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淺析合肥OA項目監(jiān)理的必要性和過程

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來源:泛普軟件 監(jiān)理的必要性

一、 監(jiān)理的必要性

(一 )監(jiān)理是信息產業(yè)價值鏈進一步分工的產物

在信息產業(yè)價值鏈上有三層,第一層是軟件商,他們主要的任務是開發(fā)軟件;第二層是實施隊伍,他們以實施顧問的身份出現(xiàn),;第三層是咨詢公司,提供信息化戰(zhàn)略咨詢,他們針對企業(yè)信息化過程中的流程再造、組織變革、管理變革為企業(yè)提供信息咨詢。但目前,國內并沒有形成明顯的三層結構:即做軟件的做軟件,做實施的做實施,做咨詢的做咨詢。其中,咨詢公司往往都在做實施,實際上無法扮演咨詢角色,也就是說咨詢公司不能作為用戶朋友的身份出現(xiàn)。此外,有些軟件公司既做軟件開發(fā),也做系統(tǒng)實施,更做管理咨詢。在這些情況下,咨詢方是站在軟件商的立場上,為確保用戶方的利益,監(jiān)理便應運而生。

(二 )企業(yè)實施合肥OA的經驗不足,需要監(jiān)理給予必要的指導

管理信息系統(tǒng)對大多數(shù)企業(yè)來講并不陌生,但合肥OA就不然。合肥OA的實施對絕大多數(shù)企業(yè)而言往往都是首次遭遇,嚴重缺乏經驗。由于合肥OA在國內還只有少數(shù)企業(yè)在應用,再者合肥OA本身嚴密的科學性、高度的集成性和實施的復雜性,往往使企業(yè)在實施過程中始終會感到心里不踏實,出現(xiàn)問題不知采取何種對策,更談不上對可能出現(xiàn)的問題預先制定防范措施。因此,需要中立的第三方監(jiān)理給予必要的幫助,指導企業(yè)實施合肥OA。

(三 )引入合肥OA監(jiān)理機制是規(guī)避合肥OA風險的需要

合肥OA投資大、風險高。一家調查機構對美國年營業(yè)額在5億美元以上并采用了合肥OA系統(tǒng)的公司進行的研究結果披露,合肥OA 系統(tǒng)采用成本超過預計成本的178%,安裝時間超過預計時間的230%,使用后公司虧損卻達到令人驚訝的59%。根據以上所述,合肥OA是一個高風險的企業(yè)管理系統(tǒng)工程項目。需要有中立的第三方在項目的績效控制、項目進度控制、項目成本控制等方面對整個合肥OA項目進行協(xié)調,化解合肥OA 實施風險。此外 ,監(jiān) 理的產生也是分擔信息化風險的需要。對于大型信息化項目的風險是不容易控制的,通過授權監(jiān)理公司,使監(jiān)理公司承擔了一部分項目風險

(四 ) 企業(yè)和實施顧問公司之間利益沖突,需要合肥OA監(jiān)理從中化解

企業(yè)關注的是實施信息化系統(tǒng)后對企業(yè)的實際效果如何;而實施顧問公司更為關注項目的成本與利潤控制。特別是實施公司為了爭奪客戶,在與客戶接觸的前期階段過分夸大項目的預期效果,過分提高客戶的項目期望等等,信息不對稱都為后續(xù)出現(xiàn)的項目矛盾或糾紛造成了隱患。另一方面,企業(yè)由于對信息技術認識差距,要求對實施過程計劃更改,對實施結果與軟件實施商的認識分歧等,也造成誤解和沖突。要減少或消除這種信息化不對稱和工作不協(xié)調,有必要引人監(jiān)理機制,從中做必要的協(xié)調,化解潛在利益沖突。

