建立項目指標的步驟和措施

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如果說，幾乎所有的項目都有某個共性，那么這一共性就是它們都缺乏足夠的規(guī)劃。這一缺陷在項目管理的績效衡量規(guī)劃方面尤為明顯。收集績效衡量數(shù)據(jù)對項目管理辦公室 (PMO) 的員工來說常常是一種馬后炮行為，目的是匆忙應對客戶或政府的各種要求。毫不夸張地講，這些要求不可小視。通常情況下，某個項目能否繼續(xù)進行就要看能否成功地滿足這些要求。

還是那句話，沒有多少項目管理辦公室或類似的機構(gòu)會投入足夠的時間和資金去開發(fā)有效的衡量指標。其結(jié)果是，它們所用的衡量指標多數(shù)情況下都毫無用處。

企業(yè)中的經(jīng)理人首先要做的一件事情，就是要確定哪些衡量指標符合該組織在信息方面的需求。然而在某個項目的整個過程中，尤其是在開始的階段，需要人們隨時對這個過程給予關(guān)注并不斷采取重要舉措。

多數(shù)衡量舉措是在有了需求的情況之下才進行的。這樣做的結(jié)果是，項目管理辦公室員工所獲得的衡量數(shù)據(jù)并不是他們需要的或希望得到的，因為在項目結(jié)束時或在未來如何運用衡量數(shù)據(jù)，事先沒有任何計劃、說明或總體方案。多數(shù)項目管理辦公室不是收集了太多的錯誤數(shù)據(jù)，就是采集數(shù)據(jù)的系統(tǒng)有問題，或是采用了錯誤的衡量指標來對數(shù)據(jù)進行評估。

為了杜絕以上這些問題的出現(xiàn)，為了確保有一套智能強大、反應靈敏和行之有效的手段來收集和衡量相應的績效數(shù)據(jù)，我們可以考慮采取以下這些步驟和措施。

第一步，確定衡量的內(nèi)容

完成這一首要也是最關(guān)鍵的步驟所花費的時間，可能比預想的要多得多。但是在最初的階段針對結(jié)束的狀態(tài)提前進行規(guī)劃，可能會省去你數(shù)百個小時的返工時間，尤其是當你的組織正處在“成熟壯大”的階段的時候。某個項目管理辦公室在開始制定績效衡量指標之前，需要確定和分析它在信息方面的需求是什么，其具體方法是弄清楚究竟要衡量什么，然后應該如何去分析這些衡量數(shù)據(jù)。若想搞清楚衡量“什么”，我們需要對項目的正式需求進行分析。如果立項正確的話，那么這些需求將符合公司的中心目標。

每個項目都必須全面徹底地實施這一用來定義和分析項目衡量指標的有效流程。如果只是使用陳舊的衡量數(shù)據(jù)而不分析客戶需要什么產(chǎn)品和服務，或者對自己的分析結(jié)果秘而不宣而忽略了對數(shù)據(jù)的科學驗證，那么其結(jié)果將是適得其反。而企業(yè)要想成功地制定出一項內(nèi)容清晰、指導性強的衡量計劃，關(guān)鍵是要有管理層的有力領(lǐng)導和資金方面的大量投入。

第二步，選擇衡量的方法

在這個步驟中，企業(yè)最好是采用某些指導原則，如國際標準組織 (ISO) 模型。公司應該從這些指導原則中選擇項目績效的衡量方法，它要么在項目開始時就已經(jīng)就位，要么日后隨著項目利益相關(guān)者的支持很快被采納。

第三步，建立衡量的指標

要想獲得高質(zhì)量的數(shù)據(jù)和正確的分析報告，你需要關(guān)注以下三類指標：

績效衡量指標。這些指標顯示的是，在取得項目的預期結(jié)果方面，你的績效狀況如何。其中一個非常有用的績效衡量指標是掙值管理 (EVM，Earned Value Management)。它綜合了項目的成本、項目的進度和項目的績效等幾大因素。你選擇什么樣的衡量指標最終比用什么工具更加重要，所以要十分謹慎地行事?，F(xiàn)在盡管有一些很優(yōu)雅的衡量工具，但是用它們做大項目太昂貴，做小項目又太復雜。EVM 技術(shù)則對那些成本加固定費用的合同至關(guān)重要。

