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超市采購管理：杜絕采購腐敗的訣竅

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杜絕采購腐敗的訣竅
       
　　“我明明知道采購員們收取好處費，可是我既沒有辦法查，也沒法管。因為這一切都是在私下進(jìn)行的，而且普遍存在。”很多企業(yè)管理者對因人為所造成的采購中的腐敗行為痛恨而束手無策。
 
　　采購中的腐敗行為不僅侵蝕著企業(yè)的利益，而且對整個企業(yè)文化會造成破壞性的影響。采購人員在談判中無原則地讓步、合同之外的私下的利益承諾，會對采購活動的績效產(chǎn)生負(fù)面影響。雖然在跨國公司里也不同程度地存在著上述的情況，但跨國公司中的采購腐敗行為要少于國內(nèi)企業(yè)，采購人員素質(zhì)要高于國內(nèi)企業(yè)。
 
　　我們所關(guān)心的是，同樣是中國的經(jīng)營環(huán)境，同樣是中國人（在華跨國公司中，采購部門絕大多數(shù)是中國人），為什么會產(chǎn)生這種差異？當(dāng)然，收入是必須考慮的因素，但不是根本原因。在發(fā)生采購腐敗的機(jī)會方面，跨國公司的采購人員甚至比國內(nèi)企業(yè)還要多。在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，誰都知道人具有非常大的可塑性，而差別關(guān)鍵在學(xué)習(xí)的機(jī)會和意愿。一位以前在國內(nèi)企業(yè)工作，后來跳槽到外企的采購經(jīng)理說，在外企一年的學(xué)習(xí)比他在國內(nèi)企業(yè)３年所學(xué)的東西還要多。這些是為什么？ 在跨國公司，考核制度、企業(yè)文化和采購制度建設(shè)是限制采購人員腐敗的３種主要手段，這些做法值得國內(nèi)企業(yè)借鑒。
　　
　　念好績效考核“緊箍咒”
　　
　　考核不但是調(diào)動員工積極性的主要手段，而且是防止業(yè)務(wù)活動中非職業(yè)行為的主要手段，在采購管理中也是如此。好的績效考核可以達(dá)到這樣的效果：采購人員主觀上必須為公司的利益著想，客觀上必須為公司的利益服務(wù)，沒有為個人謀利的空間。
 
　　如何對采購人員進(jìn)行績效考核？跨國公司有許多很成熟的經(jīng)驗可以借鑒，其中的精髓是量化業(yè)務(wù)目標(biāo)和等級評價。
 
　　在年中和年初（或年底），跨國公司都會集中進(jìn)行員工的績效考核和職業(yè)規(guī)劃設(shè)計。針對采購部門的人員，就是對采購管理的業(yè)績回顧評價和未來的目標(biāo)制定。在考核中，跨國公司交替運用兩套指標(biāo)體系，即業(yè)務(wù)指標(biāo)體系和個人素質(zhì)指標(biāo)體系。業(yè)務(wù)指標(biāo)體系主要包括：
　　
　　采購成本是否降低？賣方市場的條件下是否維持了原有的成本水平？
 
　　采購質(zhì)量是否提高？質(zhì)量事故造成的損失是否得到有效地控制？
　　
　　供應(yīng)商的服務(wù)是否增值？
　　
　　采購是否有效地支持了其它部門，尤其是生產(chǎn)部門？
　　
　　采購管理水平和技能是否得到提高？
　　
　　當(dāng)然，這些指標(biāo)還可以進(jìn)一步細(xì)化，如采購成本可以細(xì)化為：購買費用、運輸成本、廢棄成本、訂貨成本、期限成本、倉儲成本等。把這些指標(biāo)一一量化，并同上一個半年的相同指標(biāo)進(jìn)行對比所得到的綜合評價，就是業(yè)務(wù)績效。應(yīng)該說，這些指標(biāo)都是硬的，很難加以偽飾，所以這種評價有時顯得很“殘酷”，那些只會搞人際關(guān)系而沒有業(yè)績的采購人員這時就會　“原形畢露”，評估的結(jié)果當(dāng)然就不會如其所愿。
　　
　　在評估完成之后，跨國公司會把員工劃分成若干個等級，或給以晉升、獎勵，或維持現(xiàn)狀，或給以警告或辭退?？梢哉f，這半年一次的績效考核與員工的切身利益是緊密聯(lián)系在一起的。
　　
　　對個人素質(zhì)的評價相對就會靈活一些，因為它不僅包括現(xiàn)有的能力評價，還要包括進(jìn)步的幅度和潛力。主要內(nèi)容則可能包括：談判技巧、溝通技巧、合作能力、創(chuàng)新能力、決策能力等等。這些能力評價都是與業(yè)績的評價聯(lián)系在一起的，主要是針對業(yè)績中表現(xiàn)不盡如人意的方面，如何進(jìn)一步在個人能力上提高。為配合這些改進(jìn)，那些跨國公司為員工安排了許多內(nèi)部的或外部的培訓(xùn)課程。
 
