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業(yè)務(wù)流程管理平臺與企業(yè)管理體系的整合
業(yè)務(wù)流程管理平臺與企業(yè)管理體系的整合
如果將企業(yè)的一套業(yè)務(wù)流程管理體系比喻為“一張皮”,那么只要稍作留意,往往就可以發(fā)現(xiàn)在很多企業(yè)中同時存在著“幾張皮”,而且這“幾張皮”之間還是脫節(jié)的和不一致的。比如,很多企業(yè)都建立了ISO9001管理體系,覆蓋了人力、設(shè)備、工作環(huán)境、采購、產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)等眾多環(huán)節(jié)。但I(xiàn)SO9001并不是企業(yè)管理的全部,因此企業(yè)還會根據(jù)各種管理需要建立諸如企業(yè)內(nèi)控體系、供應(yīng)鏈管理體系、設(shè)備維護(hù)管體系等等。同時,為了持續(xù)提高競爭能力,企業(yè)還會不斷地吸納和應(yīng)用各種新的管理理念與方法,這些理念和方法的引進(jìn)一般都以項(xiàng)目實(shí)施的形式展開,并隨著項(xiàng)目的結(jié)束而給企業(yè)留下一套套新的管理流程,也就是所謂的一張張“皮”。
曾經(jīng)有一個企業(yè)的采購部門就在同一天接到來自ISO9001項(xiàng)目組和企業(yè)內(nèi)控體系項(xiàng)目組的兩份業(yè)務(wù)流程文件,這兩份文件對供應(yīng)商的評估提出了完全不一樣的操作要求;還有一個企業(yè)的發(fā)貨部門在供應(yīng)鏈改進(jìn)項(xiàng)目組的要求下改變了發(fā)貨流程提高了效率,但由于忘了提請修改ISO9001的程序文件而在此環(huán)節(jié)上被評為不合格項(xiàng)。這些現(xiàn)象,充分體現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部管理體系中“幾張皮”的存在及它們之間的脫節(jié)甚至是沖突。
其實(shí),不管企業(yè)引入并建立了多少種管理理念和管理體系,企業(yè)的業(yè)務(wù)流程都只能有一套,企業(yè)的業(yè)務(wù)人員在工作時只要嚴(yán)格按照這套流程中所規(guī)定的要求開展工作即可以滿足所有管理體系的要求。也就是說這“幾張皮”應(yīng)合為“一張皮”。比如當(dāng)一個采購員在下采購訂單時他不可能也沒有必要去考慮ISO9001有什么要求,企業(yè)內(nèi)控體系有什么要求,供應(yīng)鏈管理方面有什么要求;他應(yīng)該只需要按照一套采購下單的流程操作即可,而這套采購下單的流程本身應(yīng)涵蓋了各種管理體系和管理理念的要求。
IDS Scheer認(rèn)為,要實(shí)現(xiàn)上述樸素的管理需求,就需要在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)三個統(tǒng)一,即建立統(tǒng)一的信息化的業(yè)務(wù)流程管理平臺;采用統(tǒng)一的信息化的業(yè)務(wù)流程描述語言;設(shè)立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程管理部門。所謂信息化的業(yè)務(wù)流程管理平臺即指企業(yè)所有的業(yè)務(wù)流程都必須在此統(tǒng)一的平臺上進(jìn)行建立和發(fā)布。這樣可以有效地避免不同管理項(xiàng)目所建立的管理體系之間的不協(xié)調(diào)和沖突。當(dāng)然,要做到這一點(diǎn)還需要有一套統(tǒng)一的信息化的業(yè)務(wù)流程管理語言,所有業(yè)務(wù)人員都用同樣的“語言”來描述業(yè)務(wù)流程,避免各說各話。只有這樣才能描述出一套企業(yè)唯一的、沒有斷點(diǎn)的、端到端的業(yè)務(wù)流程。這里的技術(shù)關(guān)鍵是用統(tǒng)一的“語言”進(jìn)行描述后應(yīng)能自動轉(zhuǎn)換成各管理體系所需要的文檔。
比如,ISO9001項(xiàng)目組和企業(yè)內(nèi)控體系項(xiàng)目組用統(tǒng)一的“語言”描述了同一個供應(yīng)商評審流程后,信息化的流程管理平臺應(yīng)能自動根據(jù)同一個流程導(dǎo)出ISO9001所需的程序文件和內(nèi)控體系所需的內(nèi)控手冊。如果還需要各項(xiàng)目組成員手工轉(zhuǎn)換各自所需的管理文件,不但又有可能出現(xiàn)“幾張皮” 即統(tǒng)一平臺上的流程與各自手工所描述的流程不一致的情況,同時也會大大影響工作效率。與之相適應(yīng),對于這樣一個全企業(yè)的信息化管理平臺來說,自然需要有一個站在企業(yè)全局角度進(jìn)行維護(hù)的部門,比如當(dāng)供應(yīng)鏈改進(jìn)項(xiàng)目組試圖改變發(fā)貨流程時,就應(yīng)向此部門申請?jiān)诮y(tǒng)一的流程管理平臺上進(jìn)行流程的變革,而此部門則應(yīng)召集此流程所牽涉到的所有相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)商,以避免顧此失彼。
