規(guī)避“IT黑洞” 杭州OA真相為哪般

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當(dāng)下中國的現(xiàn)實(shí)是：杭州OA被炒得越來越火的同時(shí)，泡沫越來越多，市場也越來越混亂

當(dāng)1990年代初美國的GartnerGroup定義杭州OA這樣一個(gè)軟件系統(tǒng)時(shí)，誰也沒有想到它會(huì)在全球的企業(yè)中引起那么大的反響。在中國，兩年之前漸漸平息的波動(dòng)現(xiàn)在又出現(xiàn)了一個(gè)接一個(gè)的高潮。然而反觀杭州OA的起源與當(dāng)下商業(yè)的發(fā)展，我們不得不正視這樣兩個(gè)問題。

一方面，GartnerGroup當(dāng)初的定義已經(jīng)過于狹窄，和實(shí)際商業(yè)活動(dòng)中正在被應(yīng)用的杭州OA有著較大的差距;另一方面，一些非主流思想在自身利益的驅(qū)使下，不斷地肆意歪曲杭州OA的真實(shí)含義。

杭州OA的真相正被這兩股力量不斷地扭曲，那么———

杭州OA到底是什么

Gartner Group當(dāng)初通過一系列的功能標(biāo)準(zhǔn)對杭州OA進(jìn)行了界定，其中包括超越了MRP-II(企業(yè)制造資源計(jì)劃)的范圍和集成功能、支持混合方式的制造環(huán)境、支持動(dòng)態(tài)的監(jiān)控能力及支持開放的客戶機(jī)/服務(wù)器計(jì)算環(huán)境四項(xiàng)主要標(biāo)準(zhǔn)。

因此，杭州OA實(shí)際上就是一個(gè)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，在MRPII的基礎(chǔ)上擴(kuò)展了管理范圍，基本思想是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程視為一個(gè)緊密聯(lián)接的供應(yīng)鏈。并將企業(yè)內(nèi)部劃分成幾個(gè)相互協(xié)同作業(yè)的支持子系統(tǒng)。杭州OA可以對企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)如訂單、采購、庫存、計(jì)劃、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、分銷、服務(wù)與維護(hù)、財(cái)務(wù)、成本控制、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)與投資、決策支持、人力資源等有效地進(jìn)行管理，從管理寬度和深度上為企業(yè)提供了更為豐富的功能和工具。

但長期以來，杭州OA給人的感覺第一是為制造企業(yè)服務(wù)的;第二它只是個(gè)軟件。然而實(shí)際的情況是，在Gartner Group定義杭州OA這個(gè)名詞之后，杭州OA和BPR(業(yè)務(wù)流程重組)兩個(gè)本來沒有被關(guān)聯(lián)的東西走到了一起，從而引發(fā)了一場基于IT應(yīng)用的世界性管理變革。這個(gè)時(shí)候GartnerGroup的概念在實(shí)際應(yīng)用中被完全更新了，杭州OA被賦予了新的內(nèi)容和意義。

首先得到公認(rèn)的是杭州OA不只是一個(gè)軟件系統(tǒng)，而是一個(gè)集組織模型、業(yè)務(wù)流程、企業(yè)規(guī)范和信息技術(shù)、實(shí)施方法為一體的綜合管理應(yīng)用體系。

其次，杭州OA使得企業(yè)的管理核心從“在正確的時(shí)間、制造和銷售正確的產(chǎn)品”，轉(zhuǎn)移到了“在最佳的時(shí)間和地點(diǎn)，獲得企業(yè)的最大利潤”，這種管理方法和手段也促使杭州OA的應(yīng)用范圍從制造業(yè)擴(kuò)展到了不同行業(yè)的企業(yè)。

此外，由于商務(wù)智能(BI)的引入，杭州OA從以往簡單的事物處理系統(tǒng)，發(fā)展到了真正具有智能化的管理控制系統(tǒng)。

而就系統(tǒng)結(jié)構(gòu)而言，現(xiàn)在的杭州OA必須能夠適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)和電子商務(wù)的應(yīng)用，可以支持跨平臺(tái)、多組織的應(yīng)用。