　　在績效評估結(jié)束之后，安排的是職業(yè)規(guī)劃設(shè)計。職業(yè)規(guī)劃設(shè)計包含下一個半年的主要業(yè)務(wù)指標(biāo)和為完成這些指標(biāo)所需要的行動計劃。
　　
　　國內(nèi)企業(yè)也進(jìn)行績效考核，但是，這些考核有些流于形式。其缺陷就是沒有量化的指標(biāo)和能力評價，考核時也不夠嚴(yán)肅，同時缺乏培訓(xùn)安排。
　　
　　那些供應(yīng)商們?yōu)槭裁匆o采購員“好處費”？無非是想提高價格或在質(zhì)量、效率方面打折扣，如果采購員參與這些腐敗行為，也許具體情節(jié)不為人知，但必然體現(xiàn)在它的業(yè)務(wù)績效上。如果對采購人員有績效考核這個“緊箍咒”，采購腐敗的機(jī)會成本就會大得多。所以，績效考核是減少采購腐敗主觀因素的法寶
 
企業(yè)文化和采購制度建設(shè)
 
　　在探討這個問題之前，我們比較一下中國人和西方人在商業(yè)觀念上的差異是有必要的：在影響企業(yè)之間關(guān)系的一些觀念之中，當(dāng)前中國人的某些觀念確是易于滋生采購腐敗的溫床。
　　
　　中國人和西方人存在以下差異：
　　
　　在商業(yè)觀念上，中國人在商業(yè)決策時，共同研究，集體決定，這樣既可以保證決策的周密，又可以成為決策失誤時推脫責(zé)任的借口；西方人則強(qiáng)調(diào)在團(tuán)隊中的角色和獨特的貢獻(xiàn)，強(qiáng)調(diào)個人能力和效率，對技術(shù)性問題的分析極為深入；
 
　　在時間觀念上，中國人視時間為無限資源，西方人視時間為成本、商品；
 
　　在談判方面，中國人注重談判中的和諧氣氛，西方人強(qiáng)調(diào)公平；
　　
　　在對契約的態(tài)度上，中國人強(qiáng)調(diào)彼此的信任，寄希望于契約以外的承諾。西方人對契約上的每一個字均經(jīng)過推敲；
　　
　　基于觀念上的差異，國內(nèi)企業(yè)如果想根治采購腐敗，就必然要付出更大的努力。企業(yè)應(yīng)要求員工首先為企業(yè)的利益著想，而不是把個人利益放在首位。在這個方面，高層經(jīng)理的率先垂范比什么都重要。
　　
　　為了規(guī)范跨國采購行為，適應(yīng)在不同文化背景下開展業(yè)務(wù)，那些最好的跨國公司編寫了諸如《對外業(yè)務(wù)開展手冊》、《全球采購人員手冊》等制度和政策說明，每個不同國家的采購人員人手一份。這些手冊并不是單純地宣告公司對于腐敗行為的處理規(guī)定，還具體地運用案例和情境告訴采購人員該做什么不該做什么。比如，有些跨國公司規(guī)定，只有存在回請機(jī)會的前提下，才可以出席供應(yīng)商的宴會；在出差的發(fā)票上必須注明費用發(fā)生的時間、地點等。這些做法是值得我們借鑒和思考的。
　　
　　提高采購人員的素質(zhì) 　
　
　　應(yīng)該說，抑制采購腐敗還只是采購人員管理最基本的要求。采購活動的質(zhì)量首先是采購人員素質(zhì)的體現(xiàn)，這是毋庸置疑的。
　
　　在那些大型的工業(yè)跨國公司，一般都有針對采購人員的跨國培訓(xùn)團(tuán)隊。這些團(tuán)隊分布在地區(qū)總部或集團(tuán)總部，培訓(xùn)師則從那些優(yōu)秀的采購人員中選拔或高薪外聘。培訓(xùn)的內(nèi)容包括：采購的理論與技巧、談判技巧、法律、貨幣和財務(wù)知識、產(chǎn)品知識和內(nèi)部業(yè)務(wù)流程等。培訓(xùn)的方式則極為靈活，很少采用講課或理論探討的方法，一般都是采購人員現(xiàn)身說法，用發(fā)生在自己身上的事例作為活教材，進(jìn)行集體探討，而培訓(xùn)師則精心進(jìn)行組織和總結(jié)。參加過這類培訓(xùn)的某跨國公司采購經(jīng)理說，這類培訓(xùn)讓人對某類問題“豁然開朗”。一位跨國公司的地區(qū)培訓(xùn)總監(jiān)也說：“人與人之間的差異來自培訓(xùn)。”
　　
　　一些跨國公司還利用崗位輪換的方法來培訓(xùn)那些有潛力的采購部門的雇員。一個采購主管晉升到采購經(jīng)理之前，有些公司會把他送到生產(chǎn)、計劃或后勤部門進(jìn)行幾個月的實習(xí)。而那些跨國公司的采購總監(jiān)，只要是中國人，則幾乎無一例外地參加過在國外進(jìn)行的高級培訓(xùn)或崗位輪換。
　　
　　誠然，國內(nèi)企業(yè)在短時間內(nèi)還無法建立采購人員的培訓(xùn)體系，但這不等于說國內(nèi)企業(yè)的采購人員不需要培訓(xùn)。從某種意義上說，培訓(xùn)甚至是一種“福利”，是對員工未來的承諾。

