電子郵件存檔技術(shù)

公司主管們知道，電子郵件如今不再只是公司宣布舉行野餐的一種方式，它成了公司開(kāi)展業(yè)務(wù)所依賴(lài)的媒介。他們也知道，政府監(jiān)管部門(mén)把電子通信內(nèi)容看成是必須加以保護(hù)的潛在證據(jù)。

當(dāng)“伊莎貝爾”颶風(fēng)襲擊美國(guó)東海岸時(shí)，海水涌進(jìn)了Dan Roche設(shè)在巴爾的摩的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)公司的一樓，當(dāng)時(shí)他們面臨無(wú)法使用電子郵件的危險(xiǎn)。

“我們一切通過(guò)Exchange開(kāi)展工作，所有的溝通及銷(xiāo)售都借助它。我們整個(gè)公司的工作日程表都在該服務(wù)器上面。你需要審查追蹤。如果電子郵件系統(tǒng)出了問(wèn)題，那我就完蛋了?！盓.magination Network LLC的CEO Roche說(shuō)。該公司每周大約生成10萬(wàn)封電子郵件。

法規(guī)遵從正中要害

因?yàn)闊o(wú)法及時(shí)地查找及檢索電子郵件，所以美國(guó)證券交易委員會(huì)（SEC）在2002年12月對(duì)華爾街五家經(jīng)紀(jì)公司處以共計(jì)825萬(wàn)美元的罰金，這些公司包括摩根·斯坦利、高盛和所羅門(mén)·史密斯·巴尼公司。

SEC、紐約證券交易所和全國(guó)證券交易商協(xié)會(huì)都要求經(jīng)紀(jì)公司保留來(lái)往的電子郵件。被處以罰金的幾家經(jīng)紀(jì)公司沒(méi)有把電子郵件保留三年或者沒(méi)有把它們?cè)诒阌谠L(fǎng)問(wèn)的地方保存兩年。

SEC對(duì)華爾街重拳出擊已對(duì)整個(gè)金融服務(wù)業(yè)產(chǎn)生了影響。密西西比州漢考克銀行的直接銀行業(yè)務(wù)副總裁Jeff Theiler說(shuō): “我們從法律部門(mén)得到了暗示，SEC的法規(guī)將同樣適用于銀行業(yè)務(wù)方面?！?

Theiler最近使用加州的新興公司—— ZipLip提供的內(nèi)部電子郵件存檔產(chǎn)品，用于其Exchange服務(wù)器環(huán)境。Theiler說(shuō)，他的Exchange服務(wù)器能保存電子郵件，但由于這家有著100家分行、1900名員工的銀行要生成大量郵件，所以無(wú)法滿(mǎn)足其需求。Theiler說(shuō): “其中一項(xiàng)要求就是，監(jiān)管人員來(lái)審查時(shí)，無(wú)須一大堆規(guī)范和步驟，在終端前面坐下來(lái)，點(diǎn)擊某文件，就能夠得到?！?

密歇根州的信息和圖像管理協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)John Mancini認(rèn)為，即便不受制于新的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的公司也應(yīng)當(dāng)關(guān)注電子郵件存檔，以管理訴訟風(fēng)險(xiǎn)。但希望能夠查找及檢索大量電子郵件的公司發(fā)現(xiàn)自己原先的直連服務(wù)器基礎(chǔ)設(shè)施缺乏這種功能。

EMC、IBM 及其他存儲(chǔ)廠(chǎng)商正在推廣信息生命周期管理（ILM）概念，即獲取電子郵件等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、借助策略引擎進(jìn)行全面管理的功能。

譬如說(shuō)，從磁帶存儲(chǔ)系統(tǒng)檢索電子郵件也許是一項(xiàng)繁重的任務(wù)，這要視信息壽命而定，可能需要花費(fèi)幾千美元到上百萬(wàn)美元不等。Mancini說(shuō)，如果對(duì)方要求檢索電子郵件的話(huà)，這將會(huì)促使一些公司尋求庭外和解，而不是支付司法調(diào)查費(fèi)用，不過(guò)把放在聯(lián)機(jī)磁盤(pán)陣列上的電子郵件保留幾年，可以把查找及發(fā)現(xiàn)時(shí)間從幾天或者幾個(gè)月縮短至幾秒。

