BPM:業(yè)務(wù)流程實施的八大流程工具

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流程，作為資源配置使用的方式，在21世紀的今天得到了越來越多的關(guān)注和重視。雖然筆者不贊同流程決定一切的提法，但不管現(xiàn)在還是將來，流程的重要性不言而喻。然流程制定容易實施難，流程的有效實施同績效考核一樣已經(jīng)成為世界性的管理難題之一。根據(jù)本人在操作流程中的經(jīng)驗，通過下面這些工具的有效運用可大大提高流程實施的成功率。

工具一：兩個小組

流程改進作為一個專項項目，在流程著手優(yōu)化或改造之前就應(yīng)成立專門的流程領(lǐng)導(dǎo)小組和流程推行小組。流程領(lǐng)導(dǎo)小組組長由公司總經(jīng)理擔任，小組成員包括公司其他高層領(lǐng)導(dǎo)，主要負責(zé)流程改進思想的推動、流程改進中度的把握。這個小組的關(guān)鍵是通過組長的現(xiàn)身說法、身體力行來發(fā)起流程實施思想的轉(zhuǎn)變，通過流程領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一呼聲來推動流程實施思想的轉(zhuǎn)變。很難想象如果沒有高層領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，如果高層領(lǐng)導(dǎo)口徑不統(tǒng)一，流程還能成功實施。

流程推行小組組長由一名公司高層領(lǐng)導(dǎo)擔任，小組成員包括相關(guān)部門的負責(zé)人，主要負責(zé)前期流程制定的配合、后期流程實施的推動。這個小組的成員了解流程操作細節(jié)，同時具備一定的權(quán)威性，是參與流程制定、推動流程實施的最佳人選。這些人員在前期流程制定過程中參與最多、理解最深，隨著參與和理解的逐步深入，潛移默化中使他們本身成為流程最忠實的執(zhí)行者，從而保證他們有能力也有資格能夠成為流程實施的推行者。當然，流程推行小組的操作也離不開流程領(lǐng)導(dǎo)小組的堅強支持。

工具二：流程改進動員會

這個工具說起來很簡單，就是一個簡單的全員參與的會議，這個會議包括領(lǐng)導(dǎo)動員和明確流程制定各部門、人員需要配合事項兩個部分。在流程開始制定前由流程領(lǐng)導(dǎo)小組組長做動員，說明流程制定的目的、范圍，表明態(tài)度，可能的話可以由領(lǐng)導(dǎo)小組成員都發(fā)言表明立場。需要重點提出的是，后面配合事項的部分往往是這個會議容易忽視的部分，導(dǎo)致后面流程制定過程中流程設(shè)計人員數(shù)據(jù)信息不全面，進而出現(xiàn)流程輕則返工重則因為流程設(shè)計不合理導(dǎo)致流產(chǎn)的現(xiàn)象。后面的部分可以由流程推行小組組長進行說明，流程領(lǐng)導(dǎo)小組進行肯定的方式進行。

工具三：流程研討會

流程研討會是確保流程設(shè)計取得最大合理性的關(guān)鍵，雖然我們常說設(shè)計完美的流程在實施過程中也會產(chǎn)生這樣或那樣的問題，但在前期我們需要盡量減少后期執(zhí)行過程可能出現(xiàn)的問題，問題的多少會影響流程執(zhí)行人員的信心，同時也給流程抵制者以借口。即流程研討會的認真對待與否直接決定了后面實施的難度甚至成功與否，筆者認為每一個流程設(shè)計出來后都應(yīng)經(jīng)過兩輪以上的研討，即研討—修改—確認。在這一環(huán)節(jié)最容易出現(xiàn)的是參與研討范圍和態(tài)度問題。

流程研討的范圍至少應(yīng)包括流程主要執(zhí)行部門的所有相關(guān)人員，但不包括高層管理人員。一個流程往往涉及到諸多部門，由涉及到的部門都來參與研討可能不經(jīng)濟，可由設(shè)計人員將輔助部門參與的工作事項重點圈出后發(fā)送該部門征求意見。高層管理人員在場的研討可能使得基層人員不能暢所欲言，某些不太理解的地方不敢輕易發(fā)問，為后續(xù)實施埋下隱患。

參與流程研討的態(tài)度問題應(yīng)該說該環(huán)節(jié)難點所在，可能因為工作繁忙無暇顧及所致，也可能因為無所謂的態(tài)度所致。前者主要以“撫慰”方式應(yīng)付，后者可以“限額加激勵”的方式應(yīng)付。所謂“撫慰”，高層管理人員對中層管理人員通過非正式溝通來提高中層管理人員的積極性，中層管理人員同樣方式來提高基層操作人員的積極性；所謂“限額加激勵”，給參與研討人員下達流程“蟲子”（流程中可能存在的問題）數(shù)量目標，超過者給予正激勵，不足者給予負激勵。一般來說，這兩種方式同時使用。

工具四：流程實施動員會

這個會議同前面的動員會類似，同樣也是由流程領(lǐng)導(dǎo)小組組長做思想動員，表明對流程實施的態(tài)度，可能的話也應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)小組成員發(fā)言表明立場，避免員工的僥幸心理。這一環(huán)節(jié)看起來簡單，體現(xiàn)出來的作用也不那么明顯，但如果缺失卻反作用明顯，因此應(yīng)予以高度重視。