 

曾有一位民營企業(yè)的采購經(jīng)理說："我明明知道采購員們收取好處費，可是我既沒有辦法查，也沒法管。因為這一切都是在私下進(jìn)行的，而且非常普遍。"很多企業(yè)家，尤其是民營企業(yè)家一定對此非常關(guān)心，因為采購中的腐敗行為不僅侵蝕著企業(yè)的利益，而且對整個企業(yè)文化會造成破壞性的影響。 挑戰(zhàn)不僅來自于采購人員的操守，還來自于采購員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。談判中無原則的讓步、合同之外的私下利益承諾、對生產(chǎn)需求的陌生和對市場環(huán)境的麻木，都會對采購活動的績效產(chǎn)生負(fù)面影響。
　　在跨國公司里，其實也不同程度地存在著上述的情況。但不容置疑的是，跨國公司中的采購腐敗行為要少于國內(nèi)企業(yè)，采購人員素質(zhì)要高于國內(nèi)企業(yè)。尤其與那些頂級的跨國公司相比，更是如此。
　　 我們所關(guān)心的是，同樣是中國的經(jīng)營環(huán)境，同樣是中國人（在華跨國公司中，采購部門絕大多數(shù)是中國人）為什么會產(chǎn)生這種差異？ 當(dāng)然，收入是必須考慮的因素。一般來說，跨國公司的薪水要高于本土企業(yè)的2~3倍，總監(jiān)這一級別可能差距會更大，這有利于跨國公司吸引人才。但是，這顯然不是根本原因，因為跨國公司的采購人員發(fā)生采購腐敗的機(jī)會甚至比國內(nèi)企業(yè)還要多。這究竟是為什么？ 在跨國公司，考核制度、企業(yè)文化和采購制度建設(shè)是限制采購腐敗的三種主要手段，有些做法非常值得國內(nèi)企業(yè)借鑒。
　　 績效考核 考核不但是調(diào)動員工積極性的主要手段，而且是防止業(yè)務(wù)活動中非職業(yè)行為的主要手段，在采購管理中也是如此?？梢哉f，績效考核是防止采購腐敗的最有力的武器。好的績效考核可以達(dá)到這樣的效果：采購人員主觀上必須為公司的利益著想，客觀上必須為公司的利益服務(wù)，沒有為個人謀利的空間。
　　 如何對采購人員進(jìn)行績效考核？跨國公司有許多很成熟的經(jīng)驗可以借鑒，其中的精髓是量化業(yè)務(wù)目標(biāo)和等級評價。 在年中和年初（或年底），跨國公司都會集中進(jìn)行員工的績效考核和職業(yè)規(guī)劃設(shè)計。針對采購部門的人員，就是對采購管理的業(yè)績回顧評價和未來的目標(biāo)制定。在考核中，交替運用兩套指標(biāo)體系，即業(yè)務(wù)指標(biāo)體系和個人素質(zhì)指標(biāo)體系。
　　 業(yè)務(wù)指標(biāo)體系主要包括：
　　 1、 采購成本是否降低？賣方市場的條件下是否維持了原有的成本水平？
　　 2、 采購質(zhì)量是否提高？質(zhì)量事故造成的損失是否得到有效控制？
　　 3、 供應(yīng)商的服務(wù)是否增值？
　　 4、 采購是否有效地支持了其它部門，尤其是生產(chǎn)部門？
　　 5、 采購管理水平和技能是否得到提高？
　　 當(dāng)然，這些指標(biāo)還可以進(jìn)一步細(xì)化。如采購成本可以細(xì)化為：購買費用、運輸成本、廢棄成本、訂貨成本、期限成本、倉儲成本等。把這些指標(biāo)一一量化，并同上一個半年的相同指標(biāo)進(jìn)行對比所得到的綜合評價，就是業(yè)務(wù)績效。
　　 應(yīng)該說，這些指標(biāo)都是硬的，很難加以偽飾，所以這種評價有時顯得很"殘酷"，那些只會搞人際關(guān)系而沒有業(yè)績的采購人員這時就會"原形畢露"。