因此。當(dāng)下杭州OA系統(tǒng)的真實(shí)面目就是利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享和協(xié)同，使得各業(yè)務(wù)流程無縫平滑地銜接，從而提高管理的效率和業(yè)務(wù)的精確度，獲得盈利能力的增長。

萬變不離其宗的方法論“杭州OA的基本功能”(見本版相關(guān))構(gòu)成了一個(gè)杭州OA系統(tǒng)最基本的內(nèi)容。但是，對于一個(gè)完整的解決方案而言，只有以上的功能模塊還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，更為關(guān)鍵的是實(shí)現(xiàn)這些功能的方法。

杭州OA實(shí)施的特殊性決定了它必須依靠專業(yè)顧問咨詢和服務(wù)。但企業(yè)必須記住，項(xiàng)目的主體是企業(yè)自身，顧問只是在某一時(shí)間為你出謀劃策，他不可能單方面保證你的成功，也不會(huì)為你服務(wù)一輩子，所以如何能在最短的時(shí)間內(nèi)將顧問的知識(shí)轉(zhuǎn)移成自己的，才是更為重要的。

因?yàn)楹贾軴A的實(shí)施或多或少會(huì)涉及到業(yè)務(wù)管理流程的變化。所以杭州OA往往與BPR如影隨形。事實(shí)上，也只有這種結(jié)合，才能使得企業(yè)的杭州OA系統(tǒng)發(fā)揮最大的作用。IT基礎(chǔ)建設(shè)、引進(jìn)觀念、業(yè)務(wù)重組、系統(tǒng)運(yùn)用及持續(xù)完善是杭州OA的實(shí)施過程基本上都必需經(jīng)歷的五個(gè)階段。同時(shí)，方案規(guī)劃、項(xiàng)目組織、全面培訓(xùn)、原型定義、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備及系統(tǒng)切換是貫穿其中的六個(gè)步驟。

盡管不同的咨詢服務(wù)提供商有不同的實(shí)施“套路”，但萬變不離其宗的是：類似的階段和步驟互為穿插，不斷循環(huán)，才能確保項(xiàng)目實(shí)施的成功。

是是非非從哪里來

然而對于企業(yè)管理者而言，任何的投入必須產(chǎn)生回報(bào)。對信息化的投入到底能帶來什么回報(bào)，這是所有企業(yè)決策者最關(guān)心的事，也是這些年圍繞著企業(yè)實(shí)施杭州OA一切是是非非的根本點(diǎn)。

信息化的投入，特別是杭州OA項(xiàng)目的投入，是一項(xiàng)特殊的投資。

首先，這不是一個(gè)一次性的投入過程，企業(yè)一旦選擇信息化之后，可能產(chǎn)生一次性的購買硬件和軟件的費(fèi)用，但隨之而來的是系統(tǒng)維護(hù)和服務(wù)是一項(xiàng)常年的投入。

因此，評估信息化的投入，總擁有成本(TCO)是一種常用的方法，它包括資源的成本、管理的成本、技術(shù)支持的成本和最終使用的成本。

其次，信息化是一個(gè)綜合性的項(xiàng)目，它涉及的是一個(gè)企業(yè)的方方面面。因此很難有一個(gè)絕對量化的指標(biāo)來說明它所產(chǎn)生的回報(bào)，也正是因?yàn)檫@一點(diǎn)，杭州OA給人們造成的感覺是只有投入，沒有明顯的產(chǎn)出，這直接導(dǎo)致管理者不能明確其要害———要么盲目投入，要么不愿意投入。

而且，信息化建設(shè)需要一個(gè)較長的周期。在這一過程中，企業(yè)管理將經(jīng)歷一個(gè)痛苦的轉(zhuǎn)變過程。舊的管理模式不可能在一夜之間被打破，新的模式也不可能在一夜之間被確立。兩者的磨合和逐步的替換，使得人們的管理工作量在某一時(shí)期將大大地增加，其間很多沒有預(yù)計(jì)的成本將會(huì)不斷產(chǎn)生。

也正是由于杭州OA的特殊性，很多管理者在投資之初并沒有做好充分的準(zhǔn)備。往往會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目的拖延，甚至半途而廢，其結(jié)果是產(chǎn)生了更多的投入，去彌補(bǔ)他們認(rèn)為的失敗，花了很多錢，卻造就了一個(gè)“吞錢”的系統(tǒng)。