那么,實(shí)現(xiàn)了上述三個統(tǒng)一以后,“幾張皮”就能保證合為“一張皮”了嗎?不一定!上述措施只是從技術(shù)上實(shí)現(xiàn)了設(shè)計(jì)的管理體系的整合,而在企業(yè)中可能還存在著兩張“大皮”之間的脫節(jié)。這就是所設(shè)計(jì)的管理體系與實(shí)際被執(zhí)行的管理體系之間的脫節(jié),即所謂的藍(lán)圖和現(xiàn)實(shí)之間的脫節(jié)。簡言之,就是業(yè)務(wù)人員不按所規(guī)定的流程進(jìn)行工作。要避免這兩張皮之間的脫節(jié),一般來說只有兩種解決方案。其一是建立業(yè)務(wù)流程合規(guī)審核制度;其二是通過管理信息化來固化業(yè)務(wù)流程。第一種方法需要人來執(zhí)行,可以在統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程管理平臺上設(shè)計(jì)出整體的流程合規(guī)審核制度,以一定頻率和周期不斷地對流程中關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行合規(guī)檢查,并出具流程合規(guī)審核的風(fēng)險報告。這種做法有點(diǎn)類似ISO9001中所規(guī)定的內(nèi)審制度。第二種方法是目前的趨勢,即用信息化的管理系統(tǒng)來固化流程,這種方式還可以提升流程的效率甚至帶來流程的創(chuàng)新。
但對于管理信息化來說,有一點(diǎn)我們必須看到,由于信息化系統(tǒng)不是萬能的,所以真正在系統(tǒng)中跑的流程往往是企業(yè)流程的一部分而不是全部。所以在進(jìn)行諸如合肥OA項(xiàng)目的實(shí)施中經(jīng)??梢月牭健斑@個業(yè)務(wù)是否要進(jìn)系統(tǒng)這樣的問題”。另外,對于企業(yè)一個端到端的業(yè)務(wù)流程來說,可能會用到合肥OA、CRM、OA等各種信息化管理系統(tǒng)。所以,在通過信息化技術(shù)實(shí)施流程固化時,如果做得不好甚至可能反而直接造成“兩張皮”。即所設(shè)計(jì)的流程與信息化系統(tǒng)中跑的流程不一致。
造成這種現(xiàn)象的原因其實(shí)也很樸素,即實(shí)施信息化時雖然理論上是按所設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)或配置,但由于流程管理平臺上所設(shè)計(jì)的流程不能直接導(dǎo)成可用的系統(tǒng),因此在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)時,如需修改流程,項(xiàng)目組成員往往會直接在系統(tǒng)中改,而忘了到流程管理平臺上進(jìn)行修正。久而久之,系統(tǒng)內(nèi)的流程又沒有人能講清楚了,“兩張皮”又隨之產(chǎn)生了。要避免上述問題,到目前為止,最具可操作性的方法是在進(jìn)行系統(tǒng)測試驗(yàn)收時,必須堅(jiān)持由統(tǒng)一的信息化的業(yè)務(wù)流程管理平臺產(chǎn)生流程測試計(jì)劃,并嚴(yán)格按照此測試計(jì)劃對系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收。這樣,可以有效的保證所設(shè)計(jì)的流程與系統(tǒng)中所跑流程的一致性。當(dāng)然,還有一種更先進(jìn)的做法是實(shí)現(xiàn)信息化的流程管理平臺與信息化的管理系統(tǒng)間的集成,目前IDS Scheer已實(shí)現(xiàn)了ARIS流程管理平臺與SAP系統(tǒng)間的集成。
綜上所述,一個功能強(qiáng)大的信息化的業(yè)務(wù)流程管理平臺可以將企業(yè)的“幾張皮”整合為“一張皮”,使得企業(yè)的各種管理體系變成一個有機(jī)的整體,助力企業(yè)真正落實(shí)這些管理理念和管理體系,從而為企業(yè)帶來更強(qiáng)的競爭能力。(IDS Scheer)
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