二、監(jiān)理的基本概念

(一 )監(jiān)理的含義

“監(jiān)理 ”一詞是指人們對一種行為活動的監(jiān)督理順。信息化監(jiān)理源自于國外,20世紀90年代由國內咨詢公司引進。合肥OA監(jiān)理受業(yè)主(企業(yè))的委托,依據國家有關法律、法規(guī)、技術標準和信息系統(tǒng)工程監(jiān)理合同,對該單位信息工程項目的全過程進行監(jiān)督管理,并站在第三方的立場上,公正地協(xié)調企業(yè)、軟件公司、實施顧問的關系,通過監(jiān)督、審查、控制合肥OA 各個模塊的實施,使系統(tǒng)按預定的質量、進度、投資目標全面上線??梢钥闯?,監(jiān)理的服務對象是企業(yè),但代表了企業(yè)、實施顧問、軟件公司等各方的利益。

(二 )監(jiān)理的內容

總的來說 ,合肥OA監(jiān)理的內容可概括為:“三監(jiān)督,三控制,一協(xié)調,一審查”(見圖1)。

1.三監(jiān)督 。三監(jiān)督是指事前監(jiān)督,事中監(jiān)督、事后監(jiān)督,即:合肥OA 系統(tǒng)實施前監(jiān)督、實施過程中的監(jiān)督、實施后的監(jiān)督。監(jiān)理專家圍繞整個合肥OA的實施過程,對關系到合肥OA 順利實施的各個因素進行監(jiān)督,并針對潛在的風險提出解決方案,及時地把風險控制在預定的范圍內。

2.三控制。“三控制”是指質量控制、投資控制、進度控制。質量控制是指監(jiān)理專家在實施前對軟、硬件質量進行控制,例如,發(fā)放評測問卷,評測軟、硬件的質量,協(xié)助企業(yè)選擇軟、硬件系統(tǒng),并在實施的過程中,對系統(tǒng)實施效果進行必要的控制,使其上線后系統(tǒng)的質量水平達到預定的目標。投資控制是指監(jiān)理專家在合肥OA系統(tǒng)的實施過程中,對軟、硬件、人員的投人,確保把合肥OA的投資控制在預定或企業(yè)可以承受的范圍內。進度控制是指監(jiān)理專家在信息系統(tǒng)的實施進程中,按預定的目標控制系統(tǒng)的實施進度,即確保系統(tǒng)的實施進度按計劃進行,力爭不延期、不提前。

3.一協(xié)調 。站在公正的角度協(xié)調軟件開發(fā)商、用戶之間的可能、潛在的沖突或矛盾,理順企業(yè)、軟件、實施顧問三者之間的關系。

4.一審查 。監(jiān)理專家對項目的所有階段性成果,或者里程碑式的成果,包括整個項目的技術路線、技術策略、技術方法、項目管理的方法與策略等與項目有關的情況進行審查,并給出評估意見。

(三 )監(jiān)理的費用

理論上講,合肥OA監(jiān)理的構成是監(jiān)理單位在合肥OA項目監(jiān)理活動中所需要的全部成本,再加上應交納的稅金以及監(jiān)理公司應獲取的合理的利潤。一般工程建設監(jiān)理費用的估算方式,通常是在工程的概算中列支。所以,一些合肥OA項目監(jiān)理的費用也是按照占整個項目費用的3%一5%左右估算。但是,監(jiān)理費用的定價也可采用靈活的方式,根據雙方估計的工作量定價。

(四 )合肥OA項目監(jiān)理的組織保證

對于實施 合肥OA系統(tǒng),監(jiān)理機構可根據工程項目規(guī)模、性質及業(yè)主對監(jiān)理的要求,委派合適的人員擔任項目的總監(jiān)理工程師,代表監(jiān)理單位全面負責該項目的監(jiān)理工作??偙O(jiān)理工程師對內向監(jiān)理單位負責,對外向業(yè)主服務。在總監(jiān)理工程師的具體領導下組建項目的監(jiān)理班子,并根據簽訂的監(jiān)理委托合同,制定監(jiān)理規(guī)劃和具體的實施計劃,開展監(jiān)理工作??偙O(jiān)理工程師應進人企業(yè)合肥OA決策委員會,和企業(yè)其它的高層領導、實施顧問一起工作,并擁有建議權。

發(fā)布:2007-04-24 09:45    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
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