如何為企業(yè)定制科學(xué)的合肥OA軟件選型流程

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如何為企業(yè)定制科學(xué)的合肥OA軟件選型流程1

合肥OA進(jìn)入中國(guó)走過(guò)了一個(gè)從盲目追捧到逐漸理智看待的過(guò)程，人們對(duì)合肥OA的認(rèn)識(shí)也在逐漸加深，合肥OA項(xiàng)目的實(shí)施也不再僅被視為一種企業(yè)信息化的工具而實(shí)施，它融入了更多BPR、SCM、CRM、知識(shí)管理、企業(yè)文件塑造等非合肥OA因素，而成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、提升企業(yè)整體管理水平的綜合性解決方案。

實(shí)施合肥OA是一種龐大的綜合性系統(tǒng)工程，它包括前期論證、科學(xué)選型、系統(tǒng)實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收與評(píng)價(jià)等階段。就選型而言，其工作的重要性自不用多說(shuō)，但需要特別指出的就是除了為找到適合自己企業(yè)特點(diǎn)的合肥OA系統(tǒng)外，通過(guò)組織選型工作，還有助于了解合肥OA系統(tǒng)目前的發(fā)展情況和優(yōu)缺點(diǎn)，避免后續(xù)過(guò)高期望值帶來(lái)的失望；在選型過(guò)程中的多輪參觀，可以使企業(yè)中高層經(jīng)理發(fā)現(xiàn)自身管理體系在同級(jí)營(yíng)業(yè)規(guī)模企業(yè)的位置（落后與先進(jìn)程度），這對(duì)今后企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展方向怎樣結(jié)合整體 IT規(guī)劃的前瞻性具有非常重要的指導(dǎo)意義。

大家應(yīng)該聽(tīng)過(guò)合肥OA選型的兩條金科玉律，一是："知已知彼"，二是："如果高級(jí)管理層不了解合肥OA，就不要上合肥OA"，真所謂一針見(jiàn)血、言簡(jiǎn)意賅！但如何正確的制定一套科學(xué)的選型流程，真正落實(shí)兩條金科玉律呢？

1.了解企業(yè)自身現(xiàn)狀和需求原因

和前幾年使用的財(cái)務(wù)軟件、簡(jiǎn)單的物流管理軟件相比，合肥OA系統(tǒng)由于其在整體的數(shù)據(jù)集成、時(shí)時(shí)共享等性能上的出色表現(xiàn)，成為了眾人追捧的寵兒。除了普遍意義上的需求理由，不同企業(yè)又有著不同的需求原因。了解自身現(xiàn)狀和挖掘需求原因是確定項(xiàng)目是否上馬和確定系統(tǒng)類別及使用年限的重要依據(jù)。其方式主要可以采取公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行合肥OA項(xiàng)目需求緊急度的討論會(huì)，綜合日常工作中的投訴點(diǎn)進(jìn)行分析，最終確定項(xiàng)目是否上馬并忠實(shí)記錄會(huì)議過(guò)程與結(jié)論。

2.確定項(xiàng)目預(yù)算

兵馬未動(dòng)，糧草先行。溝通和確定預(yù)算范圍是決定選型廣度的基礎(chǔ)。 根據(jù)自身財(cái)務(wù)狀況及合肥OA系統(tǒng)使用年限預(yù)期確定合肥OA項(xiàng)目預(yù)算框架；企業(yè)中高層范圍內(nèi)的討論、確認(rèn)。溝通是非常重要的，尤其對(duì)于股份制的企業(yè)，每個(gè)股東對(duì)于大項(xiàng)投資的金額、時(shí)間、回報(bào)率都是非常關(guān)注的，沒(méi)有大家的共識(shí)與參與，很容易導(dǎo)致選型成了單一的選價(jià)格，那就失去選型、甚至投資合肥OA項(xiàng)目的意義； 合肥OA項(xiàng)目除了實(shí)際購(gòu)買軟件和支付實(shí)施顧問(wèn)企業(yè)的費(fèi)用外，還需要考慮到很多的人力資源相關(guān)成本，如關(guān)鍵用戶保證項(xiàng)目參與時(shí)間引起的加人情況、項(xiàng)目加班、出差等一系列費(fèi)用的產(chǎn)生，都會(huì)對(duì)企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)情況下的整體預(yù)算成本造成很大的壓力，這一部分機(jī)動(dòng)費(fèi)用也是項(xiàng)目預(yù)算前期確定的重要原因之一。

3.預(yù)熱調(diào)研

大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)于合肥OA系統(tǒng)的構(gòu)造及使用效果都不是非常的了解，僅有的一些了解也大多來(lái)自于書(shū)本和相關(guān)文章，這個(gè)時(shí)候預(yù)熱調(diào)研就顯的尤為重要了。預(yù)熱調(diào)研分為兩個(gè)方面： 各類合肥OA軟件廠商的資料的學(xué)習(xí)及相關(guān)訪問(wèn)通過(guò)提取相關(guān)資料和參加各類廠商舉辦的研討會(huì)等，最大程度的獲取軟件本身的結(jié)構(gòu)組織、適用行業(yè)類別等一系列信息同行業(yè)類型客戶的調(diào)研與訪問(wèn)。從各種渠道發(fā)掘本企業(yè)類型相似的軟件使用客戶的實(shí)施和使用情況，由于沒(méi)有任何利益關(guān)系，所以這樣的調(diào)研訪問(wèn)往往是友好的和有建設(shè)性意義的，從實(shí)際使用方那里，除了清晰你對(duì)軟件的認(rèn)識(shí)，更加有意義的是通過(guò)訪談可以了解實(shí)施公司的水平，實(shí)施顧問(wèn)公司的水平在很大程度上決定了軟件性能與企業(yè)需求的契合度，而契合度又是發(fā)揮軟件性能服務(wù)企業(yè)的關(guān)鍵，其重要性就無(wú)須贅述了。