電子郵件存檔技術(shù)一般包括隨帶日志軟件的設(shè)備，可以保存所有進(jìn)出的電子郵件，它具有索引編制以及按內(nèi)容、用戶(hù)或者標(biāo)題查找的功能。

購(gòu)買(mǎi)還是外包？

購(gòu)買(mǎi)電子郵件存檔軟硬件可能要花巨資，于是E.magination Network的Roche決定把該公司的電子郵件存檔系統(tǒng)外包給密歇根州的Evergreen Assurance公司管理。Evergreen使用客戶(hù)端的一臺(tái)服務(wù)器來(lái)存放與電子郵件環(huán)境一樣的副本，并將之放在遠(yuǎn)地?cái)?shù)據(jù)中心。

Evergreen Assurance的數(shù)據(jù)中心備份了該客戶(hù)的所有進(jìn)出電子郵件，以及地址簿和聯(lián)系列表。Evergreen保證: 服務(wù)停用后15分鐘內(nèi)就能恢復(fù)電子郵件。

Roche說(shuō): “我認(rèn)為我們自己可能構(gòu)建不了Evergreen提供的服務(wù)。它們構(gòu)建的系統(tǒng)在復(fù)制、故障替換和恢復(fù)等方面相當(dāng)復(fù)雜。雖然海水漫過(guò)了大樓的屋頂，但除了停電外我們沒(méi)有遭到其他破壞。我可以用隨身攜帶的BlackBerry使用電子郵件?！?

相比之下，漢考克銀行的Theiler說(shuō)，他決定自行構(gòu)建存檔系統(tǒng)，因?yàn)槿绻獍?，則在遵守最近的隱私法規(guī)方面會(huì)有顧慮。Theiler解釋: “考慮到外包服務(wù)商之間的種種合并，加上一些安全問(wèn)題（第三方供應(yīng)商的服務(wù)器從數(shù)據(jù)中心神秘消失），我們覺(jué)得最好采用自己的解決方案——控制和安全絕對(duì)是要考慮的因素?！?

Theiler說(shuō)，他不僅需要滿(mǎn)足電子郵件存檔方面的法規(guī)要求所需的最低標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)，還需要能夠以后擴(kuò)展特性，以便添加電子郵件的加密功能，用于把銀行報(bào)表發(fā)送給客戶(hù)，或者為內(nèi)部用戶(hù)實(shí)施遠(yuǎn)程因特網(wǎng)接入方案，以便使用電子郵件賬戶(hù)。

漢考克銀行目前使用ZipLip的Unified Archival軟件，該產(chǎn)品25個(gè)郵箱的起價(jià)還不到1.5萬(wàn)美元，可以支持Microsoft Exchange、Lotus Domino及其他主要的電子郵件和即時(shí)消息系統(tǒng)。

自行構(gòu)建ILM

伊利諾斯州的OSF醫(yī)療系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)了EMC Centera陣列用于電子郵件存檔，這是其80TB多層存儲(chǔ)架構(gòu)的一部分。SAN的電子郵件部分花了幾萬(wàn)美元，不過(guò)這將為因每年要承擔(dān)600萬(wàn)封電子郵件的基礎(chǔ)設(shè)施減輕負(fù)擔(dān)，OSF技術(shù)規(guī)劃經(jīng)理Jim Doedtman說(shuō)。

Doedtman說(shuō)，作為兩年前開(kāi)始的全面IT基礎(chǔ)設(shè)施改造項(xiàng)目的一部分，他需要具有索引編制功能的電子郵件存儲(chǔ)系統(tǒng)，以便消除重復(fù)附件，并且為使用Windows 2000/Exchange環(huán)境的7000名用戶(hù)從創(chuàng)建到刪除的過(guò)程中自動(dòng)管理電子郵件及其他文檔。

Doedtman正在構(gòu)建的ILM系統(tǒng)會(huì)根據(jù)郵件的壽命、來(lái)源及內(nèi)容，自動(dòng)把它們從高端的EMC Symmetrix陣列轉(zhuǎn)移到中檔的Clariion陣列、再轉(zhuǎn)移到Centera服務(wù)器。