　　 在評估完成之后，將員工劃分成若干個等級，或給與晉升、獎勵，或維持現(xiàn)狀，或給與警告或辭退。可以說，這半年一次的績效考核與員工的切身利益是緊密聯(lián)系在一起的。
　　 對個人素質(zhì)的評價相對就會靈活一些，因為它不僅包括現(xiàn)有的能力評價，還包括進(jìn)步的幅度和潛力。主要內(nèi)容包括：談判技巧、溝通技巧、合作能力、創(chuàng)新能力、決策能力等等。這些能力評價都是與業(yè)績的評價聯(lián)系在一起的，主要是針對業(yè)績中表現(xiàn)不盡如人意的方面，如何進(jìn)一步在個人能力上提高。為配合這些改進(jìn)，那些跨國公司為員工安排了許多內(nèi)部的或外部的培訓(xùn)課程。
　　 在績效評估結(jié)束后，安排的是職業(yè)規(guī)劃設(shè)計。職業(yè)規(guī)劃設(shè)計包含下一個半年的主要業(yè)務(wù)指標(biāo)和為完成這些指標(biāo)秘需要的行動計劃。這其中又有兩個原則：第一是量化原則，這些業(yè)務(wù)指標(biāo)能夠量化的盡量予以量化，如果質(zhì)量事故的次數(shù)、成本量、供貨量等。第二是改進(jìn)原則，在大多數(shù)情況下，僅僅維持現(xiàn)狀是不行的，必須在上一次的績效基礎(chǔ)上，有所提高，但提高的幅度要依具體情況而定。
　　 在下一次的績效考核中，如不出現(xiàn)不可抗力。必須以職業(yè)規(guī)劃設(shè)計中的業(yè)務(wù)指標(biāo)為基礎(chǔ)。
　　 國內(nèi)企業(yè)也進(jìn)行績效考核，但是，這些考核有些流于形式。其缺陷就是沒有量化的指標(biāo)和能力評價，考核時也不夠嚴(yán)肅，同時缺乏培訓(xùn)安排。 那些供應(yīng)商們?yōu)槭裁匆o采購員"好處費"？為什么帶采購員出入高級娛樂場所？無非是想提高價格或在質(zhì)量、效率方面打折扣，如果采購員參與這些腐敗行為，也許具體情節(jié)不為人知，但必然體現(xiàn)在其業(yè)務(wù)績效上。如果有績效考核這個"緊箍咒"，采購腐敗的機(jī)會成本就會大得多。所以，績效考核是減少采購腐敗主觀因素的法寶。
　　 當(dāng)然，績效考核更多的作用是提高員工的工作積極性，但對于防止采購腐敗也不失為有效的措施。
　　 企業(yè)文化和采購制度建設(shè) 在探討這個問題前，我們有必要比較一下中國人和西方人在商業(yè)觀念上的差異。在影響企業(yè)之間關(guān)系的一些觀念之中，當(dāng)前中國
人的某些觀念確是易于滋生采購腐敗的溫床。
中國人和西方人在商業(yè)觀念上的差異
商業(yè)決策
共同研究，集體決定。既可以保證決策的周密，又可以成為決策失誤時的推脫責(zé)任的借口。
強(qiáng)調(diào)在團(tuán)隊中的角色和獨特的貢獻(xiàn)，強(qiáng)調(diào)個人能力和效率。對技術(shù)性問題的分析極為深入。
 
談　　判
視時間為無限資源
視時間為成本、商品
 
對契約的態(tài)度
注重談判中的和諧氣氛
強(qiáng)調(diào)公平
 
個人關(guān)系
強(qiáng)調(diào)彼此的信任，寄希望于契約外的承諾。簽約不等于談判的完成，協(xié)議的執(zhí)行有時需要用再談判來解決信任危機(jī)。
契約上每一個字均經(jīng)過推敲，協(xié)議的簽訂意味著談判的完成，如何執(zhí)行是技術(shù)問題。
 
