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六種協(xié)作工具 改善遠(yuǎn)程工作
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來(lái)源:泛普軟件許多小型企業(yè)需要具備遠(yuǎn)程工作的能力。 正在出差的員工、其它辦公室中的客戶和合作伙伴以及在家中工作的分包者便是例證。公司借助于因特網(wǎng)與這些團(tuán)隊(duì)進(jìn)行聯(lián)系,可以提高遠(yuǎn)程工作人員的工作效率、降低成本并增強(qiáng)溝通。 但是,您的企業(yè)應(yīng)采用哪些協(xié)作工具來(lái)促進(jìn)遠(yuǎn)程工作呢?下面介紹六種最重要的工具。
貴公司應(yīng)使用哪些協(xié)作工具來(lái)改善遠(yuǎn)程工作呢? 下面介紹六種最重要的工具。
共享日歷系統(tǒng)
在遠(yuǎn)程工作時(shí),一些團(tuán)隊(duì)常常低估 Outlook 共享日歷系統(tǒng)的價(jià)值。通過(guò)在線進(jìn)行日程安排,工作人員可以通過(guò)進(jìn)入虛擬工作室并查看參與者是否能夠參加來(lái)安排會(huì)議。若沒(méi)有該功能,他們就只能直接聯(lián)系所有會(huì)議參加者,然后查看日程表查找合適的時(shí)間。 這不但會(huì)浪費(fèi)寶貴的工作時(shí)間,也增加了不必要的電話費(fèi)用。
共享聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫(kù)
聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫(kù)與共享資源同樣具有價(jià)值。 通過(guò)在線維護(hù)一份地址、電話號(hào)碼和其他聯(lián)系人數(shù)據(jù)的公用列表,可確保團(tuán)隊(duì)成員始終可以輕松訪問(wèn)最新的聯(lián)系人信息。在您想要查找聯(lián)系人詳細(xì)資料時(shí),再也不必在堆疊的筆記中搜尋號(hào)碼,或撥打長(zhǎng)途電話給其他團(tuán)隊(duì)成員。共享數(shù)據(jù)庫(kù)也可確保您的公司在某個(gè)員工辭職或退休時(shí)能夠繼續(xù)擁有重要的電話號(hào)碼。若沒(méi)有共享數(shù)據(jù)庫(kù),一旦某個(gè)員工離職,他(她)的聯(lián)系人列表也就可能隨之丟失。
集中文檔存儲(chǔ)
通過(guò)在線工作室直接編輯和交換文檔比遠(yuǎn)程訪問(wèn)或電子郵件網(wǎng)絡(luò)更為迅捷,因?yàn)楣ぷ魅藛T無(wú)需撥入服務(wù)器或下載電子郵件就能查看和檢索文檔。 借助于微軟SharePoint Team Services 等 intranet/extranet 工具,團(tuán)隊(duì)成員只需單擊鼠標(biāo)即可輕松建立這些工作室。
將 微軟Office 與 SharePoint 結(jié)合使用可以進(jìn)一步簡(jiǎn)化文檔共享,因?yàn)樵诠矐?yīng)用程序(例如 Word 和 Excel)中,工作人員可以通過(guò)軟件的“另存為”功能將文檔直接保存至 SharePoint 工作室。
公告欄
可以通過(guò)將公告直接公布到共享的虛擬工作區(qū)來(lái)自動(dòng)通知遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)。 這會(huì)減少在創(chuàng)建、處理和發(fā)送打印的或電子郵件公告方面的管理難題。 進(jìn)一步地,還可以通過(guò)在團(tuán)隊(duì)的共享網(wǎng)站的頂部設(shè)置一個(gè)公告箱來(lái)推進(jìn)使用該溝通方式。
虛擬會(huì)議
您可通過(guò)會(huì)議軟件實(shí)現(xiàn)與員工的實(shí)時(shí)互動(dòng)。 使用此工具代替面對(duì)面會(huì)議或撥打電話可降低成本并最小化工作時(shí)間。
即時(shí)消息
即時(shí)消息使團(tuán)隊(duì)成員可以進(jìn)行在線而不是通過(guò)電話交談。 這對(duì)于那些需要經(jīng)常溝通但又不希望長(zhǎng)時(shí)間打電話的員工尤為有用。 (CBISMB)
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