經(jīng)營成果和客戶滿意度指標。它們告訴你，在最終產(chǎn)品和內(nèi)部及外部客戶方面，項目的表現(xiàn)情況?？梢詮目蛻魸M意度調(diào)查和項目開始前及結(jié)束后的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中獲得此類指標數(shù)據(jù)。例如，可以衡量某個新軟件包是否能很快和有效地為最終用戶或客戶解決問題。

流程指標。例如：產(chǎn)品、服務或其他工作成果的合格率，反之就是次品率。

要制定和實施全面一致的財務質(zhì)量和財務狀況指標，以上三個方面是必不可少的。項目質(zhì)量是與數(shù)據(jù)質(zhì)量息息相關(guān)的。輸入什么樣的數(shù)據(jù)，就會得到什么樣的結(jié)果。

第四步，將項目衡量計劃的三類指標與質(zhì)量保證計劃相對應

質(zhì)量保證計劃會幫助你確保產(chǎn)品能夠高質(zhì)量按時完成并使客戶達到滿意。如果是提供高質(zhì)量的客戶服務，你需要運用高標準和準確及時的數(shù)據(jù)來支持內(nèi)外部客戶及用戶。

第五步，記錄指標的數(shù)值

對指標數(shù)據(jù)進行文檔記錄是至關(guān)重要的。同時，要為用戶建立一本指標手冊，這樣，你不僅提供了方便，而且還保持了一致性。

第六步，對數(shù)據(jù)的衡量、采集、分析和報告，建立通用的標準

既要為管理層提供概況性信息(例如，可以運用綠、黃和紅三色信號燈圖表)，又要具備深入挖掘信息的功能以獲得詳細數(shù)據(jù)和分析結(jié)果。

第七步，創(chuàng)建電子化工具

關(guān)鍵步驟是，運用第六步中所說的標準來創(chuàng)建一個電子化的指標儀表盤(即：基于網(wǎng)絡的工具)，以便將經(jīng)過采集、分析和整合的指標數(shù)據(jù)生成報表。儀表盤的首頁要簡單明了，內(nèi)容不要超過 15 個指標，但是經(jīng)理人可以往深層點擊以了解詳情。要針對指標數(shù)據(jù)報表做計劃。還要使數(shù)據(jù)同步以確保它的完整性。

第八步，運用六西格瑪技術(shù)

對高度成熟的項目管理辦公室來說，采用六西格瑪技術(shù)是很重要的，可以用來進行數(shù)據(jù)分析以了解出錯率和次品率等情況。

第九步，持續(xù)實施量化改進

項目績效的衡量，其路途是永無止境的。為了避免項目在原地踏步，甚至走下坡路，我們需要運用正確的數(shù)據(jù)來分析和解決反復出現(xiàn)的管理和技術(shù)問題。要利用你能找到的一切工具和技術(shù)來改善次品率或出錯率。

要努力使你的企業(yè)組織具有高層次的管理和控制流程，因為這樣做具有很高的商業(yè)價值。這些商業(yè)價值將體現(xiàn)在以下兩個關(guān)鍵領(lǐng)域：

發(fā)現(xiàn)造成差異的普遍原因。這些差異是在流程的各個環(huán)節(jié)進行正常和意料之中的互動時造成的。通過弄清這些差異，我們就可以將它們的影響減少到最小程度。

發(fā)現(xiàn)針對性的改進措施。這些改進措施是針對高級項目管理人員發(fā)現(xiàn)的具體問題的。一般情況下，實施了具有針對性的改進措施后，這些問題在效率方面會取得長足進步。

對所有的持續(xù)的量化改進努力來說，有兩大概念很重要：

漸進的或者持續(xù)的改進與變化。這種改進與變化指的是循序漸進的改進措施，通過改善企業(yè)目前用于業(yè)務和運營的那些流程和工具來大大地降低成本，大大地提高效率。

革新式改進。這種改進與變化指的是企業(yè)和項目在績效上面實現(xiàn)的重大飛躍，是通過引進新的流程或技術(shù)完成的。

第十步，采用最佳的實踐

如果將所有這些步驟總結(jié)為一句話，那就是在制定有效的衡量指標和計劃時，要兼顧質(zhì)量、時間和成本問題。然后，你就會有一個項目管理辦公室 衡量計劃，為你的項目和組織實現(xiàn)業(yè)務和使命目標及滿足信息方面的需求提供支持。

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