如何選擇OA辦公系統(tǒng)及公司呢？

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　　對于如何選購OA辦公系統(tǒng)的文章，我們已經(jīng)見到很多。但對于如何用好OA辦公系統(tǒng)的討論，卻非常少見。

　　帶著這個問題，筆者采訪了泛普軟件OA辦公系統(tǒng)的項目總監(jiān)鄭勇先生，請他以泛普軟件OA辦公系統(tǒng)數(shù)千家客戶案例為基礎(chǔ)，為我們分享一些成功的經(jīng)驗。

　　要想用好OA辦公系統(tǒng)，鄭勇為我們總結(jié)了5個關(guān)鍵詞：產(chǎn)品、實施、制度、管理層、習(xí)慣，他對著5個關(guān)鍵詞進行了詳細的解讀：

　　1、產(chǎn)品

　　要想用好OA辦公系統(tǒng)，首先要選好OA辦公系統(tǒng)，只有選擇了正確的，適合自己的OA辦公系統(tǒng)，才能夠給使用提供保障。

　　如果系統(tǒng)的穩(wěn)定性差，那么就會經(jīng)常掉線，甚至丟失數(shù)據(jù)，導(dǎo)致使用不暢;如果系統(tǒng)的易用性差，那么使用起來就會很不方便，引起大家的抱怨和反感;如果系統(tǒng)的功能不適用，那么就要經(jīng)過大量的二次開發(fā)，增加實施周期，讓人失去耐心和信心;如果系統(tǒng)的開放性差，那么就無法隨需應(yīng)變的升級和拓展，無法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

　　2、實施

　　有了好的產(chǎn)品，還要有好的實施。一個企業(yè)不可能使用OA辦公系統(tǒng)的全部功能，必須將自己的常用功能和重點功能挑出來，然后本著先易后難的原則來實施。

　　鄭勇認為，OA辦公系統(tǒng)的實施不應(yīng)該拖得太久，應(yīng)該先把常用的、簡單的功能用起來，讓員工感覺到方便，并熟悉這個系統(tǒng)，然后再慢慢啟用較為復(fù)雜的功能，這樣才能夠水到渠成的讓員工接受，正所謂“一鼓作氣，再而衰，三而竭”。

　　另外，OA辦公系統(tǒng)和企業(yè)原有的管理理念、辦公方式可能會產(chǎn)生一些摩擦甚至沖突，還有可能會觸及一部分人的利益。這就需要實施者平衡好各方面的關(guān)系，平衡好效率和規(guī)范的關(guān)系。OA辦公系統(tǒng)和企業(yè)管理之間不是誰服從誰的的問題，而是互相協(xié)調(diào)、融合、優(yōu)化的關(guān)系。

　　3、制度

　　系統(tǒng)實施完畢后，需要企業(yè)制定相應(yīng)的管理制度予以保障，這個制度也就是使用OA辦公系統(tǒng)的方法、規(guī)范和獎懲措施等。

　　對于每一項使用到的功能，制度文件都應(yīng)該詳細介紹其操作方法、使用對象、責(zé)任人，對某些功能還要有獎勵和懲罰的措施，如流程怎么使用，文件怎么共享，日記怎么考核等，讓員工明確的了解系統(tǒng)的使用方式和規(guī)范，這個制度既要約束，又要鼓勵。

　　鄭勇說，如果企業(yè)不知道應(yīng)該怎么做這個規(guī)范，可以向廠商咨詢，因為泛普軟件等一線的OA廠商都有一些通用的模板可以借鑒。

　　4、管理層

　　有了制度之后，關(guān)鍵在于能否執(zhí)行到位，而能否執(zhí)行到位，關(guān)鍵在于管理層的行為。

　　OA辦公系統(tǒng)的使用，非常依賴于管理層的帶動作用，如果管理層不重視、不好好使用，那么員工就沒法用好。

　　雖然OA辦公系統(tǒng)提供了開放、扁平化的溝通平臺，但如果員工發(fā)表的意見、建議和分享總是得不到上級的反饋，那么員工就會心灰意冷，再也不愿意在系統(tǒng)中表達了。雖然OA辦公系統(tǒng)提供了便捷的電子化審批方式，但如果領(lǐng)導(dǎo)總是不及時審批，還需要多次打電話催促，那么也會嚴重打消員工使用系統(tǒng)的積極性。

　　5、習(xí)慣

　　在做好以上四點之后，員工就會養(yǎng)成使用OA辦公系統(tǒng)的習(xí)慣，從陌生到了解，再到熟悉，再到習(xí)慣，那么就可以說員工已經(jīng)很好的適應(yīng)了OA辦公系統(tǒng)，這時候員工會覺得非常的方便和高興，OA辦公系統(tǒng)也就順暢的運行起來了。

　　鄭勇說，企業(yè)應(yīng)該通過各種措施，培養(yǎng)員工使用泛普軟件泛普OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)的習(xí)慣。這些措施中既有硬性的(包括制度和技術(shù)上的約束)，也有軟性的(包括各種獎勵措施)，只有軟硬結(jié)合，才能保障OA辦公系統(tǒng)的順利使用。