4.各部門(mén)訪談部門(mén)現(xiàn)狀及需求，并結(jié)合未來(lái)發(fā)展分析需求的擴(kuò)展性

各部門(mén)實(shí)際操作中的現(xiàn)狀及需求了解，對(duì)于企業(yè)決策和合肥OA項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是至關(guān)重要的。各部門(mén)在長(zhǎng)期的運(yùn)營(yíng)中，雖然也會(huì)有很多的抱怨與投訴，但卻缺乏整體的描述，實(shí)際崗位執(zhí)行人的感受對(duì)于選型和日后的上線工作來(lái)說(shuō)都是重要的工作基礎(chǔ)。

主要的方式有如下三種：由企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和企業(yè)流程部組織各部門(mén)分時(shí)段召開(kāi)部門(mén)現(xiàn)狀討論會(huì)，由于大家同在一個(gè)環(huán)境內(nèi)工作，所以彼此熟悉日常情況，很快可以達(dá)成思維與語(yǔ)言上的共識(shí)。但工作結(jié)束后提交的內(nèi)部需求調(diào)研報(bào)告，就不可避免的使用著自己常用的"俚語(yǔ)"，不利于軟件廠商閱讀和理解，給日后的演示工作帶來(lái)很多的麻煩；雇傭第三方顧問(wèn)公司進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部調(diào)研，出具規(guī)范的需求報(bào)告。由于第三方顧問(wèn)公司不參與企業(yè)內(nèi)部利益沖突，所以被訪談?wù)呖梢詴乘裕炎约喝粘９ぷ髦械睦_和盤(pán)托出，對(duì)于了解企業(yè)實(shí)際情況比較有益。但由于調(diào)研工作時(shí)間短，部門(mén)涉及廣泛，第三方顧問(wèn)很難在短時(shí)間內(nèi)迅速的解讀企業(yè)內(nèi)部實(shí)際需求，有歧義產(chǎn)生的可能；由企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和企業(yè)流程部聯(lián)合第三方顧問(wèn)公司組織各部門(mén)現(xiàn)狀討論會(huì)，分經(jīng)理層、實(shí)際操作層展開(kāi)。第三方顧問(wèn)和企業(yè)內(nèi)部人員聯(lián)合工作，拆分工作項(xiàng)目，既規(guī)避了因?yàn)槔嬖虍a(chǎn)生的抹殺問(wèn)題的現(xiàn)象，又可以完成一份專業(yè)的、易于企業(yè)外部人員理解的需求分析書(shū)?！　?.成立企業(yè)內(nèi)部合肥OA選型核心領(lǐng)導(dǎo)小組及選型組

確定了項(xiàng)目預(yù)算和內(nèi)部需求情況，成立一個(gè)臨時(shí)的合肥OA項(xiàng)目選型組織機(jī)構(gòu)就顯的尤為重要了。合肥OA項(xiàng)目成功的重要要求之一就是全員參與，而我認(rèn)為在選型之初的全員參與也是非常重要的。由各公司高級(jí)管理人員組成的核心領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)選型工作的時(shí)間、方法論的把握，確保選型工作不走偏，不拖延。而職能部門(mén)的負(fù)責(zé)人組成的項(xiàng)目選型組就保證了不同的軟件的打分結(jié)果是由專業(yè)人員進(jìn)行的，不會(huì)有偏頗性。通過(guò)例會(huì)制度，不斷的調(diào)整工作方向，統(tǒng)一工作思路。

其次，選型過(guò)程中由中層經(jīng)理的參與，是對(duì)合肥OA軟件最好的學(xué)前教育方式。不斷的把心理預(yù)期調(diào)整的與現(xiàn)實(shí)接近，在后續(xù)的實(shí)施中就不會(huì)有從云端墜地的感覺(jué)。平和的心里是圓滿完成項(xiàng)目實(shí)施的保證。另外，部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)于合肥OA的認(rèn)識(shí)也為今后在各部門(mén)基層人員的宣灌奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

6.根據(jù)企業(yè)需求分析及擴(kuò)展性確定不同層次上的不同初級(jí)入選軟件廠家及顧問(wèn)企業(yè)

目前合肥OA軟件有國(guó)內(nèi)、國(guó)外的，不同行業(yè)類型等很多種類，其設(shè)計(jì)理念目前還是具有一定的差異性的。所以需要篩選出適合本企業(yè)的不同層次上的不同入選軟件廠家及顧問(wèn)公司，并進(jìn)入實(shí)質(zhì)性的了解，避免把精力投入過(guò)大的范圍，事倍功半。