個人關(guān)系
是企業(yè)關(guān)系的體現(xiàn)
與企業(yè)關(guān)系無關(guān)
 
商務(wù)糾紛
首先訴諸私下的談判，保全面子
首先訴諸法律
在西方人的眼里，個人的關(guān)系和企業(yè)之間的關(guān)系是截然分開的。一切在談判桌上、在合同中解決。在中國人眼里，企業(yè)關(guān)系首先是個人關(guān)系，很多問題在飯桌上解決，合同只是形式。私下的交易比談判桌上的討價還價更重要。
　　 正是在這個意義上，國內(nèi)企業(yè)如果想根治采購腐敗，就必然要付出更大的努力。職業(yè)風(fēng)范和敬業(yè)精神應(yīng)該受到鼓勵，員工應(yīng)首先為企業(yè)的利益著想，而不是把個人利益放在首位。這種風(fēng)氣如果不能形成，抑制采購腐敗就是空話。在這個方面，高層經(jīng)理的率先垂范比什么都重要。
　　 在制度上，為了規(guī)范跨國采購行為，適應(yīng)在不同文化背景下開展業(yè)務(wù)，那些最好的跨國公司編寫了諸如《對外業(yè)務(wù)開展手冊》《全球采購人員手冊》等制度和政策說明，每個不同國家的采購員人手一份。這些手冊不僅宣告公司對于腐敗行為的處理規(guī)定，還具體地運用案例和情境告訴采購員該做什么不該做什么。比如，跨國公司規(guī)定，只有存在回請機(jī)會的前提下，才可以出席供應(yīng)商的宴會；在出差的發(fā)票上必須注明費用發(fā)生的時間、地點等。這些做法是值得我們借鑒和思考的。
　　 培訓(xùn)提高采購員的素質(zhì) 應(yīng)該說，抑制采購腐敗還只是采購員管理最基本的要求。采購活動的質(zhì)量首先是采購人員素質(zhì)的體現(xiàn)，這是毋庸置疑的。 在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，誰都知道人具有非常大的可塑性，而差別關(guān)鍵在學(xué)習(xí)的機(jī)會和意愿。一位以有在國內(nèi)企業(yè)工作，后跳槽到外企的采購經(jīng)理說，在外企一年的學(xué)習(xí)比他在原來的國內(nèi)企業(yè)三年所學(xué)的東西還多。
　　 在那些大型的跨國公司，一般都有針對性對采購員的跨國培訓(xùn)團(tuán)隊。這些團(tuán)隊分布在地區(qū)總部或集團(tuán)總部，培訓(xùn)師則從那些優(yōu)秀的采購員中選拔或高薪外聘。培訓(xùn)的內(nèi)容包括：采購的理論與技巧、談判技巧、法律、貨幣和財務(wù)知識、產(chǎn)品知識和內(nèi)部業(yè)務(wù)流程等。培訓(xùn)的方式則極為靈活，很少采用講課或理論探討的方法，一般都是采購人員現(xiàn)身說法，用發(fā)生在自己身上的事例作為活教材，進(jìn)行集體探討，而培訓(xùn)師則精心進(jìn)行組織和總結(jié)。參加過這類培訓(xùn)讓人對某類問題"豁然開朗"。而一位跨國公司的地區(qū)培訓(xùn)總監(jiān)曾充滿自信地說："人與人之間的差異來自培訓(xùn)"。
　　 一些跨國公司還利用崗位輪換的方法來培訓(xùn)那些有潛力的采購員。一個采購主管晉升到采購經(jīng)理之前，有些公司會把他送到生產(chǎn)、計劃或后勤部門進(jìn)行幾個月實習(xí)。而那些跨國公司的采購總監(jiān)，只要是中國人，則幾乎無一例外地參加過在國外進(jìn)行的高級培訓(xùn)或崗位輪換。
　　 誠然，國內(nèi)企業(yè)在短期內(nèi)還無法建立采購員的培訓(xùn)體系，但這不等于說國內(nèi)企業(yè)的采購員不需要培訓(xùn)。在這個時代，沒有持續(xù)的、艱苦的學(xué)習(xí)就會被時代所淘汰，每一個行業(yè)都是如此。從某種意義上說，培訓(xùn)甚至是一種"福利"，是對員工未來的承諾?？鐕镜慕?jīng)驗是非常值得我們學(xué)習(xí)的。
 

發(fā)布：2007-04-20 16:25    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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