文件輸入后，對于收文和過賬，只需搜索相應(yīng)的序號，就可以調(diào)出相應(yīng)的文件;會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)者演講稿等文件可手工輸入，文件編號由系統(tǒng)自動生成，輸入可自定義。

　　4.公文查詢

　　可以在檔案管理系統(tǒng)軟件中查詢各種數(shù)據(jù)，指定一個或多個匹配條件進(jìn)行搜索查詢，打印出查詢的檔案內(nèi)容，系統(tǒng)會自動記錄查詢、打印記錄。雖然檔案管理系統(tǒng)軟件功能強大，優(yōu)勢明顯，但仍需要檔案管理人員合理使用，謹(jǐn)慎行事，使檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務(wù)。

　　二、工程資料檔案管理軟件有什么優(yōu)勢

　　1.簡單快捷的維護(hù)

　　系統(tǒng)具有簡單快捷的維護(hù)功能簡單來說，系統(tǒng)會自動整合存儲的信息、分類備份處理，并且可以撤銷，就像后悔棋一樣。什么做錯事有什么大不了，都有機會再做一次。

　　2. 易于操作

　　系統(tǒng)的操作頁面設(shè)計清晰簡潔，也可以自行設(shè)置。它可以讓每一個用戶輕松操作我們公司負(fù)責(zé)檔案部門的阿姨快50歲了學(xué)了幾天，她就能熟練使用了。正是因為這個特點，你才能讓它聽起來復(fù)雜而充滿科技感“管理系統(tǒng)”讓每個人都容易開始。

工程資料檔案管理軟件有什么優(yōu)勢