Doedtman計(jì)劃所有用戶(hù)在Exchange服務(wù)器上最多只能使用100MB的電子郵件存儲(chǔ)空間。如果用戶(hù)使用了這個(gè)極限值的90%，KVS的軟件就會(huì)把比較舊的電子郵件移到SAN上。他預(yù)計(jì)，這可以把目前Symmetrix陣列和磁帶庫(kù)上的存儲(chǔ)空間節(jié)省70%，因?yàn)殡娮余]件將存儲(chǔ)在Centera陣列上，該陣列會(huì)自動(dòng)把郵件復(fù)制到災(zāi)難恢復(fù)站點(diǎn)的重復(fù)陣列上。

Doedtman說(shuō)，他專(zhuān)注于遵從《健康保險(xiǎn)可攜性及責(zé)任性法案》，該法要求醫(yī)療服務(wù)提供商和保險(xiǎn)公司保護(hù)病人信息，并且確保即便在病人死亡后其信息仍可以訪(fǎng)問(wèn)。

“我們準(zhǔn)備對(duì)電子郵件進(jìn)行日志處理，為此我們向KVS購(gòu)買(mǎi)了電子郵件發(fā)現(xiàn)模塊。法律人員用該模塊，就可以非常方便地了解Exchnage的所有信息?！盌oedtman說(shuō)?！盀榇宋覀冏龊昧朔浅３浞值臏?zhǔn)備?！?

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注意事項(xiàng)

在評(píng)估電子郵件存檔技術(shù)時(shí)，要關(guān)注系統(tǒng)是否具有以下功能:

自動(dòng)捕獲所有進(jìn)出的郵件及員工之間發(fā)送的所有內(nèi)部郵件、為全文編制索引并加以存檔。

確認(rèn)每一封郵件和附件，同時(shí)清除發(fā)送到多個(gè)用戶(hù)的重復(fù)記錄。

提供最終用戶(hù)這項(xiàng)功能: 通過(guò)Web客戶(hù)機(jī)或者其他用戶(hù)界面查找存檔郵件，并且可以使用定制的具體詞語(yǔ)、術(shù)語(yǔ)或者短語(yǔ)。

執(zhí)行這項(xiàng)功能: 根據(jù)策略，把某些記錄自動(dòng)遷移至合適的存儲(chǔ)設(shè)備（譬如磁盤(pán)、磁帶或者光存儲(chǔ)）。

允許個(gè)人的電子郵件存儲(chǔ)庫(kù)如Exchange或者Outlook .pst文件（個(gè)人文件夾）在需要時(shí)可以遷移到郵件存檔庫(kù)。這樣用戶(hù)就用不著進(jìn)行.pst文件存檔和管理，同時(shí)仍可以查找及檢索自己的電子郵件。

廠(chǎng)商及產(chǎn)品

以下是提供電子郵件存檔軟硬件的廠(chǎng)商。

領(lǐng)導(dǎo)者

這些公司占有約85%的市場(chǎng)份額

■ KVS公司: Enterprise Vault

■ iLumin軟件服務(wù)公司: Assentor

■ Ixos Software AG/Open Text Corp.: Ixos 6套件

■ IBM: 面向Exchange的CommonStore（IBM內(nèi)容管理產(chǎn)品的一部分）

■ EMC Corp./Legato Software: EmailXtender（惠普和IBM經(jīng)銷(xiāo)該產(chǎn)品）

后起之秀

■ IntelliReach Corp.: 消息存檔

■ AXS-One Inc.: 電子郵件和即時(shí)消息管理

■ NetIQ Corp.: MailMarshall

■ ZipLip Inc.: 統(tǒng)一電子郵件存檔套件

托管（外包）企業(yè)消息存儲(chǔ)和管理

■ Iron Mountain Inc

■ Zantaz Inc.（IBM全球服務(wù)公司托管消息存檔合作伙伴）

■ I-Sector Corp.（紐約證券交易所和證券行業(yè)自動(dòng)化公司的子公司）